発行と納品

このページでは、納品書を下書きから納品済みまで進めます。各ステータスの意味は、納品書と請求書をご覧ください。

始める前に

納品書の発行、変更、納品済みへの変更、キャンセルには Delivery（納品書）モジュールの Edit（編集）、下書きの削除には Delivery の Delete（削除）の権限が必要です。Own records only（自分のレコードのみ）の場合は、ご自身が担当者である納品書を扱えます。

手順

1. 納品書を開きます。上部のメインボタンは、納品書のステータスに応じて変わります。
2. 下書き では、編集 を選択して明細行と内容を確認し、発行 を選択します。番号（既定では DO- で始まる）と今日の日付が付き、顧客の情報は現時点の内容で確定します。
3. ドライバーと車両を使う場合は ドライバー と 車両 を入力して、商品とともに納品書をお渡しします。
4. お客様が商品を受け取ったら、納品済みにする を選択します。納品完了日（納品書の日付より前、今日より後は指定できません）と 受領者 を入力し、納品済みにする を選択します。
5. 署名済みの控え カードで 署名済みの控えをアップロード を選択し、署名済みの書類、またはその写真を添付します。
6. 発行済みまたは納品済みの納品書を取り下げるには、··· メニューの 納品書をキャンセル を選択し、理由 を入力します。下書きを破棄するには、代わりに 下書きを削除 を選択します。

複数の納品書をまとめて納品済みにするには、納品書 の一覧でチェックを入れ、納品済みにする を選択して 納品完了日 を入力します。発行済みでない納品書や、日付がその日より後の納品書はスキップされ、スキップした件数がメッセージに表示されます。一括操作では 受領者 は入力しません。後から各納品書で追加してください。

納品書を同僚に引き継ぐには、··· メニューの 担当者を変更 を選択します。同じメニューの 担当者の変更履歴 で、これまでの担当者を確認できます。

操作後の状態

• 発行済み：納品書に番号が付いています。明細行は残数の範囲内で、内容とともに引き続き変更できます。
• 納品済み：明細行がロックされます。変更できるのは ドライバー、車両、備考、受領者 だけです。見積書から作成した納品書、または単独作成の納品書は、この後請求書にできます。メインのボタンは 請求書を作成 になります。
• キャンセル済み：納品書は履歴と理由とともに一覧に残り、数量は元の請求書または見積書に戻ります。

納品書の印刷

ページ上部の PDF を選択すると、納品書が新しいタブで開きます。下書きを含め、どのステータスでも印刷できます。Delivery の View（閲覧）権限が必要で、Word 形式のダウンロードはありません。レイアウトは システム設定 → 書類設定 の納品書のデザインで決まります。組み込みデザイン、フォームで作成したデザイン、またはアップロードした Word ファイルです。

• 見出しは DELIVERY ORDER で、品目と数量が価格、税、合計なしで記載されます。シリアル番号の列は、シリアル番号のある明細行がある場合にのみ表示されます。
• Deliver To（納品先）には、納品書自体の納品先住所、それがない場合は発行時に確定した顧客の請求先住所が印刷されます。
• Driver や Vehicle など、値のないヘッダー行は印刷されません。下書きには番号がありません。
• 受領欄（「Received the above in good order and condition」、署名、氏名、日付、社印）は 1 ページに収まるように印刷されます。デザインで文言を変更したり、印刷しないようにしたりできます。
• 下書きには赤い DRAFT、キャンセル済みの納品書には CANCELLED の印が印刷されます。発行済みと納品済みの納品書には印は付きません。

知っておきたいルール

• 納品書を発行するには、明細行が 1 行以上必要です。
• 下書きは削除するもので、キャンセルはできません。発行済みの納品書はキャンセルするもので、削除はできません。
• 請求書にした納品書は、その請求書を取り消すか、下書きのうちに削除するか、その行を請求書から外すまでキャンセルできません。
• すでに請求済みの明細行は、請求書を取り消すか、その下書きを削除するまで、削除することも、請求済みの数量より少なくすることもできません。
• 署名済みの控え を添付できるのは納品済みの納品書だけです。PDF、画像、Office ファイルを最大 10 件まで添付できます。キャンセル済みの納品書は、ファイルをダウンロードできますが、追加も削除もできません。
• 履歴タブには、すべての変更、発行、納品、キャンセルが記録されます。

