活動の投稿

このページでは、顧客のレコードに活動を投稿し、同僚を参加させる方法を説明します。活動の全体像については、活動を参照してください。

始める前に

• ロールの アクティビティ の行に 閲覧と投稿 が必要です。閲覧 では、活動を読めますが投稿はできません。
• 投稿できるのは、閲覧できる顧客、連絡先、リード、商談、見積書、請求書です。
• 誰に読んでほしいかを決めておきます。レコード上の活動は、そのレコードを閲覧できる全員と関係者が閲覧できます。活動を閲覧できる人を参照してください。

手順

1. 活動の対象となるレコードを開き、活動 タブを選択します。
2. メモを書く、タスクを作成、予定を登録、連絡を記録 のいずれかを選択するか、レコードのヘッダーの アクティビティを記録 から 1 つを選びます。その後も 種類（メモ、タスク、予定、連絡）は変更でき、自社でサブタイプを使っている場合は、その横でサブタイプを選べます。
3. タスクや予定の場合は、必須の タイトル を入力します。本文 を書きます。
4. 同僚を参加させるには、@ と名前の最初の数文字を入力し、一覧から選択します。
5. その同僚にすぐメールで知らせるには、至急にする の下にある、その同僚の 至急: 名前 ボタンを選択します。
6. 別のレコードにリンクするには、# と名前または番号の最初の数文字を入力し、選択します。顧客、連絡先、商談では、あわせてリンク に有効な見積書と進行中の商談が表示され、ワンタップで選べます。
7. ファイルを追加するには ファイルを添付 を、画像を本文に表示するには 画像を追加 を選択します。
8. メンションした人についての警告があれば確認してから、メモを投稿、タスクを投稿、予定を登録、連絡を保存 のいずれかを選択します。

同僚をメンションする

通常のメンションは、同僚のメッセージセンターに表示され、メールは相手の通知設定どおりにだけ送られます。至急のメンションは、相手の設定で別に指定されていない限り、すぐにメールでも送られます。同じ同僚に送れる至急のメンションは、時計の 1 時間につき最大 3 件です。同じ 1 時間内の 4 件目は、通常のメンションとして送られます。どの同僚に該当したかは、easySales が活動の下のメッセージでお知らせします。

操作後の状態

活動はレコード上に新しい順で表示され、# でリンクしたすべてのレコードにも表示されます。メンションした同僚には、メッセージセンターに届きます。活動を閲覧できる人は誰でも、その下に返信できます。

返信と変更

• 活動の下の 返信 を選択すると、その活動に答えられます。ご自身の返信は編集・削除できます。
• 新しい @ を加える返信や編集では、「@ でメンションしたメンバーは、これまでの返信を含むこのスレッド全体を閲覧できるようになります。」と表示されます。新しい # リンクでは、「リンクしたレコードを閲覧できるメンバーは、このスレッド全体を閲覧できます。」と表示されます。
• 活動の ··· メニューには、書いた人と 他の人のアクティビティを管理 を持つ人に 編集 と 削除 が表示されます。削除した活動は削除済みの項目としてタイムラインに残り、復元 できるのは 他の人のアクティビティを管理 を持つ人だけです。
• 活動または返信を編集すると、··· メニューの 履歴 に以前の版が一覧表示されます。その活動を読める人は誰でも開けます。
• メモのタイトルは任意で、メモを編集して追加します。タイトルを削除するには、タイトルを消して保存します。
• 活動の フォロー を選ぶと、その返信と変更が届きます。ご自身が書いた活動、返信した活動、メンション・担当指定・招待を受けた活動は、自動的にフォローされます。
• 活動の 閲覧できる人 には、その活動を読める理由が一覧表示されます。関係者は名前で、経由するレコード、スペース、上司も表示されます。
• メッセージにリアクションするには、メッセージにマウスを合わせて リアクションを追加 を選択し、6 つの絵文字から 1 つを選びます。もう一度同じ絵文字を選ぶと取り消せます。タッチ画面ではボタンが常に表示されます。返信できる方はリアクションでき、リアクションでは通知は送られません。

知っておきたいルール

• AI が誰かの代わりに投稿した活動や返信には、その人の名前の横にタグが付きます。@easy の場合は 内部 AI アシスタント、その人が接続した AI アプリの場合は 外部 AI と接続名です。同じタグが活動の編集履歴にも表示されます。
• # でリンクしたレコードを閲覧できない人をメンションすると、easySales が警告し、その人の名前を示します。その人に活動は届きますが、そのレコードは開けません。
• 表示名のない同僚は、メールアドレスの @ より前の部分で表示されます。
• 至急のメンションは、待てない用件のためのものです。同じ同僚への至急のメンションが 1 時間に 3 件を超えると、通常のメンションとして送られます。
• 同僚ご自身の設定も引き続き適用されます。同僚は至急のメールをオフにでき、easySales が 1 人に 1 時間に送る通知メールは最大 6 件で、それを超える分は待機します。
• 本文は最大 20,000 文字です。太字、箇条書き、チェックリスト、斜体、リンクを使えますが、表や色は使えません。

