ロールと共有

同僚が easySales でできることは、2 つのものによって決まります。ロール は、各モジュールでどの操作を、誰のレコードに対して実行できるかを定めます。自社の 共有設定 は、自分のレコードに限定されている人にとって、どの同僚のレコードまでアクセスできる範囲に含まれるかを決めます。この 2 つの関係を理解しておくと、各担当者に業務に必要なアクセス権を与えられます。

しくみ

各モジュールには 一覧、表示、追加、編集、削除 の 5 つの操作があります。ロールでは、操作ごとに次の 3 つのレベルのいずれかを設定します。

• アクセスなし：その操作は拒否されます。
• すべてのレコード：自社のその種類のすべてのレコードが対象です。
• 自分のレコードのみ：ユーザーが担当するレコードと、共有設定によって開放されたレコードが対象です。

どの会社にも、変更できない標準ロールが 2 つあります。Administrator（管理者）は、すべての権限が すべてのレコード です。Viewer（閲覧者）は、顧客、連絡先、見積書、請求書、クレジットノートを 自分のレコードのみ で 一覧 と 表示 でき、閲覧できるレコードの活動を読めるだけで、ほかの権限はありません。それ以外の組み合わせは、自社で作成するカスタムロールです。

共有が関係するのは 自分のレコードのみ の場合だけです。4 つのタブで、それぞれアクセスできる範囲を広げます。既定のアクセス は、レコードの種類ごとの公開範囲を設定します。共有ルール は、あるチームのレコードを別のチームに開放します。チーム は同僚をグループにまとめ、チームリーダー は自分が率いるチームとその下位チームのレコードにアクセスできます。報告先 は報告関係を記録し、マネージャーは部下のレコードにアクセスできます。

ポイント

• 操作を決めるのはロールです。共有によって アクセスなし が覆ることはありません。共有されたレコードの閲覧には 表示、変更には 編集 が必要です。
• システム設定 で選べるのは アクセスなし と すべてのレコード だけです。
• ロールには 5 つの操作のほかに、レコードを移管 と、カスタムロールを管理、ロールを割り当て、少額の入金差額を償却する、貸倒れを償却する などの ロール管理 の制御があります。これらは常に会社全体に対して機能します。
• ロールを作成、変更できるのは カスタムロールを管理 を持つ人だけで、ユーザーにロールを割り当てられるのは ロールを割り当て を持つ人だけです。
• Administrator 以外の人が作成、編集、割り当てできるのは、自分の権限を超えないロールだけです。自分自身のロールや、自分にアクセス権を与えているカスタムロールは、誰も変更できません。
• 商品、ユーザー、領収書には共有がありません。自分のレコードのみ では、自分のものにだけアクセスできます。活動は、投稿されたレコードまたはスペースに従います。

用語

• ロール：ユーザーが業務を行うときの権限のセットです。各ユーザーに 1 つずつあります。
• 標準ロール：Administrator または Viewer です。どちらも編集できません。
• カスタムロール：自社で作成し、変更できるロールです。
• 権限レベル：アクセスなし、すべてのレコード、自分のレコードのみ のいずれかで、各モジュールの操作ごとに設定します。
• 共有設定：既定のアクセス、共有ルール、チーム、報告先 です。
• 報告先：各ユーザーの報告先で、共有がたどる報告関係です。

よくある誤解

• レコードを共有しても、ロールで拒否されている操作ができるようにはなりません。
• すべてのレコード と 自分のレコードのみ は、誰のレコードかを表すもので、役職の上下を表すものではありません。
• すべてのレコード や アクセスなし の人には、共有設定は何も影響しません。
• ユーザーのページにある チーム（テキスト） は自由入力のラベルで、共有設定のチームではありません。

表示場所

ロールは ユーザーアカウント の ロール タブにあります。ロールと権限を参照してください。共有は システム設定 の 共有とチーム にあります。共有とチームを参照してください。

この仕組みの理由

ロールは「何を」、共有は「誰のものを」決めます。 5 人のデザイナーが同じロールを使っていても、表示される顧客はそれぞれ異なります。レコードは共有と担当者で決まり、操作はロールで決まるためです。1 人に 1 つのロールを作る必要はなく、少数のロールで運用できます。