注意

キャンセルは元に戻せません。もう一度納品するには、新しい納品書を作成してください。

この仕組みの理由

納品済みの納品書は、お客様の署名と一致します。 商品が受け取られると、お客様が署名した書類が双方の保管する記録になります。明細行をロックすることで、自社の控えはお客様の控えと同じ内容に保たれます。誤った納品はキャンセルして新しく作り直して訂正するため、両方の版が記録に残ります。

納品完了日は、商品が届いた日です。 記録するのが数日後になることもあるため、easySales は実際の日付を求めます。未来の日付や、納品書の日付より前の日付にはできません。請求書を作成 で商品を請求すると、税の設定で請求書に取引日が表示される場合、その日付が取引日に入るため、売上が正しい期間に計上されます。

発行すると顧客の情報が確定します。 発送した書類には、その日時点の住所と連絡先が記載されています。後で顧客の情報を変更しても、すでに行った納品の記録は書き換わらないため、再印刷しても署名済みの控えと一致します。

効率よく使うコツ

• 下書きを印刷して確認します。 PDF は下書きでも使え、DRAFT の印が付くので、発行前にレイアウトを確認できます。
• 印刷前にドライバーと車両を入力します。 値のないヘッダー行は印刷されないため、お客様の現場で求められる場合は先に入力してください。
• 署名はスマートフォンからアップロードします。 納品済みの納品書をスマートフォンで開き、署名済みの控えをアップロード を選択して、署名済みの書類の写真を添付します。
• 1 日分の納品をまとめて納品済みにします。 納品書 一覧で発行済みの納品書にチェックを入れ、納品済みにする を選択します。納品書を参照してください。
• そのまま請求書に進みます。 見積書から作成した納品済みの納品書や単独作成の納品書では、すべてを請求するまでメインのボタンが 請求書を作成 になります。納品分の請求を参照してください。

例

納品の最初から最後まで。 Mei Tan は、Harbour Café の請求書のバースツール 8 脚のうち 5 脚について DO-10000040 を作成します。ドライバー を入力して発行し、バン用に印刷します。10 月 20 日、カフェのマネージャーの Jason Ong がスツールの受け取りに署名します。スタジオに戻った Mei は 納品済みにする を選択し、10 月 20 日と、受領者 に「Jason Ong」を入力して、署名済みの書類の写真をアップロードします。請求書の 納品 カードには、スツールが 納品済み 5、残数 3（8 − 5）と表示されます。

納品済みの数量を訂正する。 同じ日の午後、Mei は DO-10000040 の 5 脚のうち無傷で届いたのは 4 脚だけで、カフェが 4 脚分に署名したことを知ります。明細行はロックされているため、Mei は理由に「スツール 1 脚破損、4 脚受領」と入力して DO-10000040 をキャンセルします。5 脚は請求書に戻り、残数 は 8 になります。Mei は 4 脚分の DO-10000041 を作成して発行し、10 月 20 日、受領者 Jason Ong で納品済みにします。カードには 納品済み 4、残数 4（8 − 4）と表示されます。

よくある質問

• 納品済みにした後で納品書を変更できますか？ 変更できるのは ドライバー、車両、備考、受領者 だけです。それ以外を訂正するには、キャンセルして新しく作成してください。
• 以前の日付で納品を記録できますか？ はい。納品完了日 には、納品書の日付から今日までの日付を指定できます。納品書の日付は発行した日なので、商品を出荷する前に発行してください。
• 納品書をキャンセルできないのはなぜですか？ 請求書を作成 で請求済みになっています。その請求書を取り消すか、下書きのうちに削除してから、納品書をキャンセルしてください。
• お客様の署名はどう添付すればよいですか？ 納品済みになったら、署名済みの控え カードで 署名済みの控えをアップロード を選択します。PDF、画像、Office ファイルを最大 10 件まで添付できます。
• 発行前に納品書を印刷できますか？ はい。下書きは DRAFT の印付き、番号なしで印刷されます。
• 署名欄なしで納品書を印刷できますか？ はい。納品書 のデザインで署名欄を印刷しないように設定すれば可能です。レターヘッドとデザインを参照してください。

関連ページ

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