送付済みにする

見積書は、メール、手渡し、ポータルなど、ご自身で送付します。送付済みにすると、easySales が送付日を把握し、フォローアップをリマインドできます。このページは、見積書を送付する営業担当者を対象としています。

始める前に

• その見積書に対する Quote（見積書）モジュールの Edit（編集）の権限が必要です。Own records only（自分のレコードのみ）の場合は、ご自身が 営業担当者 である見積書が対象です。
• 見積書が 有効 である必要があります。下書き は先に確定してください。承諾済み、不採用、差し替え済み の見積書は対象外です。

手順

1. 見積書を開きます。送付済みにするまで、ヘッダーには 未送信 と表示されます。
2. ページ上部の PDF を選択します。PDF を表示したウィンドウが開きます。
3. 顧客に送付済み にチェックを入れます。

操作後の状態

• ヘッダーに 送付済み と日付が表示され、ウィンドウには （日付）に送付済みにしました と表示されます。
• 見積書のタイムラインに、顧客に送付したことが記録されます。
• 見積書を再度送付した場合は、もう一度送付済みにします。最新の記録が送付日になります。
• 見積書のフォローアップのリマインダーは、この日付から起算します。メッセージセンターを参照してください。

記録を取り消す

1. 見積書上部の PDF を選択します。
2. 顧客に送付済み のチェックを外します。

取り消されるのは最新の記録だけです。以前にも送付済みの記録がある場合は、その日付が再び有効になります。

知っておきたいルール

• 送付済みにしても、お客様にメールは送信されず、見積書自体も変わりません。
• 有効 の見積書が送付済みになるまでは、見積書の作成日から数えて自社で設定した日数が過ぎると、メッセージセンターの ToDo で、その営業担当者に未送付であることをリマインドできます。
• 送付済みにした後は、送付してから顧客との連絡や面談がない場合に、ToDo で営業担当者にリマインドできます。
• 顧客との接触とみなされるのは、送付日以降に見積書、その商談、またはその連絡先に記録された連絡、または連絡先が 1 人以上参加し、すでに開始した予定です。メモや、カウントしない設定のサブタイプの活動は含まれません。
• どちらのリマインダーの日数も、システム設定 → 通知 で設定します。

この仕組みの理由

easySales は見積書を送付しないため、ご自身に確認します。 お客様への送り方は、メール、メッセージアプリ、手渡しなどからご自身で選びます。いつ送ったかを知っているのはご自身だけなので、送付済みの記録によってその日付が easySales に入り、フォローアップのリマインダーはそこから数えられます。

重要なのは最新の送付です。 更新した見積書を送ると、お客様の検討期間はあらためて始まります。もう一度送付済みにすると送付日が移動し、フォローアップのリマインダーは新しい日付から設定日数が経過するまで待ちます。

リマインダーは実際の接触でのみ解消されます。 社内のメモでは、お客様の考えはわかりません。連絡先との連絡や面談の記録ならわかるため、それらによって「顧客との連絡がありません」のリマインダーが解消されます。

効率よく使うコツ

• ダウンロードと同時に送付済みにします。 PDF をダウンロードして送付するときは、同じウィンドウで 顧客に送付済み にチェックを入れるだけで、ほかの操作は不要です。見積書の PDFを参照してください。
• 電話は見積書に記録します。 お客様と話した後、見積書で アクティビティを記録 → 連絡を記録 を使えば、フォローアップのリマインダーは自動で解消されます。活動とフォローアップを参照してください。
• ToDo から作業します。 メッセージセンターの ToDo には、未送付、返答待ち、まもなく有効期限が切れる見積書がまとめて表示され、それぞれ見積書にリンクしています。メッセージセンターを参照してください。
• リマインダーの日数を自社の営業サイクルに合わせます。 既定ではフォローアップが 3 日、未送付が 2 日で、それぞれ 1～60 日に設定できます。通知設定を参照してください。

例

Mei Tan は QN-10000125 を確定し、PDF を選択してファイルをダウンロードし、Grace Wong にメールで送ります。ウィンドウに戻って 顧客に送付済み にチェックを入れます。ヘッダーには 送付済み と今日の日付が表示されます。自社で設定した日数が過ぎても通話や面談の記録がない場合は、ToDo にリマインダーが表示されます。

自動で解消されるフォローアップ。 Lim & Co は既定の 3 日のままにしています。Mei は月曜日の朝に QN-10000125 を送付済みにします。3 日後の木曜日の朝、Mei の ToDo に 見積書 QN-10000125 の送付後、顧客との連絡がありません と表示されます。Mei は Grace Wong に電話し、見積書で アクティビティを記録 → 連絡を記録 を選択して通話を記録します。リマインダーは ToDo から消えます。

誤って付けた記録。 Daniel Lim は QN-10000136 を送付済みにしましたが、実際に送ったのは別の見積書でした。Daniel は PDF ウィンドウを開いて 顧客に送付済み のチェックを外し、ヘッダーは再び 未送信 になります。QN-10000136 は 5 日前に作成されており、未送付のリマインダーは 2 日に設定されているため、営業担当者の ToDo にはすぐに 見積書 QN-10000136 は未送付です と表示されます。

よくある質問

• easySales から見積書をメールで送るにはどうすればよいですか？ easySales はメールを代わりに送信しません。PDF を選択して ダウンロード し、ファイルをご自身のメールに添付してから、見積書を送付済みにしてください。
• 見積書のフォローアップのリマインダーを止めるにはどうすればよいですか？ 見積書、その商談、またはその連絡先に、お客様との連絡や面談を記録してください。送付日以降の接触が確認されると、リマインダーは解消されます。
• リマインダーは誰に届きますか？ 見積書の 営業担当者 に届きます。担当者を変更 で営業担当者を変更すると、リマインダーも移ります。
• 下書きの見積書を送付済みにできないのはなぜですか？ 下書きにはまだ見積番号がなく、提案ではないためです。先に確定してください。
• 「未送付です」のリマインダーはいつ表示されますか？ 有効 の見積書が、作成日から設定日数を過ぎても送付済みになっていない場合に表示されます。自社で変更していなければ 2 日です。
• 送付済みにすると、有効期限のリマインダーは止まりますか？ 止まりません。7 日以内に有効期限が切れる 有効 の見積書は、送付済みかどうかにかかわらず ToDo に表示されます。

関連ページ

• 見積書の PDF
• 見積書の確定
• メッセージセンター
• 通知設定
• 見積書のフォロー