リードプール

リードプールは、まだ誰の担当でもないリードの共有待機リストです。Webフォームから問い合わせをここに送ることができ、誰でもリードをここに戻せます。営業担当者は、自分がフォローアップするリードを取得します。活動のないまま放置されたリードは自動でプールに戻せるため、多忙な担当者のもとで問い合わせが忘れられることはありません。

表示場所

会社のすべてのリードプールは次の2か所に一覧表示され、どちらにも 新規リードプール と、プールを編集する鉛筆ボタンがあります。

• システム設定 › Webフォーム の、リードルール と Webフォーム の間にある リードプール の部分。Webフォームとリードルールもここで設定する管理者向けです。
• リード 一覧の ⋯ メニュー › リードプールの管理。同じ一覧がパネルで開きます。ロールでリードプールを一覧できる方向けです。

一覧には、各プールの 名称、放置リードを戻すまでの日数、未取得 の件数が表示されます。プールの名称を選択すると、そのページが開きます。プールのページは、リード 一覧の リードプール 列、リードのページの ソース セクション、またはToDoの「プール … に未取得のリードがあります」からも開けます。ToDoの項目は、自分が見られるプールにリードが待機しているときに表示されます。

プールのページはパンくずリストで リード の下に表示されます。プールの 基本情報（名称、放置リードを戻すまでの日数、備考）、未取得のリード、最下部の 履歴 が表示されます。

リードプールを作成する

1. システム設定 › Webフォーム、または リード 一覧の ⋯ メニュー › リードプールの管理 を開きます。
2. 新規リードプール を選択します。
3. プールに 名称 を付けます。担当するチャネルやエリアなどが分かる名前にします。
4. 必要に応じて、放置リードを戻すまでの日数（下記を参照）と、プールの用途を示す 備考 を設定します。
5. リードプールを作成 を選択します。

Webフォームを設定している間は、フォームの リードプール の一覧の横にある 新規 でも同じ操作ができ、作成したプールがフォームに選択されます。同じ名称のプールをそれぞれ別の人が持つことはできますが、自分で同じ名称のプールを2つ作成することはできません。

リードがプールを巡る流れ

1. リードが未取得の状態で届きます。 リードの担当 が リードプール のWebフォームから届くか、誰かが戻したときです。担当者はおらず、未取得のリード の下に、プールに入った日時 とともに一覧表示されます。
2. 誰かが取得します。 取得した人に割り当てられたのと同じ状態になり、会社の保有上限に数えられます。
3. プールに戻る のは、担当者が戻したとき、プールの返却ルールを超えて放置されたとき、または担当者が無効化されたときです。
4. 流れから外れる のは、変換または対象外になったときです。プールに戻るのは、対応中のリード（新規、連絡済み、見込みあり）だけです。

リードを取得する

1. プールのページを開きます。
2. 未取得のリード で、フォローアップするリードにチェックを入れます（一度に最大50件）。
3. 取得 を選択します。ボタンには、チェックを入れた件数が表示されます。

続いて表示されるメッセージに、取得した件数が表示されます。直前に他の人が取得したリードは対象から外れ、先に他の人が取得しました として数えられます。会社に保有上限がある場合、メッセージには、自分が持っている対応中リードの件数と会社の上限も表示され、取得はその上限で止まります。

リードをプールに戻す

1. リード 一覧で、戻すリードにチェックを入れます。
2. プールに戻す を選択します。
3. プールから来たリードは、そのプールに戻ります。それ以外のリードは、プールから来ていないリードの戻し先 でプールを選択するか、プールから来たリードのみ を選択して、プールから来たリードだけを戻します。
4. 確認します。メッセージに、戻したリードの件数が表示されます。

戻されるのは、自分が編集できるリードだけです。どのリードも未取得に戻り、そのプールを見られる人なら誰でも取得できます。

放置リードを自動で戻す

1. プール一覧のそのプールの行にある鉛筆ボタンを選択するか、プールのページを開いて 編集 を選択します。
2. 放置リードを戻すまでの日数 を2〜365日の範囲で設定するか、空欄にして 戻さない にします。
3. 保存 を選択します。

easySales は毎日1回、そのプールから取得した対応中のリードをすべて確認します。

• リードは、取得した日、または関連する最新の活動の日のうち、遅いほうから放置になります。未完了のタスクや今後の予定が関連付けられているリードは、最後に触れてからどれだけ経っていても放置とは見なされません。
• 設定した日数の1日前に、担当者に 明日プールに戻ります と通知されます。リードに通話、メモなどの活動を記録すると、日数は最初から数え直されます。
• 当日には、リードは未取得の状態でプールに戻り、この変更はリードの履歴に残ります。

このルールを初めてオンにしたとき、すでに放置されているリードは最初の毎日の確認で通知され、次の確認で戻ります。1日の通知なしに戻ることはありません。プールのタグが付いているだけで、そこから取得したことのないリードは、このルールでプールに送られることはありません。

