遅れずに請求する
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早く入金していただく一番の近道は、早く請求することです。納品の 1 週間後に送った請求書は、支払いも 1 週間遅れます。宛名の誤り、注文番号の記載漏れ、わかりにくい金額がある請求書は差し戻され、さらに遅れます。この記事では、請求のタイミング、確認すべき点、easySales で請求を素早く一貫して行う方法を説明します。
基本の進め方
見出し：基本の進め方納品した日に請求する。 仕事を終える手順の一部にします。作業を引き渡したら、請求書を送ります。長期のプロジェクトでは、最後にまとめて請求するのではなく、見積書で合意したとおり段階ごとや月ごとに請求します。
お客様からいただいた情報を使う。 登記上の会社名、請求先住所、税登録番号（ある場合）、注文番号（使用している場合）です。大企業の経理部門は、自社の注文番号が記載されていない請求書を保留にすることがあります。
合意した金額と一致させる。 承諾された見積書から請求書を作成すれば、明細、価格、条件が同じになります。わずかでも差があると、問い合わせのもとになります。
支払条件だけでなく支払期日を書く。 「30 日」より「10 月 23 日期日」のほうがはっきりしており、リマインダーもこの日付から数えます。
支払いを担当する方に送り、発注した方を CC に入れる。 最初の段階で、お客様に経理ご担当のメールアドレスを伺っておきます。送付後は、受け取ったかどうかを確認していただきます。
送る前に PDF を確認する。 表記、金額、税、支払期日、自社の振込先を確認します。発行後の訂正には、クレジットノートが必要です。
easySales での操作
見出し：easySales での操作- 見積書から作成する。 承諾された見積書で 請求書を作成 を選択すると、明細、連絡先、支払条件、取引条件 が引き継がれます。請求書の作成を参照してください。
- 段階ごとに請求する。 見積書の請求計画で、着手金、マイルストーン、定期の期間をあらかじめ設定でき、各段階がそれぞれ 1 枚の請求書になります。
- 納品した商品をまとめて請求する。 納品書で出荷した商品は、納品済みの納品書から 1 枚の請求書を作成できます。納品分の請求を参照してください。
- 定期的な請求は自動で下書きする。 定期請求書は毎期同じ請求書を作成します。内容を確認して発行します。作成時期が来た定期請求は ToDo に表示されます。
- お客様の注文番号を入力する。 請求書に 顧客の注文番号 を入力します。発行後も変更できる項目の 1 つです。発行済み請求書の編集を参照してください。
- 支払条件と支払期日を確認する。 支払条件 と 支払期日 は並んで表示されます。条件はお客様のもの、なければ会社の既定の条件で、支払期日は請求日から計算されます。支払期日 は必須で、ご自身で入力した日付はそのまま残ります。
- PDF を確認してから発行する。 PDF で書類を表示します。下書きの間は見出しが PROFORMA INVOICE（仮請求書）になります。請求書を発行 で請求書番号が付きます。PDF を保存または印刷し、ご自身で送付します。請求書の発行と請求書の PDFを参照してください。
- 請求書をフォローする と、入金されたときにメッセージセンターでわかります。書類のフォローを参照してください。
そのまま使える文例
見出し：そのまま使える文例請求書の送付
件名：請求書送付のご案内（INV-10000319／お支払期日 10 月 23 日）
[お名前]様
いつもお世話になっております。Lim & Co の[氏名]です。
9 月 23 日に設置いたしましたカウンターと照明につきまして、請求書 INV-10000319（SGD 2,260.00）を添付にてお送りいたします。 お支払期日は 10 月 23 日です。お振込先は請求書に記載しております。 お手数ですが、受領のご確認をいただけますと幸いです。
このたびはご用命いただき、誠にありがとうございました。
請求書の送付先の確認
件名：請求書の送付先についてのご確認
[お名前]様
いつもお世話になっております。Lim & Co の[氏名]です。
初回の請求書をお送りする前に、確認させていただけますでしょうか。経理ご担当のどなたにお送りすればよろしいでしょうか。また、請求書に貴社の注文番号の記載は必要でしょうか。
何卒よろしくお願いいたします。
請求計画に沿った段階の請求書
件名：第 2 回ご請求書送付のご案内
[お名前]様
いつもお世話になっております。Lim & Co の[氏名]です。
カウンターの設置が完了いたしましたので、お見積書記載のとおり、第 2 回分の請求書（GST 込み SGD 1,079.10）を添付にてお送りいたします。お支払期日は 10 月 23 日です。
何卒よろしくお願いいたします。
よくある質問
見出し：よくある質問- 請求書はいつ送ればよいですか？ 作業や商品を納品したその日か、見積書で合意した段階の日付です。請求が 1 日遅れるごとに、入金も 1 日遅れます。
- 請求書には何を記載すべきですか？ 自社とお客様の情報、請求書番号と日付、数量と価格を含む提供内容、税額と合計、通貨、支払期日、支払方法です。国の税法によっては、タックスインボイスにさらに記載が求められます。GST とタックスインボイスを参照してください。
- 作業が終わる前に仮請求書を送れますか？ はい。下書きの請求書は PROFORMA INVOICE（仮請求書）として印刷され、前払いのお願いに使えます。発行するまで、お客様に支払義務はありません。
- 送付後に請求書を変更できますか？ 顧客の注文番号 などの参照情報だけです。金額を変えるには、クレジットノートを発行します。発行済み請求書の編集を参照してください。
- easySales は請求書をメールで送ってくれますか？ いいえ。PDF をプレビューまたはダウンロードし、ご自身で送付します。宛先も文面もご自身で決められます。
- 同じお客様に毎月請求するにはどうすればよいですか？ 定期請求書を設定します。定期請求書を設定を参照してください。