メッセージセンター
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メッセージセンターには、同僚や easySales から届いたものが集まります。メンション、ご自身宛てのタスク、承認の依頼、フォロー中の書類の更新です。メッセージセンターは 2 つに分かれています。対応が必要なものは ToDo、知っておくべきものは 更新 です。
全体像
見出し：全体像- 何かが起きます。同僚がご自身をメンションした、タスクが割り当てられた、フォロー中の書類が発行された、または入金済みになった、などです。
- 対応が必要なものは ToDo に、知っておくだけでよいものは 更新 に届きます。
- 通知設定で、種類と優先度ごとに、メールでも送るかどうかが決まります。
- 同じタイミングでメール送信の対象になったものは、1 通のメールにまとめられます。おやすみ時間の間は送信が保留されます。緊急 のものは保留されません。
至急のメンションは、設定を変更していない限り、すぐにメールで送られます。活動の投稿を参照してください。
表示される内容
見出し：表示される内容ToDo は、そのつどご自身のレコードから新たに算出され、原因への対応が済むとすぐに項目が消えます。
| グループ | 表示されるもの |
|---|---|
| 活動 | 期限が来た、または期限切れの、ご自身に割り当てられたタスク。再確認日を迎えた待ちのタスク。終了して結果の記録が必要な予定 |
| 見積書 | 送付後、自社で設定した日数のあいだ顧客との連絡や面談がない見積書。設定した日数が経っても送付済みになっていない見積書。7 日以内に有効期限が切れる見積書 |
| 請求書 | ご自身が担当する期日超過の請求書。請求の時期が来た定期請求 |
| 商談 | ご自身が担当する、未完了のタスクも今後の予定もない商談 |
| セキュリティ | 2 段階認証を設定するリマインダー |
各グループは、ご自身のロールでそのモジュールを閲覧できる場合にだけ表示されます。
更新 には、ご自身のために保存されたものが入ります。@ メンション、ご自身に割り当てられたタスク、予定への招待、フォロー中の活動への返信とステータス変更、結果、リマインダー、スペースへの追加、フォロー中の書類の更新、承認の依頼とその回答、作成できなかった定期請求の請求書、セキュリティ通知です。対象の内容を閲覧できなくなった項目は、ご自身の一覧から外れます。
ベル
見出し：ベル上部バーのベルには、ご自身を待っているものがある間、ドットが表示されます。件数はサイドバーの メッセージセンター の横に表示されます。ToDo の件数と未読の 更新 の合計です。アプリを開いている間、easySales は 1 分ごとに新しい項目を確認します。
ベルを選択すると、画面右側にメッセージセンターのパネルが開きます。スマートフォンでは画面全体に表示されます。パネルには ToDo と 更新 の 2 つのタブがあり、それぞれに件数と最初の 5 件が表示されます。項目を選択すると、関係する活動やレコードが開きます。未読があるときは上部に すべて既読にする が表示され、下部には メッセージセンターを開く と 通知設定 があります。
メッセージセンター全体
見出し：メッセージセンター全体ベルのパネルの メッセージセンターを開く、またはサイドバーの メッセージセンター を選択します。
ToDo には、上記のグループ別に、ご自身の対応を待っているものが表示されます。ToDo を検索 と 種類 の絞り込みがあります。各項目には、次の操作のためのボタンがあります。
- 完了：一覧からタスクや再確認を完了します。
- 結果を記録：終了した予定を開き、その結果を記録できます。
- 次のステップを追加：次のステップがない商談に紐づく新しいタスクを開きます。
- スヌーズ：3 時間後、明日 09:00、来週月曜 09:00、または 日時を選択… で選んだ時刻まで項目を非表示にします。選べるのはご自身のタイムゾーンでの将来の時刻だけで、その時刻になると項目が戻ってきます。
それ以外の項目は、対象への対応が済むと消えます。
更新 には、すべて、未読、スヌーズ中、アーカイブ済み の 4 つの表示があり、更新を検索 と、種類 および 優先度（緊急のみ）の絞り込みがあります。同じ活動や書類についての更新は、最新のものの下にまとめられます。各項目では次の操作ができます。
- 既読にする または 未読にする
- アーカイブ：一覧から消し、アーカイブ済み に残します。戻す で元に戻せます。
- スヌーズ：ToDo と同じです。スヌーズ中 では、スヌーズ解除 ですぐに戻せます。
パソコンでは、複数の更新にチェックを付けて、まとめて 既読にする、アーカイブ、スヌーズ できます。スマートフォンでは、各更新の ··· メニューに同じ操作があります。完了、アーカイブ、スヌーズ、既読にする の後には、元に戻す のリンクが 5 秒間表示されます。
知っておきたいこと
見出し：知っておきたいこと- メッセージセンターをホームページにして、ログイン時にダッシュボードの代わりに開くようにできます。通知設定でオンにしない限り、この設定はオフです。
- タイムゾーンは マイプロフィール の 設定 に従います。9:00 までスヌーズすると、ご自身のいる場所の 9:00 になります。
- easySales は更新を 90 日間、1 人あたり最大 500 件まで保持します。
