新しい営業担当者に適切な権限を付与する
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新しい営業担当者が初日から必要とするのは、会社全体ではなく、自分の顧客、見積書、請求書です。Own records only（自分のレコードのみ）に設定したカスタムロールでまさにそれが実現でき、誰かが使い始める前に、許可される内容を確認できます。
手順
見出し：手順- サイドバーで ユーザーアカウント を選択し、ロール タブで 新規ロール を選択します。名前 に「Sales」などと入力し、コピー元 で 権限なしで開始 を選択します。
- 権限 で、Account（顧客）、Contact（連絡先）、Opportunity（商談）、Quote（見積書）、Invoice（請求書）の必要な操作をそれぞれ Own records only に設定します。商品一覧全体から見積もれるよう、Product（商品）の List（一覧）と View（閲覧）を All records（すべてのレコード）に設定します。電話やタスクを記録できるよう、アクティビティ を 閲覧と投稿 に設定します。ロールを作成 を選択します。
- ロール タブからロールをもう一度開き、1 行ずつ確認します。各モジュールの操作ごとに、No access（アクセスなし）、All records、Own records only のいずれかが表示されます。No access のままの項目には一切アクセスできません。
- ユーザー タブで 新規ユーザー を選択し、ロール に新しいロールを選びます。営業担当者の選択欄と営業レポートに表示されるよう、営業担当 にチェックを入れます。ユーザーを作成 を選択します。
- 営業マネージャーの場合は、システム設定 → 共有とチーム で 報告先 を設定します。階層に基づいてアクセスを付与 がオンであれば、マネージャーは Own records only のままで、チームのレコードにアクセスできます。
役立つ理由
見出し：役立つ理由Own records only にすると、営業担当者ごとの顧客、価格、パイプラインはその担当者のもとにとどまり、ほかのお客様の情報には手が届かなくなります。何が表示されるかは、その人が何を担当しているかで決まります。顧客の 顧客の担当者、見積書や請求書の 営業担当者、商談の 担当者 です。営業担当者がレコードを見つけられないときは、まずそのレコードの担当者を確認してください。
Lim & Co は 2 人目のデザイナーを採用します。Mei Tan は上記のとおり「Sales」ロールと、そのロールのユーザーを作成します。次に Harbour Café の顧客を開き、··· メニューの 担当者を変更 で、新しいデザイナーを 顧客の担当者 にします。これで新しいデザイナーは Harbour Café を表示でき、その顧客に紐づく見積書と請求書も閲覧できますが、Daniel Lim の顧客は 1 件も表示されません。ただし、顧客の 既定のアクセス が非公開で、それ以上の権限を与える共有ルールやチームがない場合に限ります。
よくある質問
見出し：よくある質問- 新しい営業担当者に商品一覧が表示されないのはなぜですか？ 商品には共有の仕組みがないため、Own records only ではご自身の商品にしかアクセスできません。Product の List と View を All records に設定してください。
- 顧客を新しい営業担当者に引き継ぐにはどうすればよいですか？ 1 件の顧客なら、その ··· メニューの 担当者を変更 を使います。同僚が担当するすべてのレコードなら、その同僚のユーザーアカウントで レコードを移管 を使います。レコードの移管を参照してください。
- 標準の Viewer ロールを使ってもよいですか？ 閲覧するだけの方に限ります。Viewer（閲覧者）は自分の顧客、連絡先、見積書、請求書、クレジットノートの一覧表示と閲覧だけができ、何も作成・変更できません。