システム設定

システム設定には、自社の全員に適用されるオプションがあります。書類に表示される自社の情報、書類の見た目と採番、税と通貨の扱い、ログインできる人とその人が閲覧できる内容などです。各設定には専用のページがあり、画面左のナビゲーションにグループ分けされています。

表示場所

サイドバーの システム設定 を選択します。概要 には、すべてのページが 1 行の説明付きで一覧表示されます。行を選択するとそのページが開きます。各ページの横には、同じグループのナビゲーションが表示され、その上部の 設定を検索 でページを名前から探せます。画面が狭い場合はサイドナビゲーションがなく、概要 がメニューになります。

概要 のページ名の横にある点は、そのページに未保存の変更があることを示します。概要 の初回向けのヒントでは、まず 会社情報 と 税務 を設定するよう案内しています。この 2 つは、すべての見積書、請求書、領収書に印刷されるためです。ライセンスはここにはありません。サイドバーの ライセンス にあり、各ユーザーのアカウントは ユーザーアカウント にあります。

できること

組織

• 会社情報：自社の会社名、登録番号、オフィス住所、書類の連絡先行、アカウント作成時に決まる 国 と 基準通貨、タイムゾーン、新しい顧客番号の 顧客コードの接頭辞、連絡先と個人顧客のフォームから性別や生年月日などの項目を非表示にする Personal details（個人情報）、そして書類の種類ごとの番号の付け方を設定する 帳票番号 です。会社情報と帳票番号を参照してください。
• 通知：会社の既定のメールルール、メールチャネル、システム ToDo ルールです。通知設定を参照してください。
• AI：AI アプリの接続と組み込みアシスタントに関する会社のスイッチ、およびその上限と使用量です。AI の設定を参照してください。
• 紹介プログラム：自社の紹介リンクと、そのリンクから登録した会社です。自社でこのプログラムを利用できる場合にだけ表示されます。

営業

• 営業プロセス：商談のステージと受注確度です。商談ステージを参照してください。
• アクティビティのサブタイプ：タスク、予定、やり取りの下に自社で記録する目的です。
• 書類設定：レターヘッドと、各書類の印刷デザインです。レターヘッドとデザインを参照してください。
• 標準テンプレート：書類に挿入する条項、備考、メールの文面です。標準テンプレートを参照してください。
• 承認：見積書、請求書、クレジットノートを発行前に承認者の確認待ちにするルールです。書類の種類ごとに設定し、オンにするまではオフです。書類の承認を参照してください。

財務

• 税務：自社の国、税の登録、書類に印刷されるラベル、書類で選択できる税コードです。会社と税を参照してください。
• 通貨と為替：基準通貨 と、各通貨の基準通貨に対するレート、取得元、最終更新日時、最新 か 古い かです。レートを更新 を選択すると、すぐに新しいレートを取得します。通貨と為替レートを参照してください。
• 入金と消込：支払条件 ブロックの 既定の支払条件 と、上限 ブロックの Bank charges limit per receipt（領収書 1 件あたりの銀行手数料の上限）と Small write-off limit per invoice（請求書 1 件あたりの少額償却の上限）です。新しい請求書は、顧客に自分の支払条件がないときに既定の条件を使い、支払期日を請求日から数えます。発行済みの請求書は変わりません。会社の PaymentTerm 選択肢セットから選ぶか（COD、NET 7、NET 14、NET 30、NET 60 が用意されています）、なし を選びます。独自の条件（NET 45 など）はカスタム項目で追加します。上限を超える差額は入金の記録時に拒否され、0 にするとその種類の差額はオフになります。入金差額を参照してください。

データ

• カスタムフィールド：レコードに追加する自社独自の項目と、ドロップダウンの選択肢セットです。カスタム項目を参照してください。
• 製品カタログ：商品の絞り込みに使うカテゴリーとメーカーです。カテゴリとメーカーを参照してください。
• データのインポート：表計算ファイルから顧客、連絡先、商品を読み込み、インポートを元に戻します。データのインポートを参照してください。
• 会計エクスポート：発行済みの請求書とクレジットノートを、Xero、QuickBooks Online、Excel、PDF 用にダウンロードします。会計エクスポートを参照してください。

ユーザーとセキュリティ

• ユーザーと権限：ユーザーを管理 と ロールを管理 へのショートカット、Session timeout（セッションのタイムアウト）と Concurrent sessions per user（ユーザーあたりの同時セッション数）、そして 2段階認証 のルールです。ユーザーアカウント、ロールと権限、自社のセキュリティ設定を参照してください。
• 共有とチーム：既定のアクセス、共有ルール、チーム、報告ラインです。共有とチームを参照してください。
• 監査ログ：いつ誰がレコードを変更・閲覧したかです。監査と履歴を参照してください。

入力する値があるページ（会社情報、通知、通貨と為替、入金と消込、ユーザーと権限 など）では、下部のバーに 保存 と キャンセル があります。保存 は、何かを変更するまでオフのままです。標準テンプレート や カスタムフィールド のようにレコードを一覧するページでは、操作のたびに保存されます。未保存の変更がある状態で離れようとすると、変更を破棄しますか？ と確認されます。