- スヌーズ、アーカイブ、既読は、ご自身のメッセージセンターだけを変更します。完了 はタスクそのものを完了させるため、全員に反映されます。
この仕組みの理由
見出し：この仕組みの理由ToDo は保存されたものではなく、そのつど算出されます。 easySales は開くたびにご自身のレコードから一覧を作成するため、内容が古くなることはありません。お客様から入金があれば、だれかが消し込まなくても期日超過の請求書は一覧から消えます。済んだ仕事についてのリマインダーが残ることもありません。
対応すべきものと知っておくべきものを分けています。 期日超過の請求書と同僚からの返信では、求められることが異なります。ToDo は仕事が済んだときにだけ消え、更新は読めば片付きます。返信の多い日でも、督促すべき請求書が埋もれることはありません。
更新はアクセス権に従います。 ロールが変わったとき、レコードがほかの方に移管されたとき、スペースから外れたときは、その更新は一覧からもメールからも消えます。レコードを開けなくなった方に、通知がお客様の情報を見せることはありません。
メッセージセンターは保管場所ではなく、作業用の一覧です。 更新は 90 日間保持されます。レコード自体の履歴は 活動 タブに残るため、帳簿に必要な情報が古い通知に依存することはありません。
効率よく使うコツ
見出し：効率よく使うコツ- 無視せずにスヌーズします。 今日対応できない項目は、選んだ時刻に戻ってきます。一覧には今できることだけが表示されます。待ちのタスクについてはタスクを参照してください。
- 複数の更新をまとめて片付けます。 チェックを付けて アーカイブ または 既読にする を選択します。選びすぎたときは 元に戻す で戻せます。
- スクロールする前に検索します。 更新を検索 に書類番号や同僚の名前を入力すると、関係する更新が見つかります。
- 朝のメールで 1 日の計画を立てます。 選んだ時刻に ToDo の一覧が届きます。通知設定を参照してください。
- 必要なものだけフォローします。 気になる書類をフォローし、通知の多い書類はミュートします。書類のフォローを参照してください。
- 毎朝開きます。 週次の営業レビューの最初の問い「今、自分が対応すべきことは何か」に答えてくれます。
昼食後に一覧を片付ける
見出し：昼食後に一覧を片付ける午後 2 時、Siti Nadia はメッセージセンターを開きます。ToDo には 2 件あります。本日が期限のタスク「修正した見積書を送付」と、仕入先の見積り待ちの「タイルのサンプルを注文」の再確認です。見積書は昼食時に送付済みなので、Siti はその項目の 完了 を選択します。仕入先からは返事がなく、明日まで営業していないため、再確認の項目の スヌーズ を選択して 明日 09:00 を選びます。更新 では、カウンターの価格を尋ねる Marcus Tan からのメンションを見つけ、見積書上で Marcus に答えます。緊急のみ を選択してほかに至急のものがないことを確認し、残りを既読にします。
自動で消える期日超過の請求書
見出し：自動で消える期日超過の請求書Daniel Lim は Harbour Café 宛ての請求書 INV-10000287 の担当者です。金額は SGD 3,000.00 に GST 9% の SGD 270.00 を加えた、合計 SGD 3,270.00 です。支払期日の翌日、Daniel の ToDo に「請求書 INV-10000287 は期日を過ぎています」と表示されます。その日の午後、Mei Tan がカフェからの銀行振込 SGD 3,270.00 を記録します。次に Daniel がメッセージセンターを開くと ToDo の項目は消えており、更新 には、請求書に入金が記録されたという知らせが届いています。Daniel がその請求書の担当者だからです。
よくある質問
見出し：よくある質問- 読んだのに ToDo に項目が残っているのはなぜですか？ ToDo の項目は、原因への対応が済んだとき（タスクの完了、請求書の入金、見積書のフォローアップなど）にだけ消えます。後で対応する項目は、スヌーズで一時的に非表示にできます。
- 更新を削除せずに一覧から消すにはどうすればよいですか？ アーカイブします。アーカイブ済み に移り、戻す で元に戻せます。更新は 90 日間保持されます。
- 「すべて既読にする」は元に戻せますか？ 戻せます。直後に表示されるメッセージの 元に戻す を選択すると、変更された更新だけが未読に戻ります。
- 通知が消えたのはなぜですか？ レコードの移管やスペースからの退出などで、対象の内容を閲覧できなくなったか、90 日より古くなったためです。
- ベルにドットだけが表示され、件数が表示されないのはなぜですか？ ベルは、対応を待っているものがあることだけを示します。件数はサイドバーの メッセージセンター の横と、ToDo および 更新 のタブに表示されます。件数にプラスが付いているときは、easySales がまだすべての項目を確認し終えていません。
- 緊急のメンションが通常として届いたのはなぜですか？ 1 人の同僚から送れる緊急のメンションは、1 時間に 3 件までです。それ以降は通常として届き、「緊急で送信されましたが、送信者が緊急の上限に達したため通常として届きました。」と表示されます。
- スヌーズやアーカイブをしたことは同僚に分かりますか？ 分かりません。これらの操作はご自身のメッセージセンターだけを変更し、タスクやレコードはそのままです。