長期延滞の債権
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請求書の支払いが 1 か月以上遅れ、丁寧なご案内でも入金がない場合、問題は「お忘れではないか」から「お支払いいただけるのか、どのように」に変わります。このページでは、ご案内から貸倒処理までの間の手順を扱います。作業の停止、最終通知、分割払いの計画、そしてほかに手立てがないときの貸倒処理です。それ以前のご案内については、入金を早めるを参照してください。
これは一般的な案内であり、法的助言ではありません。催告書（letter of demand）の送付、訴えの提起、債権回収業者への依頼の前に、弁護士にご相談いただくか、自社の国の少額訴訟を扱う裁判所や審判所が公表しているガイドをお読みください。
基本の進め方
見出し：基本の進め方強く求める前に理由を確かめる。 連絡が途絶えたお客様には、作業内容をめぐる不満がある、資金繰りが苦しい、請求書が担当外の方の手元にある、といった事情があるかもしれません。支払いを承認する方に電話すればどれかがわかり、それぞれに違う対応が必要です。
行き違いは、待たずにクレジットノートで解決する。 作業の一部に誤りや遅れがあり、減額に応じる場合は、その部分のクレジットノートを発行します。お客様の債務は合意済みの明確な金額になり、残りの支払いを保留する理由がなくなります。
未払いの間は新規の作業を止める。 支払いのないお客様の新しい仕事を仕上げると、リスクにさらされる金額が増えるだけです。支払いが済むまで新規の注文はお待ちいただくことをはっきりお伝えし、社内で値引きや与信を承認する人と合意しておきます。
分割払いの計画を書面で提示する。 資金が不足しているお客様は、全額は無理でも分割なら支払えることがあります。金額と日付を書面で取り決め、入金のたびに記録し、支払いが遅れたらその日のうちに連絡します。
期日を明記した最終通知を送る。 最終通知には、金額、対象の請求書、いつまでに支払いが必要か、入金がない場合に次に何をするかを記載します。実際に取る用意のある措置だけを書きましょう。
やめどきを知る。 相手が廃業した、所在がわからない、または回収にかかる費用のほうが債権より大きい場合は、帳簿上で貸倒処理をします。貸倒処理は債権の免除ではありません。後でお客様が支払えば、回収できます。
妥当な順序： 30 日遅れで電話し、新規の作業を止める。45 日で最終通知を送る。60 日で分割払いを取り決めるか、催告書や訴えについて専門家に相談する。その後、回収を続けるか貸倒処理するかを判断します。
easySales での操作
見出し：easySales での操作- 取引全体を確認する。 お客様の顧客レコードを開きます。売掛金 カードに、未回収、期日超過、支払期日基準の経過日数（期日前、1–30、31–60、61–90、90+ 日超過）が表示されます。期日超過の督促を参照してください。
- 最終通知に取引明細書を添える。 顧客の 取引明細書… で、選んだ 期間 のすべての請求書、入金、クレジットを 1 つの PDF にまとめられるので、お客様は自社と同じ数字を確認できます。
- 電話と書面をすべて記録する。 電話は請求書または顧客に連絡として、書面はメモとして、合意した内容とともに記録します。後で貸倒処理をする場合、フォームで 回収のために行った措置 を求められますが、これらの記録がその答えになります。予定と連絡を参照してください。
- 分割払いの日付ごとに予定を入れる。 請求書に、次回の支払日が期限のタスクを投稿します。入金があったら入金を記録し、完了して次を登録 を選択して次の日付を登録します。精算が済むまで、請求書は 一部入金 と表示されます。
- 争いのある金額を訂正する には、減額に合意した部分についてクレジットノートを発行します。
- 回収できない分を貸倒処理する。 請求書の ··· メニューで 貸倒処理… を選択し、理由 を選んで、行った措置を記入し、貸倒処理 を選択します。税額控除 パネルには、自社の国の規則でその税額が控除の対象になりうるかが表示されます。クレジットノートは発行されず、お客様にも通知されません。取引明細書には引き続き債権が表示されます。
- 後で入金があった場合は、 請求書の 貸倒れ タブで 回収を記録 を選択します。
そのまま使える文例
見出し：そのまま使える文例電話のトーク例（約 30 日遅れ）
