見積書の PDF
AI 用にコピー
見積書をお客様に送るには、その PDF を開いてダウンロードし、送付したら 顧客に送付済み にチェックを入れます。このページは、見積書を送付する方を対象としています。
始める前に
見出し：始める前に見積書を開くには Quote（見積書）モジュールの View（閲覧）権限、PDF を表示するには Quote の Add（追加）権限が必要です。見積書は自社の基準通貨でゼロより大きい金額であり、保存済みである必要があります。編集中はボタンが表示されません。
手順
見出し：手順- 見積書を開きます。
- 連絡先、見積番号、条件、明細行、合計 を確認します。
- ページ上部の PDF を選択します。PDF を表示したウィンドウが開きます。
- ダウンロード でファイルを保存するか、新しいタブで開く でブラウザーから印刷します。ファイルを共有できるスマートフォンやタブレットでは、共有 でほかのアプリに直接送れます。
- ご自身でお客様に送付し、有効 の見積書では 顧客に送付済み にチェックを入れます。
操作後の状態
見出し：操作後の状態どのステータスでも何度でも PDF を開けます。開くだけでは何も変わりません。顧客に送付済み にチェックを入れると、見積書が送付済みになり、タイムラインに記録されます。送付済みにするを参照してください。レイアウトは自社で有効になっている見積書のデザインで決まり、有効なレターヘッドによってロゴ、会社情報、フッターが追加されます。どちらも システム設定 → 書類設定 で選択します。
知っておきたいルール
見出し：知っておきたいルール- 組み込みのデザインでは、下書き には DRAFT の透かしが、差し替え済み の版には SUPERSEDED の透かしが入ります。Word から作成する見積書では、透かしの代わりに、同じ語が見出しの下に赤いスタンプとして入ります。easySales 標準の Word レイアウトには必ず入り、アップロードした Word ファイルには
StatusStampプレースホルダーがある場合にだけ入ります。 - PDF には見積番号、確定時に設定した 見積日、「Sales Person」の行が表示されます。この行には、営業担当者 が見積書の作成者と異なる場合は営業担当者が、それ以外の場合は作成者が表示されます。
- 組み込みのデザインでは、改訂した見積書に「Revision 1 of QN-10000125」のような行も印刷されます。デザインの ヘッダーの行 で、Sales person、Currency、Revision の行を印刷しないようにできます。
- 見積書に請求段階の計画がある場合、組み込みのデザインではそれが支払スケジュールとして印刷されます。デザインで 支払スケジュール（請求プラン）を印刷する の選択が外されている場合は印刷されません。
- お客様の住所は連絡先の 郵送先住所 で、連絡先に住所がない場合は顧客の請求先住所が使われます。住所は 番地・建物名 がある場合にだけ印刷されます。
- 金額は見積書の通貨で、その通貨の通常の小数桁数で印刷されます。税率がゼロの場合は合計だけが印刷されます。
- 税率が複数ある場合は、税率ごとに 1 行の税額が印刷され、それらの行の合計は印刷される税額合計と正確に一致します。
- 各行の原価は印刷されません。
- ウィンドウに PDF ではなく PDF を準備できませんでした。もう一度お試しください。 と表示された場合は、少し待ってから 再試行 を選択してください。請求書の PDFを参照してください。
- 備考 と 取引条件 は明細行の下に印刷されます。
- PDF には、プレビューした時点で保存されているお客様と自社の情報が使われます。後で情報が変わると、次回のプレビューには新しい情報が表示されます。
この仕組みの理由
見出し：この仕組みの理由PDF は毎回新しく作成されます。 easySales はプレビューした時点の見積書から PDF を作成するため、常に最新の明細行、住所、ロゴが表示されます。お客様が受け取った内容の記録は、送付したファイルです。メールとあわせて保管してください。
下書きと旧版には表示が入ります。 DRAFT や SUPERSEDED の表示があるため、転送された後でも、現在の提案ではないファイルが現在の提案と取り違えられることはありません。
原価はページに載りません。 お客様が見るのは価格、税、合計です。各行で管理する原価は自社の利益確認のためのものなので、どのデザインでも印刷されません。
効率よく使うコツ
見出し：効率よく使うコツ- 同じ操作で送付済みにします。 送付するために PDF をダウンロードしたら、ウィンドウを閉じる前に 顧客に送付済み にチェックを入れます。フォローアップのリマインダーはその時点から始まります。送付済みにするを参照してください。
- 定型の文面はテンプレートに保存します。 すべての見積書に印刷する条件は標準テンプレートに入れておきます。[ExpiryDate] などのプレースホルダーは印刷時に値が入ります。標準テンプレートを参照してください。
- 情報は元の場所で修正します。 誤った住所やロゴは、顧客、連絡先、レターヘッドで修正します。見積書を変更しなくても、次回のプレビューに反映されます。レターヘッドとデザインを参照してください。
Harbour Café の内装工事の見積書は Mei Tan が作成し、Mei 自身が 営業担当者 なので、PDF には「Sales Person: Mei Tan」と表示されます。Lim & Co のアシスタント Sarah Goh が Daniel Lim の代わりに見積書を入力し、営業担当者 を Daniel にした場合、PDF には Sarah ではなく Daniel の名前が表示されます。Grace Wong の連絡先には郵送先住所がないため、PDF には顧客に登録されたカフェの請求先住所が印刷されます。
印刷されない住所。 Kelvin Ong の見積書が住所なしで印刷されます。Kelvin の連絡先には郵送先住所がなく、顧客の請求先住所には郵便番号はあるものの 番地・建物名 がないため、何も印刷されません。Mei が顧客の請求先住所に番地を追加してもう一度 PDF を選択すると、住所が印刷されるようになります。
改訂した見積書。 Kelvin から変更の依頼を受け、Mei は QN-10000131 を改訂し、改訂版を QN-10000131-R1 として確定します。その PDF には「Revision 1 of QN-10000131」と印刷されます。QN-10000131 をプレビューすると SUPERSEDED の透かしが入るため、古い控えが新しい提案と混同されることはありません。
よくある質問
見出し：よくある質問- 見積書を PDF で送るにはどうすればよいですか？ PDF を選択して ダウンロード し、ファイルをご自身のメールやメッセージに添付してください。easySales が代わりに送信することはありません。
- PDF ボタンがないのはなぜですか？ PDF には、Quote（見積書）の Add（追加）権限、基準通貨でゼロより大きい金額、保存済みの見積書が必要です。編集中は表示されません。
- 見積書の PDF に DRAFT と表示されるのはなぜですか？ 見積書がまだ下書きです。確定して番号を付けると、次回のプレビューから透かしは入りません。
- 見積書にロゴを入れるにはどうすればよいですか？ ロゴは、システム設定 → 書類設定 で有効にしている自社のレターヘッドから入ります。レターヘッドとデザインを参照してください。
- PDF にお客様の住所が表示されないのはなぜですか？ 住所は 番地・建物名 がある場合にだけ印刷されます。連絡先の郵送先住所か、顧客の請求先住所に追加してください。
- Sales Person の行を印刷しないようにできますか？ 組み込みのデザインではできます。見積書のデザインの ヘッダーの行 で選択を外してください。Word のデザインでは、そのプレースホルダーで指定された内容が印刷されます。
- PDF が表示されない場合はどうすればよいですか？ 文書サービスが混み合っている可能性があります。少し待ってから、ウィンドウの 再試行 を選択してください。新しいタブで開く が反応しない場合は、このサイトのポップアップを許可してください。