入金の記録

お客様が 1 件または複数の発行済み請求書を支払ったときに、このページを使います。入金は領収書として保存され、1 件の領収書でお客様の複数の請求書をまとめて支払うことができます。

始める前に

入金する各請求書に対する Invoice（請求書）モジュールの Edit（編集）権限が必要です。入金を記録できるのは、未回収額が残っている発行済みの請求書だけです。金額、着金日、銀行や小切手の参照番号を手元に用意してください。

手順

1. 請求書を開き、上部の 入金を記録 を選択します。入金を記録 画面が開き、入金額 には請求書の未回収額が入力されています。
2. お客様の支払額が異なる場合は 入金額 を変更し、日付 を確認して、入金方法 を選び、参照番号 を入力します。
3. 外貨の場合は、SGD 建ての金額 など、基準通貨の金額を入力します。銀行に表示されるとおりの着金額です。最初は本日の自動レートで入力されているので、銀行の金額に修正してください。
4. この入金でほかの請求書も支払う場合は、請求書への充当 でそれらにチェックを入れます。消込 列の金額を変更するか、古い順に消込 を選択して支払期日順に振り分け直します。
5. 利用可能なクレジット で、クレジットノートにチェックを入れると入金より先にそのクレジットが使われます。また、以前の領収書の 消込 を選択すると、その領収書の未消込額を使えます。
6. 銀行手数料が差し引かれた場合や少額の残高が残る場合は、入金差額を参照してください。
7. 入金を記録 を選択します。

複数の請求書から始めるには、請求書 の一覧でチェックを入れて一覧の上のバーで 入金を記録 を選択するか、顧客の 領収書 タブの 入金を記録 を使います。

次のアニメーションはよくある場合です。顧客が請求書一枚を全額支払ったので、入金方法 を選び、参照番号 を入力して保存します。

操作後の状態

easySales に「領収書 RCT-… を記録しました。」と表示されます。各請求書に入金行が追加され、入金済み が増え、請求残高 が減り、ステータスが 一部入金 または 入金済み に変わります。

どの請求書にも使われなかった金額は 未消込 と表示され、未消込額として顧客に残ります。未消込額の区分 でその金額の区分を選びます。領収書で請求書を支払う場合は、過入金 が選択済みです。

クレジットだけを使い、入金額 を空欄にした場合は、クレジットが充当され、領収書は作成されません。

保存中に接続が切れた場合は、もう一度 入金を記録 を選択してください。何度試しても入金は 1 回だけ記録されます。先に内容を変更していた場合は、すでに記録済みである旨と 領収書を開く が表示されます。

知っておきたいルール

• 金額はゼロより大きくする必要があります。お金を払い戻すにはお客様に返金します。
• 1 件の領収書で支払えるのは、1 つの顧客の 1 つの通貨の請求書で、各請求書の未回収額までです。日付は今日より後にはできません。
• 請求書 の一覧からは、1 件の領収書でチェックを入れた請求書を最大 50 件まで支払えます。
• 利用可能なクレジット は、Invoice の Edit が All records（すべてのレコード）の場合にのみ表示されます。そこでクレジットノートを使うには Credit Note（クレジットノート）の View（閲覧）が、入金なしでクレジットだけを充当するには Credit Note の Edit が必要です。
• 記録した入金は編集できません。削除して記録し直します。
• 外貨建ての領収書は、基準通貨の金額がないと保存できません。この金額から、領収書に表示される為替差損益を計算します。

この仕組みの理由

日付は入金があった日です。 銀行に着金した日の日付の領収書は銀行の明細と一致し、各請求書の入金行にも同じ日付が付きます。今日より後の日付では、まだ受け取っていないお金を計上することになるため受け付けません。遅れて記録する入金のために、過去の日付は選べます。

入金は古い順に振り分けます。 1 回の入金で複数の請求書を支払う場合、easySales は支払期日の早い請求書から順に充当します。これはお客様が想定する順序であり、新しい請求書より先に期日超過の請求書が消し込まれます。お客様の送金明細の内容が異なる場合は、いつでも振り分けを変更できます。

クレジットは入金より先に使います。 お客様がすでに持っているクレジットノートも、お客様のお金です。先にそれを使えば、入金は残りの金額だけに充てられ、すでにクレジットを発行した分をお客様に二重に支払わせることがありません。