この仕組みの理由

レコードが読む人を決めます。 個人宛てのメッセージではなく見積書に投稿すれば、その見積書に携わる全員が、今も後からも活動を確認できます。レコードを選ぶことは読む人を選ぶことなので、easySales では最初にそれを決めていただきます。

メンションするとスレッド全体が共有されます。 会話に加わった同僚には経緯が必要なため、メンションするとそれまでの返信も読めるようになります。easySales は投稿前に警告するため、スレッドの以前の内容で思わぬ事態になることはありません。

至急は数が限られています。 すべてのメンションを至急にできたら、どれも至急ではなくなります。同じ同僚への至急のメンションを 1 時間に 3 件までに制限することで、至急のメールが「今すぐ読んでほしい」という意味を保ちます。どのように知らせを受け取るかは、引き続き同僚ご自身の設定で決まります。

変更が見えるようになっています。 編集した活動には 編集済み と表示され、以前の版が 履歴 に残ります。返信が、跡形もなく書き換えられた文に答えている、ということにはなりません。

効率よく使うコツ

• ヘッダーから記録します。 アクティビティを記録 を使うと、長いレコードの一番下にいても、選んだ種類の入力欄が開き、そこまでスクロールします。
• @ と # はボタンでも入力できます。 メンバーをメンション と レコードをリンク で、カーソルの位置に記号が入ります。続けて名前の最初の数文字を入力します。
• スレッドを単独のページで開きます。 マイワーク、カレンダー、メッセージセンターから活動がサイドパネルで開いたときは、単独のページで開く を使うと、閲覧できる同僚に送れるアドレスが付きます。
• スレッドでアシスタントに質問します。 自社で利用している場合は、活動で @easy をメンションしてレコードについて質問できます。回答はスレッドの全員が読める返信として投稿されます。

例

上限を超えた至急のメンション

午後 4 時 40 分、Marcus Tan は Harbour Café への見積書を仕上げているところで、カフェが 5 時に閉まる前に、木製カウンターの価格を Siti Nadia に確認してもらう必要があります。Marcus は見積書に「@Siti Nadia カウンターの価格を確認してもらえますか？」と書き、至急: Siti Nadia を選択します。この 1 時間に Siti へ至急のメンションをすでに 3 件送っていたため、このメンションは通常のメンションとして送られ、活動の下のメッセージでその旨が表示されます。Siti のメッセージセンターで待機し、メールは Siti の設定どおりにだけ送られます。Marcus は代わりに Siti に電話をかけ、その電話を連絡として見積書に記録します。

相手が閲覧できないリンク

Mei Tan は請求書 INV-10000412 にメモを投稿し、# で見積書 QN-10000233 にリンクします。また、その見積書を閲覧できない Priya Nair をメンションします。投稿する前に、easySales は Priya が QN-10000233 を閲覧できないことを警告します。Mei はそのまま投稿し、Priya が必要な情報を得られるよう、合意した価格をメモに書き加えます。

スレッドに同僚を加える

Daniel Lim は、Harbour Café の厨房改装の商談のスレッドに返信し、それまで加わっていなかった Mei Tan をメンションします。入力欄には「@ でメンションしたメンバーは、これまでの返信を含むこのスレッド全体を閲覧できるようになります。」と表示されます。Daniel は以前の返信を読み、Mei に見せて困る内容がないことを確かめてから 返信 を選択します。Mei はメッセージセンターでメンションを受け取り、スレッドを最初から読めるため、Daniel が合意した内容を繰り返す必要はありません。

よくある質問

• easySales で同僚をメンションするにはどうすればよいですか？ 本文に @ と名前の最初の数文字を入力するか、メンバーをメンション を選択して、同僚を選びます。同僚のメッセージセンターに活動が届きます。
• メンションを至急にするとどうなりますか？ 同僚が至急のメールをオフにしていない限り、通知を控える時間帯であっても、その同僚にすぐメールが送られます。同じ同僚が 1 時間に受け取れる至急のメンションは、1 人から最大 3 件です。
• 投稿した後に活動を編集・削除できますか？ はい。ご自身が書いた活動か、他の人のアクティビティを管理 をお持ちの場合はできます。削除した活動は削除済みの項目としてタイムラインに残ります。
• 1 つの活動を複数のレコードに表示できますか？ はい。1 つのレコードに投稿し、ほかのレコードを # でリンクすると、それぞれに表示されます。
• 活動の「編集済み」とは何ですか？ 投稿後に誰かが変更したことを示します。··· メニューの 履歴 で、以前の版をそれぞれ確認できます。
• 活動の本文に書式を設定できますか？ はい。太字、斜体、箇条書き、チェックリスト、リンクを使えます。表や色には対応していません。

関連ページ

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