連絡先

連絡先とは、お客様側の担当者です。話をする相手であり、見積書や請求書の宛先であり、フォローアップの対象となる人物です。連絡先はすべていずれかの顧客に属し、1 件の法人顧客には、その会社でやり取りする人数分の連絡先を登録できます。

表示場所

サイドバーで 連絡先 を選択します。一覧には、ご利用のロールで閲覧できる人物が表示されます。追加するには 新規連絡先 を選択します。氏名を選択すると連絡先が開き、その人物の顧客、見積書、活動、同意状況、履歴を確認できます。

できること

• 法人顧客の下に連絡先を作成する。
• マーケティングの同意状況を含め、連絡先を確認・更新する。
• 追加する前に重複を確認する。
• 連絡先の ··· メニューから、その連絡先の担当者を変更する。

連絡先の位置づけ

見積書や請求書では連絡先を指定し、顧客はその連絡先から決まります。書類の宛先は、連絡先の 郵送先住所（連絡先ページでは 請求先 と表示）です。連絡先に住所がまったくない場合は、顧客の請求先住所が使われます。

個人顧客は 1 人の人物です。easySales はその人物を顧客自身の連絡先として保存し、情報は連絡先ではなく顧客側で変更します。

用語

• 連絡先：顧客に紐づく人物です。
• 連絡先の担当者：その連絡先を担当する同僚です。
• 郵送先住所：その人物宛てに使用する住所です。
• 同意状況：その人物がマーケティングメール、電話、SMS、FAX を拒否しているかどうかです。

よくある誤解

• 連絡先はお客様そのものではありません。お客様を表すのは顧客です。
• 同じ会社の複数の担当者のために複数の顧客を作成する必要はありません。1 人ずつ連絡先として追加します。
• easySales にサインインするユーザーは連絡先ではありません。
• 拒否を記録しても、何かがブロックされるわけではありません。チームが確認して従うための記録です。

権限

連絡先の一覧表示と閲覧には Contact（連絡先）モジュールの List（一覧）と View（閲覧）、作成と変更には Add（追加）と Edit（編集）、無効化には Delete（削除）の権限が必要です。Own records only（自分のレコードのみ）に設定されたロールでは、自分が担当する連絡先に加え、自社の共有設定によって許可された連絡先を扱えます。

この仕組みの理由

宛先は担当者、請求は会社です。 見積書を承認する方と、支払を行う方が別であることはよくあります。各書類は選択した連絡先宛てに送られ、お客様の未回収額は、請求書がその会社のどの担当者宛てであっても顧客に集計されます。

担当者は変わっても、お客様は変わりません。 お客様側の担当者が異動や退職をしたときは、後任者を追加して以前の連絡先を無効化します。お客様の見積書、請求書、残高は顧客に残り、過去の書類は送付時の宛名を保持します。

1 件の連絡先は 1 件の顧客に属します。 連絡先はちょうど 1 件の顧客に属するため、その方宛ての書類はすべて 1 件のお客様の残高と取引明細書に計上され、2 件に分かれることはありません。

効率よく使うコツ

• 氏名以外でも検索します。 連絡先 の検索ボックスでは、顧客、メールアドレス、電話番号でも検索できます。一覧と列を参照してください。
• 顧客から連絡先を追加します。 顧客の 連絡先 タブの 新規連絡先 では、顧客とその住所が入力されます。連絡先の作成を参照してください。
• その場で電話を記録します。 連絡先の上部にある アクティビティを記録 で、その人物に対するメモ、タスク、予定、連絡を記録できます。活動の投稿を参照してください。
• 人物のリストをまとめて取り込みます。 データのインポートでは、.xlsx または .csv ファイルから連絡先を顧客とあわせて取り込めます。

例

Lim & Co は Harbour Café Pte Ltd の 2 人とやり取りしています。オーナーの Grace Wong が見積書を承認するため、Mei Tan は内装工事の見積書を Grace 宛てにします。

日々の運営は Ahmad Salleh が担当しているため、現地調査や連絡は Ahmad に対して記録します。2 人とも同じ顧客の連絡先で、顧客の 活動 タブには、それぞれとのフォローアップが表示されます。

2 号店。 Harbour Café が Tampines に支店を開き、Ahmad がそちらに異動します。Mei は Ahmad の連絡先を編集し、支店の住所を 郵送先住所 に入力します。Ahmad 宛ての支店カウンターの見積書には Tampines の住所が印刷されます。Grace 宛ての見積書には引き続きカフェの請求先住所が印刷され、どちらも同じ 1 件の Harbour Café の顧客に計上されます。

よくある質問

• 顧客なしで連絡先を追加できますか？ できません。連絡先の書類はその顧客に請求されるため、顧客 は必須です。先に顧客を作成してください。
• 1 つの会社の担当者全員を確認するにはどうすればよいですか？ 顧客の 連絡先 タブを開くか、連絡先 の検索ボックスに会社名を入力してください。
• お客様側の担当者が退職したらどうすればよいですか？ 新しい担当者を連絡先として追加してから、··· メニューの 連絡先を無効化 で以前の連絡先を無効化します。すでに送付した書類は、その方の名前を保持します。連絡先の詳細を参照してください。
• 連絡先にメールアドレスは必要ですか？ 必要ありません。自社でほかの項目を必須にしていない限り、必須なのは 氏名、顧客、連絡先の担当者 だけです。
• 連絡先とリードは同じものですか？ 違います。リードは、まだ見込みを確認している相手です。リードを変換すると、その人物を最初の連絡先とする法人顧客を作成するか、既存の顧客に連絡先を作成できます。リードの変換を参照してください。

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