請求書の PDF

請求書をお客様に送るには、その PDF（お客様がお読みになる書類）を開いてダウンロードし、送付したら 顧客に送付済み にチェックを入れます。

始める前に

請求書を開くときと同じ、Invoice（請求書）モジュールの View（閲覧）権限が必要です。顧客に送付済み にチェックを入れるには、Edit（編集）権限も必要です。取り消した請求書には PDF がないため、取り消す前に控えを保存しておいてください。

手順

1. 請求書を開きます。
2. ページ上部の PDF を選択します。PDF を表示したウィンドウが開きます。
3. ダウンロード でファイルを保存するか、新しいタブで開く を選んでブラウザーから印刷します。ファイルを共有できるスマートフォンやタブレットでは、共有 でほかのアプリに直接送れます。
4. ご自身でお客様に送付します。easySales が郵送やメール送信を行うことはありません。
5. 発行済みの請求書では、顧客に送付済み にチェックを入れます。ウィンドウに日付が表示され、請求書のタイムラインにも記録されます。

操作後の状態

PDF を開いても請求書は変わりません。記録が残るのは 顧客に送付済み にチェックを入れたときだけです。PDF は何度でも開けます。編集した後、入金があった後、お客様が最初の控えをなくされた場合などです。ダウンロードしたファイルの名前は請求書番号になります。

書類には、自社のレターヘッドと会社情報、お客様の名称と請求先住所、請求書番号と日付、各明細行、税、合計、取引条件が記載されます。会社と税で自社の国が確認済みの場合は、登録番号がその名称とともに印刷され、税番号は登録期間中のみ印刷されます。外貨建ての請求書には、今日のレートではなく、請求書に保存されたレートが印刷されます。シンガポールで GST 登録をしている会社では、GST を課税する外貨建ての請求書に、SGD の金額を示す For Singapore GST Purpose Only（シンガポール GST 用途のみ）の欄も印刷されます。VND や IDR の請求書も同様です。

知っておきたいルール

• 下書きは仮請求書として印刷されます。 どのデザインでも見出しは PROFORMA INVOICE で、番号は PF- の仮番号です。ステータス印を印刷するデザインでは DRAFT（下書き）が加わります。この動作はオフにできません。
• 発行済みの請求書 には、デザインで設定した見出しと INV- の番号が印刷されます。仮番号付きの下書きから発行した場合は、Proforma（仮番号）の行にその番号が記載されます。
• 支払条件は支払期日の次に印刷されます。 標準のレイアウトでは Due Date の次に Payment Terms（日本語の PDF では 支払条件）の行が加わり、請求書に支払条件があるときだけ印刷されます。条件のない古い請求書にはこの行がありません。会社が独自に選んだヘッダーの行を持つデザインを保存している場合は、ヘッダーの行 で 支払条件 をオンにするまでこの行はオフのままです。レターヘッドとデザインを参照してください。
• 段階的に作成した請求書 には Billing（請求）の行と、着手金の請求書以外では請求サマリーが印刷されます。オーストラリアとニュージーランドの一部の会社では、会社と税の 会計基準 によって、支払いを求める書類がタックスインボイスとなります。その場合、段階請求の下書きには PDF がなく、分割請求 カードに先に発行するよう表示されます。
• 入金済み額と残高を印刷するデザインでは、Credited（クレジット済み）と Written off（償却済み）の行が、ゼロでない場合に残高の上に表示されます。貸倒処理は含まれません。印刷される残高では、その債権は引き続き未回収として表示されます。
• 1 枚の請求書に複数の税率がある場合 は、税率ごとに 1 行の税額が印刷され、それらの行の合計は印刷される税額合計と正確に一致します。一致させるために、ある行がその行自体の端数処理の結果と最大 1 セント異なることがありますが、合計額は変わりません。
• 明細行の合計が記録された金額と異なる古い請求書 では、その差額が合計の下に Adjustment（調整）行として印刷され、印刷される残高がお客様の実際の未払額と一致します。差額が 1 セントの場合は、通常どおり Rounding の行として印刷されます。
• 下書きには、顧客に現在登録されているお客様の情報が表示されます。発行済みの請求書には、発行時の名称と住所が印刷されます。
• デザインとレターヘッドは、請求書ごとではなく自社全体で 1 回設定します。
• 多数の PDF が同時に作成されているとき は、ウィンドウに書類ではなく PDF を準備できませんでした。もう一度お試しください。 と表示されることがあります。少し待ってから 再試行 を選択してください。
• 1 人あたり約 30 件の PDF を続けて作成でき、その後は 2 秒ごとに 1 件です。自社全体ではその 4 倍まで作成できます。上限を超えるとウィンドウに同じメッセージが表示されます。数秒待ってから 再試行 を選択してください。この上限は、すべての書類の PDF と顧客の取引明細書に共通です。