お世話になっております。Lim & Co の Mei と申します。[お名前]様でいらっしゃいますか。 8 月 15 日がお支払期日となっておりました請求書 INV-10000290、SGD 1,090.00 の件でお電話いたしました。 御社のほうで、お手続きが止まっているご事情はございませんでしょうか。たとえば作業内容についてのご不明点や、請求書が別のご担当者様に届いているといったことはございませんか。…… 恐れ入りますが、お支払いはいつ頃になりますでしょうか。
新規の作業を見合わせる
件名：第 2 期工事の日程について
[お名前]様
いつもお世話になっております。Lim & Co の[氏名]です。
第 2 期工事をお任せいただけることを、大変ありがたく存じます。 ただ、請求書 INV-10000290 および INV-10000301（合計 SGD 2,180.00）のお支払期日から 30 日以上が経過しておりますため、新しい作業は、お支払いが済み次第日程を組ませていただきます。 現在お支払いが難しいご状況でしたら、お支払い計画をご相談させていただきたく、お電話をいただけますでしょうか。
何卒よろしくお願いいたします。
分割払いの計画を書面で確認する
件名：分割でのお支払いについてのご確認
[お名前]様
いつもお世話になっております。Lim & Co の[氏名]です。
未払い残高 SGD 2,180.00 につきまして、以下の分割でのお支払いにご同意いただき、ありがとうございます。 ・10 月 31 日まで：SGD 730.00 ・11 月 30 日まで：SGD 725.00 ・12 月 31 日まで：SGD 725.00 いずれかのお支払いが遅れた場合は、残額全額を直ちにお支払いいただくこととなります。 お手数ですが、本メールにご返信のうえ、ご確認をお願いいたします。
何卒よろしくお願いいたします。
最終通知
件名：【最終のご通知】請求書 INV-10000290 のお支払いについて
[お名前]様
Lim & Co の[氏名]です。
8 月 22 日、8 月 29 日、9 月 14 日にご連絡いたしましたが、請求書 INV-10000290（SGD 1,090.00）は現在も未入金となっております。 10 月 31 日までに全額をお支払いくださいますよう、お願い申し上げます。 期日までにご入金またはご連絡をいただけない場合は、債権回収のためのさらなる措置を検討させていただきます。 貴社の取引明細書を添付いたします。
よくある質問
見出し：よくある質問- お客様が支払いを拒否したら、どうすればよいですか？ まず理由を確かめます。作業の一部に不満がある場合はその部分のクレジットノートで合意し、資金が不足している場合は書面で分割払いを提示し、連絡がない場合は期日を明記した最終通知を送ったうえで、催告書や訴えについて専門家に相談します。
- 貸倒処理はいつすべきですか？ 合理的な手を尽くしても回収できないとき、つまり相手が廃業した、所在がわからない、回収の費用が債権額を上回る、といった場合です。税制上いつ控除が認められるかは、会計士に確認してください。期日超過の督促を参照してください。
- 貸倒処理をすると債権は消えますか？ いいえ。売掛金からその金額が除かれますが、お客様の債務は残り、取引明細書にも引き続き表示されます。後で入金があれば、回収を記録します。
- 貸倒処理ではなく請求書を取り消すべきですか？ いいえ。取り消しは請求自体が誤りだったことを意味し、お客様にクレジットノートが発行されます。貸倒処理は、請求は正しいものの回収できないことを意味します。誤りの訂正を参照してください。
- 支払いの遅れに遅延利息を請求できますか？ 作業を始める前に、見積書と請求書の条件に遅延利率を記載しておきます。記載がない場合に何を請求できるかは、取引する地域の法律によりますので、弁護士にご相談ください。
- easySales で分割払いの計画を記録するにはどうすればよいですか？ 入金のたびに請求書へ入金として記録し、次回の支払日にタスクを投稿します。入金の記録を参照してください。
- 催告書と最終通知は同じものですか？ 同じではありません。最終通知は、自社からの最後のご案内です。催告書は、期日までに支払いがなければ法的手続きを始めることを伝えるもので、弁護士から送られることが多く、裁判で意味を持つことがあります。送る前に弁護士にご相談ください。