納品書と請求書

納品書 は、商品に添えてお客様にお渡しする書類で、何を、いくつ、いつお渡ししたかを記録します。記載するのは数量だけで、価格、税、合計はありません。納品書は必須ではなく、お客様の商品を何回かに分けて出荷するとき、お客様が受け取りに署名するとき、先に納品して後から請求するときに使います。作成方法は納品書の作成を参照してください。

全体像

納品書の作成元は次の 3 つのいずれかで、作成元によって納品できる内容が決まります。

• 請求書。 先に請求し、これから納品する場合です。各明細行は請求書の明細行の一部または全部を納品し、商品の請求はその請求書で済んでいます。
• 見積書。 先に納品し、後から請求する場合です。各明細行は見積書の明細行の一部または全部を納品します。後で、これらの納品書の 1 件または複数を請求書にします。
• 単独作成。 元になる書類がない場合です。顧客と連絡先、そして入力するか商品から選ぶ明細行で作ります。

作成元のある明細行について、easySales は 3 つの数量を管理します。元の明細行の数量（請求済み または 見積数量）、すべての納品書がすでに納品した数量（納品済み）、そして残り（残数）です。新しい納品書で納品できるのは、残数までです。下書きも保存した時点で数量に含まれるため、2 人が同時に最後の 10 個を納品することはできません。

しくみ

ステータス	意味	変更できる内容
下書き	作成中で、番号はまだありません	すべて。削除もできます
発行済み	番号が付いています。書類は商品とともに出ていきます	明細行（残数の範囲内）、納品先住所、ドライバー、車両、日付
納品済み	お客様が商品を受け取りました	ドライバー、車両、備考、受領者のみ
キャンセル済み	取り下げられ、履歴とともに残ります	なし

発行すると、納品書に番号と今日の日付が付き、その時点の顧客の情報が確定します。発行済みまたは納品済みの納品書をキャンセルするか、下書きを削除すると、その数量は作成元に戻り、あらためて納品できるようになります。

見積書の納品書と単独作成の納品書では、請求は逆の流れになります。請求書を作成 を選択すると、1 件または複数の納品書が 1 通の下書きの請求書になります。価格は、見積書の納品書では見積書から、単独作成の納品書では商品カタログから取得されます。納品書には、どこまで請求済みかが 未請求、一部請求済み、請求済み のいずれかで表示されます。

ポイント

• 請求書から作成した納品書は、その請求書ですでに請求済みのため、あらためて請求されることはありません。
• 請求計画のある見積書から作成した納品書は 納品のみ になります。仕事の請求は計画の請求書で行い、納品書は引き渡しを記録するだけです。
• クレジットノートは、請求書の残りの納品数量を変更しません。クレジットノートのある請求書では、納品書を作成するときに easySales が警告を表示するので、数量を確認できます。
• 納品書から作成した請求書を取り消すと、その納品書の明細行は未請求に戻り、あらためて請求できます。
• 納品書 の一覧には、過去 90 日間の納品書とすべての下書きが表示されます。それより前の納品書を確認するには、期間 をクリアします。
• 納品書を作成するには、自社のプランに請求書機能が含まれている必要があります。

用語

• 納品書：引き渡した商品の記録。数量のみで、価格はありません。
• 残数：元の明細行で、まだ納品が必要な数量です。
• 納品のみ：請求が見積書の請求計画に従う納品書です。
• 署名済みの控え：お客様が署名した納品書です。納品済みになった後に添付します。

よくある誤解

• 「請求書にはすべて納品書が必要です。」いいえ。納品書は必須ではありません。役に立つ場面で使ってください。
• 「下書きの納品書はまだ数量に含まれません。」含まれます。下書きは、発行または削除されるまで数量を確保します。
• 「納品書をキャンセルすると、その請求書もキャンセルされます。」いいえ。請求書を作成 で請求書にした納品書は、その請求書を取り消すか、その行を請求書から外すまでキャンセルできません。

表示場所

サイドバーで 納品書 を選択します。発行済みの請求書と、有効または承諾済みの見積書には、書類の下に 納品 カードが表示され、納品済みの数量と残数を確認できます。顧客のページには 納品書 タブがあり、その顧客の納品書が表示されます。

この仕組みの理由

商品とともに届ける書類には、価格を載せません。 納品の受け取りに署名する現場監督や倉庫担当者は、価格を取り決めた人ではないことがよくあります。納品書に価格を載せないことで誰にでも渡せるようになり、請求する書類は請求書だけになります。

数量は保存した時点で確保されます。 2 人の同僚が同じ注文の納品を準備する場合、後の人には先の人が確保していない分だけが表示されます。残数 は常に実際に残っている数量なので、請求した数量や見積もった数量を超えて納品することはありません。

商品の請求は、どちらが先でも 1 回だけです。 納品前に請求した商品が納品書からもう一度請求されることはありません。先に納品した商品は納品した分から請求し、請求計画の対象の商品は計画で請求します。お客様が同じ品目で二重に請求されることはありません。