この仕組みの理由

下書きが請求書と間違われることはありません。 発行されるまでは請求内容が変わる可能性があり、お客様に支払義務はありません。すべての下書きの見出しを PROFORMA INVOICE にし、PF- の番号を付けることで、お客様が確定した請求書として記帳したり、その税額を控除したりすることを防ぎます。

PDF はその都度レコードから作成されます。 常に請求書の現在の内容が表示され、デザインで印刷する場合は最新の入金とクレジットも含まれます。最初の控えをなくされたお客様に再印刷した PDF も、誰かが入力し直さなくても最新の状態です。

発行済みの請求書は、発行時の名称と住所を保持します。 お客様はその控えを保管しています。後でお客様の住所が変わっても、再印刷した PDF はお客様の帳簿にある書類と一致し、新しい請求書には新しい住所が使われます。

税額の行は 1 セント単位まで合計と一致します。 税率ごとに 1 行の税額が印刷され、その合計が印刷される税額合計と正確に一致するため、お客様は貴社が申告する税額とまったく同じ額を控除できます。

効率よく使うコツ

• 発行前に PDF を確認します。 下書きの PDF には、自社のデザインですべての詳細が表示されます。ここで見つけた誤りには何の手間もかかりませんが、発行後に見つけた誤りにはクレジットノートが必要です。請求書の発行を参照してください。
• 先に支払っていただく場合は仮請求書を送ります。 下書きの PDF をダウンロードして支払依頼として送り、入金を確認してから発行します。発行と採番を参照してください。
• 送付前にお客様の注文番号を追加します。 デザインで印刷する場合、顧客の注文番号 があるとお客様の経理担当者が請求書を注文と照合しやすくなります。この番号は発行後も編集できます。発行済み請求書の編集を参照してください。
• デザインは全員分を一度に設定します。 レターヘッドと請求書のデザインは システム設定 → 書類設定 で選択し、すべての請求書に適用されます。レターヘッドとデザインを参照してください。
• 標準の取引条件を自動で入力します。 既定の請求書テンプレートで 取引条件 が入力され、PDF に印刷されます。標準テンプレートを参照してください。

例

Harbour Café の経理担当者から、支払いの承認前に仮請求書がほしいと依頼がありました。Mei Tan が下書きの PDF を開くと、見出しは PROFORMA INVOICE、番号は PF-10000042、合計は SGD 2,398.00 です。

1 週間後、Mei は INV-10000318 として発行し、もう一度 PDF を開きます。新しい PDF の見出しは自社のデザインどおりで、番号は INV-10000318、そして Proforma PF-10000042 が記載されるため、カフェは両者を照合できます。

なくした控えの再送。 11 月、カフェの新しい経理担当者から INV-10000318 をもう一度送ってほしいと依頼がありました。カフェはその後移転しており、Mei は顧客の住所をすでに更新しています。PDF を選択すると、書類には発行時の住所が表示されたままです。Lim & Co のデザインは入金済み額と残高を印刷するため、控えには入金済みの SGD 1,000.00、SGD 54.50 の Credited（クレジット済み）の行、残高 SGD 1,343.50 も表示されます。

よくある質問

• 請求書を PDF でダウンロードするにはどうすればよいですか？ 請求書を開いて PDF を選択し、開いたウィンドウで ダウンロード を選択します。
• easySales から請求書をお客様にメールで送れますか？ 送れません。PDF をダウンロードしてご自身で送付し、顧客に送付済み にチェックを入れて、チームに送付済みであることがわかるようにしてください。
• 請求書の PDF に PROFORMA INVOICE と表示されるのはなぜですか？ その請求書はまだ下書きです。発行してからもう一度 PDF を開くと、確定した請求書になります。請求書の発行を参照してください。
• 取り消した請求書に PDF ボタンがないのはなぜですか？ 取り消した請求書では PDF を作成できません。取消は Reversal（取消）のクレジットノートに記録されます。取り消す前に請求書の控えを保存しておいてください。
• 請求書のロゴやレイアウトを変更するにはどうすればよいですか？ システム設定 → 書類設定 で、自社全体に対して一度に変更します。レターヘッドとデザインを参照してください。
• 再印刷した請求書にお客様の古い住所が表示されるのはなぜですか？ 発行済みの請求書には、発行時の名称と住所が印刷されます。顧客の現在の情報が表示されるのは下書きだけです。
• ウィンドウに PDF を準備できなかったと表示されるのはなぜですか？ その時点で多数の PDF が作成されているか、短時間に多くの PDF を作成しています。数秒待ってから 再試行 を選択してください。

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