機密項目
AI 用にコピー
ロールでは、レコードを扱えるようにしたまま、その一部の項目を見せないようにできます。顧客の携帯電話番号、連絡先の生年月日、見積の裏にある原価などです。このページはロールを設定する担当の方向けです。これらの項目はユーザーごとではなく、ロールごとに設定します。
始める前に
見出し：始める前にロールを変更するには カスタムロールを管理 の制御が必要です。機密項目 はカスタムロールの一部で、標準ロールは変更できません。この機能はご契約のプランによります。プランに含まれない場合、このセクションは表示されず、レコードを開けるユーザーにはすべての項目が表示されます。
手順
見出し：手順- サイドバーの ユーザーアカウント を選択し、ロール タブを選択して、カスタムロールを開くか 新規ロール を選択します。
- 機密項目 までスクロールします。各行が 1 つの項目グループで、表示 と 編集 のレベルがあります。
- グループごとに 表示 を アクセスなし、すべてのレコード、自分のレコードのみ のいずれかに設定します。原価と粗利 で選べるのは アクセスなし と すべてのレコード だけです。
- 編集 も同じ方法で設定します。編集 が 表示 より広くなることはありません。表示 が アクセスなし の場合、編集 もオフになります。
- 変更を保存 を選択します。新しいロールの場合は ロールを作成 を選択します。
5 つのグループは次のとおりです。
| 項目 | 対象 |
|---|---|
| メールアドレス | 連絡先とリードのメールアドレス |
| 電話番号 | 顧客、連絡先、リードの電話、携帯電話、FAX |
| 住所 | 顧客、連絡先、リードの番地、市区町村、都道府県・州、郵便番号。国は制限されません |
| 個人情報 | 連絡先の性別、生年月日、言語、収入、婚姻状況、子ども |
| 原価と粗利 | 商品の原価、見積明細の原価、見積書と商談の原価・利益・粗利 |
操作後の状態
見出し：操作後の状態変更は、そのロールのユーザーが次にレコードを開いたときに反映されます。表示できないグループは次のようになります。
- メールアドレスは先頭の 1 文字とドメインだけが表示されます（例：
a***@acme.sg）。 - 電話番号は末尾 4 桁が隠されます（例：
9123 ****）。 - 住所の行は
****と表示されます。 - 個人情報と原価は表示されず、フォームには 非表示 と表示されます。
表示はできても編集できないグループの項目は読み取り専用になり、このロールでは変更できません。 と表示されます。
知っておきたいルール
見出し：知っておきたいルール- 自分のレコードのみ は、ユーザーが担当するレコードにそのレベルを適用します。ほかのレコードでは、そのグループは伏せ字または非表示になります。
- グループの項目で検索、並べ替え、絞り込みを行うには、表示 が すべてのレコード である必要があります。
- 同じ制限が、一覧、Excel にエクスポート、AI チャット、@easy、接続した AI アプリにも適用されます。
- 見積書、請求書、クレジットノートの PDF には影響しません。書類には、お客様に必要な内容がそのまま印刷されます。
- 新しいロールは、すべてのグループが すべてのレコード から始まるため、変更するまで何も隠されません。
この仕組みの理由
見出し：この仕組みの理由レコードを開けることは、そのすべてを見られることではありません。 営業担当者は見積を作るために顧客の情報を必要としますが、顧客の自宅住所やその商談の粗利まで必要とは限りません。伏せ字は、メールのドメインのように正しい行を見分けられる程度の情報を残し、詳細は明かしません。
ルールは画面ではなくデータに従います。 エクスポートや AI ツールを含め、レコードがどこで読み取られても同じ制限がかかるため、フォームで隠した項目を別の方法で読むことはできません。
書類はそのまま残ります。 PDF はお客様に送るもので、お客様には双方の住所がすべて必要です。そのため、機密項目によって印刷内容が変わることはありません。
効率よく使うコツ
見出し：効率よく使うコツ- 既存のロールから始める。 新規ロールの コピー元 では、機密項目の設定もコピーされます。ロールと権限を参照してください。
- 原価は価格を決める人だけに。 販売はしても価格を決めないロールでは、原価と粗利 を アクセスなし に設定します。原価と粗利を参照してください。
- 割り当てる前に権限を確認する。 権限のリファレンスに、すべての権限が名前ごとに載っています。
Lim & Co は原価を取締役だけに見せています。 Mei Tan さんは Lim & Co の営業担当で、毎日見積を作成します。Mei Tan さんのロール Sales は Quote が すべてのレコード ですが、原価と粗利 は アクセスなし です。見積書では各明細の価格と合計が表示され、各明細の原価と見積の原価は 非表示 と表示されます。取締役の Daniel Lim さんは すべてのレコード のままで、両方が表示されます。
自分の顧客だけ。 Lim & Co のパートタイム用ロールでは、電話番号 の 表示 が 自分のレコードのみ です。このロールの担当者が担当する Harbour Café の連絡先では、携帯電話番号が 9123 4567 と表示されます。同僚の連絡先では 9876 **** と表示され、電話番号で連絡先を検索することもできません。
よくある質問
見出し：よくある質問- 項目を非表示にすると削除されますか？ いいえ。値はレコードに残り、表示できるロールのユーザーには全体が表示されます。
- 機密項目のセクションが表示されないのはなぜですか？ ご契約のプランに含まれていないか、変更できない標準ロールを開いています。
- 非表示の項目は PDF に印刷されますか？ はい。機密項目によって、見積書、請求書、クレジットノートの PDF の印刷内容は変わりません。
- 電話番号で検索できないのはなぜですか？ グループの項目で検索するには、ご自身のロールでそのグループの 表示 が すべてのレコード である必要があります。
- AI アシスタントには非表示の項目が見えますか？ いいえ。AI チャット、@easy、接続した AI アプリは、使っている人と同じ制限でレコードを読み取ります。
- 項目に「このロールでは変更できません。」と表示されるのはなぜですか？ ご自身のロールでそのグループは表示できますが、編集はできません。管理者にそのグループの 編集 の変更を依頼してください。