発行済みの納品書は、削除ではなくキャンセルします。 番号が付いた書類は、すでにドライバーやお客様の手元にあるかもしれません。キャンセルすれば番号と履歴が残るため、番号に欠番がなく、何があったかを示せます。数量は作成元に戻ります。

効率よく使うコツ

• 請求書や見積書から始めます。 その 納品 カードで 納品書を作成 を選択すると、残りのあるすべての明細行に残数が入った状態で選択されます。出荷しない明細行はチェックを外します。納品書の作成を参照してください。
• 1 週間分の納品をまとめて請求します。 一覧で納品書を選択して 請求書を作成 を選ぶと、1 通の下書きの請求書ですべてを請求できます。納品分の請求を参照してください。
• 1 日分の納品をまとめて納品済みにします。 一覧で発行済みの納品書を選択し、納品済みにする を選びます。これには Delivery（納品書）の Edit（編集）が All records（すべてのレコード）である必要があります。納品書を参照してください。
• 署名を納品書と一緒に保管します。 納品済みになったら、署名済みの控えをアップロード で署名済みの書類またはその写真を添付しておくと、お客様に求められたときにすぐに示せます。発行と納品を参照してください。
• 納品書を一つずつ開かずに進み具合を確認します。 作成元の 納品 カードには、その納品書の一覧と、各明細行の 納品済み と 残数 が表示されます。納品書を参照してください。

例

請求書を 2 回に分けて納品する。 Lim & Co は Harbour Café に、バースツール 10 脚と設置工事を請求しました。1 台目のバンで運ぶのはスツール 6 脚です。Mei Tan は請求書を開き、納品 カードで 納品書を作成 を選択します。スツールの 今回の納品 に 6 を入力し、設置工事のチェックを外して、納品書を作成します。カードには、スツールが 納品済み 6、残数 4（10 − 6）と表示されます。翌週に作成する 2 通目の納品書には、残りのスツール 4 脚と設置工事が表示されます。

請求の前に納品する。 Lim & Co が Orchard Dental に出した見積書には、キャビネット 4 台が載っています。月曜に 2 台、木曜に 2 台を、その見積書から作成した 2 通の納品書で納品します。金曜に Daniel Lim が 納品書 の一覧で両方の納品書を選択し、請求書を作成 を選ぶと、見積書の価格でキャビネット 4 台を請求する下書きの請求書が 1 通できます。

請求計画のある案件。 Lim & Co が Kai Wei Engineering に出した見積書には、着手金と 2 回の出来高請求からなる請求計画があります。この見積書から作成した納品書には 納品のみ と表示されます。案件の請求は計画の請求書で行い、納品書は現場に届いたものを記録します。

お客様が手元に残した分だけを請求する。 Mei は単独作成の納品書 DO-10000031 で、Harbour Café にサンプルのタイル 20 枚を届けます。カフェは 16 枚を残し、4 枚を返却します。Mei は納品書で 請求書を作成 を選択し、請求数量 を 16 に減らします。商品の定価 SGD 12.50 で、下書きの請求額は SGD 200.00（16 × 12.50）、GST 9%（SGD 18.00）を加えて SGD 218.00 になります。DO-10000031 は 一部請求済み になり、残りの 4 枚は後の請求書で請求できます。

玄関先でキャンセルになった納品。 Daniel は請求書からランプ 3 台の DO-10000034 を発行しますが、バンが着いたときにお客様の現場は閉まっていました。Daniel は理由を「Site closed」として DO-10000034 をキャンセルします。納品書は番号を保持し、請求書の 納品 カードにはランプ 3 台がふたたび 残数 として表示され、新しい納品書を作成できます。

よくある質問

• 請求書ごとに納品書が必要ですか？ 必要ありません。納品書は必須ではありません。商品を何回かに分けて出荷するとき、お客様が受け取りに署名するとき、請求の前に納品するときに使います。
• 注文を何回かに分けて納品できますか？ できます。各納品書で各明細行の一部を納品し、納品 カードに 納品済み と 残数 が表示されます。納品書の作成を参照してください。
• 納品書に価格がないのはなぜですか？ 納品書は引き渡したものの記録で、請求する金額の記録ではないからです。価格、税、合計は請求書に記載します。
• 複数の納品書をまとめて請求できますか？ できます。同じお客様宛てで、すべて同じ見積書から作成したもの、またはすべて単独作成のものであれば可能です。選択して 請求書を作成 を選びます。納品分の請求を参照してください。
• 納品書を取り消すにはどうすればよいですか？ 下書きなら削除し、発行済みまたは納品済みならキャンセルします。どちらの場合も、数量は作成元に戻ります。発行と納品を参照してください。
• クレジットノートを発行すると、残りの納品数量は減りますか？ 減りません。請求書にクレジットノートがあると easySales が警告するので、数量はご自身で減らしてください。
• 以前の納品書が見つからないのはなぜですか？ 一覧には過去 90 日間が表示されます。期間 をクリアすると、すべての日付が表示されます。納品書を参照してください。

関連ページ

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