誰かが無効化されると、その人がプールから取得した対応中のリードはすべて、プールのルールにかかわらず、次の毎日の確認でそのプールに戻ります。

知っておきたいルール

• システム設定 › Webフォーム › リードルール の 1人が持てる対応中リードの上限 は、全員の取得を制限し、取得のたびに再確認されます。0 は上限なしです。
• 未取得のリードには担当者がいないため、誰の 自分のリード にも含まれず、取得されるまで誰にもフォローアップのリマインダーは届きません。
• ··· メニューの リードプールを無効にする を選択すると、無効にする での確認を求められます。このプールを参照するリードは、関連付けを保持します。このプールにリードを送っていたWebフォームは、代わりにフォームで指定した担当者に送ります。
• 1件のリードが同時に属せるリードプールは、最大1つです。

権限

プール一覧を表示するには Lead Pool（リードプール）の List（一覧）権限が、プールを作成するには Add（追加）と Edit 権限が必要です。プールを開くには Lead Pool の View（閲覧）権限が必要です。すべてのレコード では全プールを、自分のレコードのみ では自分が作成したプールを表示できます。Edit（編集）でプールの基本情報と返却ルールを変更でき、Delete（削除）で無効化できます。自分のレコードのみ では、自分が作成したプールだけを編集できます。未取得のリードを表示して取得するには、Lead（リード）の List（一覧）と Edit も必要です。リードをプールに戻すには、各リードに対する Lead の Edit が必要です。保有上限とWebフォームには、Webフォームとリードルールの管理 の制御が必要です。

この仕組みの理由

割り振るのではなく、取りに行く方式です。 マネージャーがすべての問い合わせを分担する必要はありません。営業担当者は、自分の担当エリア、言語、業種など、最も受注しやすいリードを取得し、残りはチームから見える状態に残ります。

保有上限で、取得が公平になります。 上限がなければ、最も早い人がすべての新しいリードを取り、どれにも対応しないかもしれません。上限があれば、各自が管理できる件数を処理してから、さらに取得することになります。

放置されたリードは、1日の通知のあとに戻ります。 新しい問い合わせはすぐに冷めてしまいます。手つかずのリードを戻せば同僚が引き継げ、通知によって、担当者はかけるつもりだった電話を記録するための1日を得られます。

効率よく使うコツ

• ToDoから始めます。 「プール … に未取得のリードがあります」から、件数とともにプールが開き、新しいリードが届いた時点で確認できます。
• リードへの対応をすべて記録します。 リードに関連付けた通話、メモ、タスク、予定があれば、リードは自分のものとして残ります。アクティビティを参照してください。
• 次の対応を計画します。 リードに未完了のタスクや今後の予定があれば、お客様の返事を待っている間にプールへ戻されることはありません。
• サイトのフォームからプールへ直接送ります。 Webフォームを参照してください。

例

展示会の後の取得。 プール “Home Show enquiries” には、Webフォームから届いた40件の未取得のリードがあります。Lim & Co の 1人が持てる対応中リードの上限 は30です。Mei Tan は対応中のリードを26件持っており、6件にチェックを入れて 6 件を取得 を選択します。メッセージには、6件中4件を取得したこと、Mei が会社の上限30件に対して対応中のリードを30件持っていることが表示されます。Mei はその日の午後に2件を変換し、さらに2件を取得します。

放置されたリードが戻る。 プールの 放置リードを戻すまでの日数 は7です。Daniel Koh は3月3日（月曜日）にリードを取得し、何も記録しません。6日間放置された3月9日（日曜日）に、Daniel に、明日プールに戻ると通知されます。誰も触れないまま、3月10日（月曜日）にはリードが再び未取得になり、Siti Nadia がその朝に取得します。

休暇前にリードを戻す。 2週間の休暇に入る前に、Siti は、プールから来た対応中のリード5件にチェックを入れて プールに戻す を選択します。リードは “Home Show enquiries” に戻り、ほかの人が取得できるようになります。

よくある質問

• リードプールはどのように作成しますか？ システム設定 › Webフォーム、または リード 一覧の ⋯ メニュー › リードプールの管理 で 新規リードプール を選択します。Lead Pool の Add と Edit 権限が必要です。
• すべてのリードプールの一覧はどこにありますか？ システム設定 › Webフォーム の リードプール と、リード 一覧の ⋯ メニュー › リードプールの管理 です。
• 1人が持てるリードの数はどこで設定しますか？ システム設定 › Webフォーム の リードルール にある 1人が持てる対応中リードの上限 です。
• 放置されたリードが戻るまでの日数はどこで設定しますか？ プールを編集します。プール一覧の鉛筆ボタン、またはプールのページの 編集 から、放置リードを戻すまでの日数 を設定します。
• チェックを入れたリードの一部しか取得できなかったのはなぜですか？ 残りは先に他の人が取得したか、会社の保有上限に達しました。どちらかは 取得 の後のメッセージに表示されます。
• メモを記録すると、リードが戻されなくなりますか？ はい。リードに関連付けた活動はすべて、日数を数え直します。未完了のタスクや今後の予定は、予定されている間、戻されないようにします。
• 退職した人のリードはどうなりますか？ その人が無効化されると、プールから取得した対応中のリードは、次の毎日の確認でプールに戻ります。
• 未取得のリードのセクションが表示されないのはなぜですか？ Lead Pool の View に加えて、Lead の List と Edit も必要です。

関連ページ

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