保存が二重に計上されることはありません。 スマートフォンや混雑したネットワークでは、接続が切れることがよくあります。ダイアログは再試行のたびに同じリクエストを送るため、入金を記録 をもう一度押しても 2 件目の領収書が作成されたり、お客様の入金済み額が倍になったりすることはありません。

効率よく使うコツ

• 1 回の振込で複数の請求書を支払う場合は一覧から始めます。 請求書 の一覧でチェックを入れると、ダイアログを開く前にバーに 未回収残高 の合計が表示されます。入金を参照してください。
• 銀行の合計額を入力し、振り分けはダイアログに任せます。 全額を 1 回入力するだけで、easySales がチェックした請求書に支払期日順に充当し、余りは 未消込 として残します。
• 請求書の一覧から任意の顧客の入金を記録します。 ··· → 領収書 の下の 入金を記録… で、顧客 を選ぶ欄のあるダイアログが開きます。
• 少額の差額は同じダイアログで処理します。 銀行手数料、端数、早期支払割引は、後からではなく入金と一緒に記録します。入金差額の記録を参照してください。
• 追加の入金を求める前に、以前の未消込額を使います。 金額が残っている以前の領収書は、利用可能なクレジット に専用の 消込 とともに表示されます。未消込額の利用を参照してください。

例

Harbour Café は INV-10000031 で SGD 1,090.00、INV-10000040 で SGD 545.00 が未回収です。カフェは SGD 2,000.00 を振り込みます。Mei Tan は INV-10000031 を開いて 入金を記録 を選択し、入金額 に 2,000.00 と入力して、請求書への充当 で INV-10000040 にチェックを入れます。

請求書	未回収	消込
INV-10000031	SGD 1,090.00	SGD 1,090.00
INV-10000040	SGD 545.00	SGD 545.00

表の下には、消込済み が SGD 1,635.00、未消込 が SGD 2,000.00 − SGD 1,635.00 = SGD 365.00 と表示されます。SGD 365.00 には 過入金 が選択済みです。Mei が保存すると、2 件の請求書はどちらも 入金済み になり、SGD 365.00 はカフェの次の請求書のために顧客に残ります。

クレジットノートも使う入金。 Harbour Café 宛ての INV-10000066 は SGD 1,090.00 です。カフェには、支払済みの以前の注文に対して発行された CN-10000060（SGD 100.00 に GST SGD 9.00 を加えた額）の 残高 SGD 109.00 がまだあるため、SGD 981.00 を振り込みます。Mei が INV-10000066 を開いて 入金を記録 を選択すると、入金額 は 1,090.00 です。利用可能なクレジット で CN-10000060 にチェックを入れると、クレジットが先に請求書に充当され、入金額 は残りの SGD 1,090.00 − SGD 109.00 = SGD 981.00 に変わります。入金額（現金等） は SGD 981.00、充当したクレジット は SGD 109.00 です。Mei が保存すると、請求書は 入金済み になります。

よくある質問

• 一部入金はどう記録しますか？ 入金額 を実際に入金された金額に変更します。請求書は 一部入金 になり、請求残高 にまだ未払いの金額が表示されます。
• 複数の請求書に対する 1 回の入金はどう記録しますか？ 請求書 の一覧で請求書にチェックを入れて 入金を記録 を選択するか、ダイアログの 請求書への充当 でチェックを入れます。1 件の領収書ですべてを支払います。
• 入金日を過去の日付にできますか？ できます。日付 に入金があった日を選びます。今日より後の日付にはできません。
• 記録した入金を後から編集できますか？ できません。請求書から削除して記録し直すか、領収書全体を取り消します。入金の削除を参照してください。
• お客様が請求額より多く支払った場合はどうなりますか？ 全額を入力します。超過分は 未消込 として顧客に残り、後の請求書に使うか返金できます。未消込額の利用を参照してください。
• 入金を記録を 2 回押すと領収書が 2 件作成されますか？ いいえ。何回押しても入金は 1 回だけ記録されます。
• 利用可能なクレジットが表示されないのはなぜですか？ Invoice の Edit が All records である必要があり、さらに顧客に領収書と同じ通貨のクレジットノートか未消込額がある場合にだけ表示されます。

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