顧客の編集と無効化

お客様の情報が変わったときは、顧客を最新の状態に更新します。同じお客様が 2 回登録されている場合は 2 件を統合し、取引がなくなったお客様の顧客は無効化します。

始める前に

• 編集には、その顧客に対する Account（顧客）モジュールの Edit（編集）権限が必要です。
• 統合には、両方の顧客に対する Account の Edit と Delete（削除）の権限が必要です。
• 無効化には、Account の Delete 権限が必要です。

Own records only（自分のレコードのみ）に設定されたロールでは、権限の範囲内にある顧客に対してのみこれらの操作を行えます。

手順

顧客を編集する

1. 顧客を開き、上部の 編集 を選択します。
2. 情報を変更します。顧客の種類 と 顧客の担当者 はここでは変更しません。
3. 保存 を選択します。

重複を統合する

1. 残したい顧客を開き、··· メニューの 重複する顧客を統合… を選択します。
2. 重複を選択 で、もう一方の顧客を検索して選択し、次へ を選択します。
3. 残す値を選択 で、値が異なる項目ごとに残す値を選び、次へ を選択します。各項目の初期値は、残す顧客の値です。
4. 確認 で、移動するものと残るものを確認し、顧客を統合 を選択します。

顧客を無効化する

1. 顧客を開き、··· メニューの 顧客を無効化 を選択します。
2. 顧客を無効化 の確認を読み、無効化 を選択します。

操作後の状態

• 編集： 顧客に新しい情報が表示されます。下書き、見積書、新しい書類には新しい情報が使われます。発行済みの請求書は、発行時の顧客名と住所を保持します。
• 統合： 重複した顧客の連絡先、商談、発注書、活動、顧客チームのメンバー、下書き・未発行の書類が残す顧客に移動し、重複した顧客は削除されます。発行済みの請求書とクレジットノートは顧客情報を保持したまま、残す顧客の残高に計上されます。
• 無効化： 顧客は一覧に表示されなくなりますが、履歴は保持されます。法人顧客の連絡先と書類はそのまま残ります。個人顧客を無効化すると、その連絡先も無効化されます。

注意

統合は元に戻せません。顧客を統合 を選択する前に、確認 の内容を必ず確認してください。

知っておきたいルール

• 統合の候補に表示されるのは、同じ種類で、ご自身が編集と削除を行える顧客だけです。
• 残す顧客は、自身の 顧客コード と担当者を保持します。得意先 と 仕入先 の区分は、両方の顧客のものを合わせたものになります。
• 担当者を変更するには、担当者を変更を使用します。
• 無効化しても何も消去されません。既存の書類からの参照はそのまま残ります。
• 得意先のままの顧客で 顧客コード を空にすると、コードは削除されます。仕入先のみの顧客で、コードを空欄のまま 得意先 を選択すると、次のコードが割り当てられます。
• 履歴 には、すべての編集、統合、無効化が記録されます。

この仕組みの理由

発行済みの請求書は、発行時の情報を保持します。 お客様は、印刷された住所と名称のまま請求書を保管しています。顧客の編集によって請求書が書き換わると、再印刷したものがお客様の控えと一致しなくなります。下書きと見積書はまだ双方の記録ではないため、顧客の情報に従います。

削除ではなく無効化します。 請求書、領収書、クレジットノートが完全な記録であるためには、そこに記載されたお客様が存在し続ける必要があります。無効化すると、過去のすべての書類にお客様の名前を残したまま、一覧や選択リストから顧客を外せます。

統合すると、1 件のお客様の履歴が 1 か所にまとまります。 顧客が 2 件あると、残高、取引明細書、フォローアップが分かれ、お客様の全体像を誰も把握できません。統合後は残す顧客ですべてを確認できます。発行済みの書類は発行時のまま残りますが、その顧客の残高に計上されます。

統合できるのは同じ種類の顧客だけです。 個人顧客は人物を顧客自体に保持し、法人顧客は人物を連絡先として保持するため、この 2 つを 1 件のレコードにすることはできません。

効率よく使うコツ

• 履歴のある顧客を残します。 発行済みの請求書がある古い顧客から統合を始めると、その顧客の顧客コードと担当者が残り、新しく作成された重複のほうが削除されます。
• 異なる項目だけを確認します。 残す値を選択 の 値が異なる項目のみ は最初からオンになっており、2 件の顧客で値が同じ項目はすべて非表示になります。
• 空のセクションはワンクリックで入力します。 顧客ページの空のセクションには 入力する が表示され、選択すると編集画面が開きます。顧客の詳細を参照してください。
• キャンセルした後でも元に戻せます。 変更を加えた編集をキャンセルすると、数秒間 元に戻す が表示され、入力した内容のままフォームを開き直せます。
• 誰が何を変更したかを確認します。 履歴 タブには、各変更が 変更者 とともに表示されます。監査証跡を参照してください。

例

Lim & Co には Harbour Café Pte Ltd が 2 件あります。Farid が昨年作成した顧客には支払済みの請求書が 2 件あり、Mei が新しく作成した顧客には有効な見積書が 1 件あります。

Mei は履歴のある Farid の顧客を開き、重複する顧客を統合… を選択します。自分が作成した顧客を選び、電話番号は Farid のものを残し、請求先住所は自分の新しいものを採用して、確認内容を読みます。連絡先 1 件と未発行の書類 1 件が移動し、発行済みの請求書 2 件は発行時のまま残ります。

顧客を統合 を選択すると、Farid の顧客にその連絡先、見積書、2 件の請求書がそろい、Mei が作成した重複は一覧から消えます。

住所の変更。 Harbour Café は 11 月 1 日に新しい店舗へ移転します。Priya Nair は顧客を開いて 編集 を選択し、番地・建物名 と 郵便番号 を変更して 保存 を選択します。Grace Wong の連絡先には独自の郵送先住所がないため、Grace 宛ての書類には顧客の住所が使われます。10 月に Grace 宛てに発行した INV-10000321 には古い住所が印刷されたままで、Priya が 11 月に Grace 宛てに準備している下書きの請求書には新しい住所が印刷されます。

種類の誤り。 住宅所有者の Kelvin Ong が 法人 の顧客として登録されており、まだ何も送付していません。種類は変更できず、2 つの種類は統合もできないため、Mei は Kelvin の 個人 顧客を作成し、法人の顧客を無効化します。

よくある質問

• 顧客を法人から個人に変更できますか？ できません。種類は固定されています。正しい種類の顧客を新しく作成し、古い顧客を無効化してください。2 件を統合することはできません。
• 顧客を無効化すると請求書も削除されますか？ 削除されません。請求書、領収書、クレジットノートは残り、引き続きそのお客様の名前が記載されます。
• 統合を元に戻せますか？ 戻せません。レコードが移動した時点で重複した顧客は削除されるため、先に 確認 の内容を確認してください。
• 住所を変更すると、発行済みの請求書も変わりますか？ 変わりません。発行済みの請求書は発行時の住所を保持します。下書きと見積書は、独自の 郵送先住所 がない連絡先宛ての場合、新しい住所を印刷します。
• 重複した顧客は統合と無効化のどちらにすべきですか？ 2 件が同じお客様で、どちらかにレコードがある場合は統合します。単に不要になった顧客は無効化します。
• 顧客コードを削除できますか？ できます。顧客コード を空にして 保存 を選択してください。得意先のままの間は、easySales が新しいコードを割り当てることはありません。

関連ページ

• 顧客の詳細
• 担当者の変更
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