共有で広がるのは閲覧できる範囲だけで、できる操作は広がりません。 共有ルールはレコードを開放しますが、ロールで削除が許可されていない人に請求書の削除を許すことはできません。そのため、すべてのロールを見直さなくても、あるチームのレコードを別のチームに安心して開放できます。

自分のアクセス権を引き上げることは誰にもできません。 ユーザーは自分のロールを変更できず、Administrator 以外の人は、自分の権限を超えるロールを与えることができません。アクセス権の変更には必ず別の人が関わるため、お客様のデータと自社の財務記録が守られます。

影響の大きい制御は会社全体に適用されます。 貸倒処理やロールの管理は、帳簿や全員のアクセス権に影響します。そのため、これらの制御はロールでオンかオフのどちらかで、自分のレコードに限定されることはありません。

効率よく使うコツ

• 新しいロールは既存のロールから始めます。 コピー元 でカスタムロールの権限を新しいロールに入れておけば、異なる部分だけを変更できます。ロールと権限を参照してください。
• 同僚をチームにまとめます。 2 つのチームの間に共有ルールを 1 つ設定すれば、1 人ずつレコードを共有する必要はありません。共有とチームを参照してください。
• 報告関係は一度だけ登録します。 報告先 を設定し、階層に基づいてアクセスを付与 をオンにすると、マネージャーは すべてのレコード のロールがなくても部下のレコードにアクセスできます。共有とチームを参照してください。
• 1 件の顧客を 1 人の同僚に開放します。 顧客の 顧客チーム では、その顧客だけへのアクセス権を与えられます。顧客の詳細を参照してください。
• レベルを設定する前に確認します。 権限の一覧に、各モジュールの操作で何ができるかがまとめてあります。

例

Lim & Co のデザイナーは、顧客、担当者（連絡先）、見積書、請求書 を 自分のレコードのみ にしたカスタムロールを使用しています。Daniel Lim は 既定のアクセス で 顧客 を 非公開 に設定し、報告先 で Mei Tan と Priya Nair の報告先を自分にします。Mei には自分の顧客だけが表示され、Daniel には自分、Mei、Priya の顧客が表示されます。

入金管理用のロール。 Priya は会社全体の入金のフォローを担当しています。Daniel はデザイナーのロールをコピーして新しいロール「Collections」を作成し、次のように変更します。

モジュールまたは制御	設定
顧客、担当者（連絡先）— 一覧、表示	すべてのレコード
請求書 — 一覧、表示、編集	すべてのレコード
見積書 — すべての操作	アクセスなし
少額の入金差額を償却する	オン

これで Priya は、すべての顧客と請求書を開き、入金を記録し、各顧客の 取引明細書 を確認できます。取引明細書は、すべての請求書を閲覧できるロールにだけ表示されます。見積書は閲覧も作成もできません。

よくある質問

• ロールと共有の違いは何ですか？ ロールは、どの操作をどのレベルで実行できるかを決めます。共有は、レベルが 自分のレコードのみ のときに、どの同僚のレコードを自分のものとして扱うかを決めます。
• Viewer のロールでは何ができますか？ 自分が担当する、または共有によって開放された顧客、連絡先、見積書、請求書、クレジットノートを一覧表示して開き、その活動を読むことができます。作成や変更はできません。
• 1 人のユーザーに複数のロールを割り当てられますか？ いいえ。各ユーザーのロールは 1 つです。より多くのアクセス権が必要な場合は、範囲の広いカスタムロールを割り当てるか、共有や 顧客チーム を使います。
• 自分のロールを変更できますか？ いいえ。ロールを割り当て を持つ別の人に依頼してください。これにより、誰も自分のアクセス権を引き上げることができません。
• 共有は、すべてのレコードのユーザーにも影響しますか？ いいえ。そのユーザーは、すでにその種類のすべてのレコードにアクセスできます。共有が広げるのは 自分のレコードのみ の範囲だけです。
• ロールを作成・編集できるのは誰ですか？ ロールに カスタムロールを管理 がある人です。Administrator でない場合、付与できるのは自分のロールにある権限だけです。

関連ページ

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• 権限の一覧