権限

システム設定を開くには System（システム）の View（閲覧）権限、設定を変更するには System の Edit（編集）権限が必要です。View 権限だけの場合は、ロールで閲覧はできるが変更はできないことがページに表示されます。一部のページにはロールの制御も必要で、ない場合はナビゲーションに表示されません。通知 には Manage notification settings（通知設定を管理）、アクティビティのサブタイプ には Manage activity sub-types（アクティビティのサブタイプを管理）、AI のアシスタントには Manage AI assistant settings（AIアシスタントの設定を管理）、データのインポート には Import data（データをインポート）、会計エクスポート には Bulk export documents（書類の一括エクスポート）が必要です。2段階認証 のセクションには Manage sign-in security（サインインのセキュリティを管理）が必要です。

自社で使っていないモジュールに属するページも表示されません。営業プロセス は商談、アクティビティのサブタイプ は活動、入金と消込 と 会計エクスポート は請求書のモジュールに属します。

この仕組みの理由

1 つの設定を 1 か所で、全員に。 税の登録番号、帳票番号の形式、セッションのタイムアウトは、社内の全員で同じでなければなりません。そうでなければ、2 人が食い違う書類を発行してしまいます。会社全体の選択をここに集め、System の Edit 権限で保護することで、信頼できる少数の方が変更し、ほかの全員はその結果のもとで作業できます。

使えないページは表示されません。 開いてみたら「許可されていません」と表示されるリンクは、時間の無駄です。ナビゲーションには、ロールで開くことができ、かつ自社が easySales のその機能を使っているページだけが表示されるため、表示されているものはすべて操作できます。

未保存の変更はページごとに保持され、失われる前に確認されます。 税や採番などの設定は、その後に発行するすべての書類に影響します。概要 の点と 変更を破棄しますか？ の確認によって、途中の変更が誤って保存されたり、忘れられたりすることを防ぎます。

効率よく使うコツ

• スクロールせずに検索します。 設定を検索 は各ページの名前と 1 行の説明に一致するため、「レターヘッド」と入力すると 書類設定 が、「レート」と入力すると 通貨と為替 が見つかります。
• よく使うページをブックマークします。 設定ページにはそれぞれ専用のアドレスがあるため、ブックマークやチームのメモに貼ったリンクから直接開けます。
• 概要のヒントの順に設定します。 まず 会社情報 と 税務 を設定します。これらはすべての書類に印刷されます。続いて帳票番号とレターヘッドを確認してください。
• ご自身の設定はここではなく、マイプロフィールで変更します。 言語、タイムゾーン、日付の形式、個人の通知の選択は、ユーザーメニューの マイプロフィール にあります。マイプロフィールを参照してください。
• 設定を変更した人は監査ログで確認します。 会社情報 や 帳票番号 などのページで保存した変更は、変更した人と日時とともに記録されます。会社名の変更と帳票番号の設定の変更は、変更前と変更後の値も表示されます。監査と履歴を参照してください。

例

初日に Lim & Co を設定する。 Administrator ロールを持つ Mei Tan が システム設定 を開きます。概要 のヒントでは、まず 会社情報 と 税務 を設定するよう案内されています。

1. 会社情報 で会社名とオフィス住所を確認し、書類の連絡先行 に電話番号を追加して、保存 を選択します。
2. 税務 で Lim & Co の GST 登録を記録し、請求書で GST 9% を課税できるようにします。
3. 設定を検索 に「レターヘッド」と入力して 書類設定 を開き、ロゴをアップロードします。

同僚の Daniel Lim は、System の View 権限だけを持つ Custom Role（カスタムロール）です。Mei が入力した内容は閲覧できますが、会社情報 と 税務 には、ロールでこれらの設定の閲覧はできるが変更はできないことが表示されます。

よくある質問

• システム設定は誰が変更できますか？ ロールに System の Edit 権限がある方です。Administrator ロールにはこの権限があります。System の View 権限だけの場合は、ページを閲覧できますが保存はできません。ロールと権限を参照してください。
• 同僚には表示される設定ページが自分に表示されないのはなぜですか？ 一部のページには、System の権限に加えて、データのインポート に対する Import data のようなロールの制御が必要です。また、自社がそのモジュールを使っている場合にだけ表示されるページもあります。管理者にロールの確認を依頼してください。
• 設定の変更は全員に適用されますか？ はい。システム設定 の内容はすべて会社全体に適用されます。ご自身の言語、タイムゾーン、通知の選択は マイプロフィール にあります。
• ユーザー数やプランはどこで変更しますか？ システム設定ではなく、サイドバーの ライセンス で変更します。プランまたは席数の変更を参照してください。
• 保存せずに設定ページを離れるとどうなりますか？ 先に 変更を破棄しますか？ と確認されます。ページにとどまって 保存 を選択するか、変更を破棄するかを選びます。
• 設定を変更した人を確認できますか？ はい。会社情報 や 帳票番号 などのページで保存した変更は、変更した人と日時とともに 監査ログ に記録されます。会社名の変更と帳票番号の設定の変更は、変更前と変更後の値も表示されます。監査と履歴を参照してください。

関連ページ

• 会社情報
• 会社と税
• ロールと権限
• 自社のライセンス
• 書類とテンプレート