監査証跡
AI 用にコピー
easySales は、誰がいつ何を変更したかを記録しています。周りに聞いて回らなくても、「この価格を変更したのは誰か」「このお客様を別の営業担当者に移したのは誰か」がわかります。記録を編集したり削除したりすることはできません。
しくみ
見出し：しくみ同じイベントの記録が 2 か所に表示されます。
- レコードの 履歴 タブは 1 本のタイムラインで、新しい順に表示されます。各変更には、何が起きたかを示す 1 文、変更者、日時が表示され、項目のボタンを開くと、各 Field（項目）の Before（変更前）と After（変更後）の値を確認できます。誰かがそのレコードを開いた場合は、その人の 閲覧者 のエントリが同じタイムラインに表示され、AI が本人に代わって操作した場合は、名前の横のタグでどの AI かが分かります（内部アシスタント、またはサードパーティの AI アプリとその接続名）。イベントの種類ごとに専用のアイコンと色があります。
- 監査ログは システム設定 にあり、自社全体のイベントが表示されます。変更 タブには、レコードの編集、担当者の変更、発行や取消などのライフサイクルの操作、設定、ロール、共有の変更が含まれます。閲覧履歴 タブには、顧客、連絡先、見積書、請求書、クレジットノートを誰が開いたかが、1 人・1 レコードにつき 30 分ごとに 1 回表示されます。どちらのタブも、レコードの種類、人、日付で絞り込めます。
easySales は、PDF や添付ファイルがダウンロードされたときと、リクエストが拒否されたときも記録します。レコードの 履歴 タブでは、これらのイベントと 閲覧者 のエントリは、管理者（System（システム）の View（閲覧）が All records（すべてのレコード）の人）とそのレコードの現在の担当者にだけ表示されます。それ以外の人には、すべての変更と自分のダウンロードが表示されますが、閲覧のエントリも、それがあることを示す表示も出ません。移管されたレコードの新しい担当者にはそれ以前の閲覧が表示され、前の担当者には表示されなくなります。
ポイント
見出し：ポイント- 監査ログには System の View 権限が必要です。レコードの 履歴 タブには、そのレコードへのアクセス権だけが必要です。閲覧は、タブに表示される件数には含まれません。
- 設定、ロール、共有には独自のレコードがないため、それらの変更を確認できるのは監査ログだけです。
- 訂正は履歴を置き換えるのではなく、履歴に追加されます。取り消した請求書は番号と履歴を保持し、それを打ち消すクレジットノートは独立したレコードとして表示されます。
- レコードを無効化しても、その履歴は残ります。
- 見積書や請求書の 履歴 には、詳細と合計が記録されます。明細行の変更は、1 行ずつではなく、変更前後の合計として表示されます。
- 履歴は、プランで定められた期間保持されます。期間はライセンスページの データ保持 に表示されます。easySales が自社の古い記録の削除を開始するまで、何も削除されません。開始後は、期間より古い記録が毎月削除され、そこから生成されるアクティビティのタイムラインの書類イベントも一緒に削除されます。監査ログには、どの日付より前の記録が削除されたかが表示されます。
- エクスポート機能はありません。監査ログは画面で確認してください。
- 日付と時刻は、ご自身のタイムゾーンと日付の形式に従います。
用語
見出し：用語- 監査ログ：記録されたイベントの会社全体の一覧です。
- 履歴：1 件のレコードのイベントで、そのレコードのタブに表示されます。
- 変更者：変更を行った人です。
- 閲覧者：閲覧履歴 とレコードの 履歴 タブで、レコードを開いた人です。
- レコードの種類：イベントに関係するレコードの種類で、監査ログの絞り込みに使います。閲覧履歴 の 対象 列には、開かれたレコードが表示されます。
よくある誤解
見出し：よくある誤解- 変更 タブには、誰がレコードを閲覧したかは表示されません。顧客、連絡先、見積書、請求書、クレジットノートについては、閲覧履歴 に表示されます。
- 取消や無効化によって、それまでの履歴が消えることはありません。消えるのは、自社に対する削除が始まった後の、プランの保持期間によるものだけです。
- レコードにアクセスできても、会社全体の監査ログにアクセスできるわけではありません。
- 30 分以内に同じレコードを何度開いても、閲覧履歴 には 1 回だけ表示されます。
表示場所
見出し：表示場所システム設定 を開いて ユーザーとセキュリティ グループの 監査ログ を選択するか、任意のレコードを開いて 履歴 タブを選択します。手順は監査と履歴を参照してください。
この仕組みの理由
見出し：この仕組みの理由誰にも書き換えられない履歴だからこそ、誰もが信頼できます。 管理者であっても、エントリを編集したり削除したりすることはできません。お客様が価格に異議を唱えたときや、同僚が商談を動かしたのは誰かを尋ねたときも、記録が答えを示すため、言い争いになりません。
訂正は追加するもので、消すものではありません。 会計士や税務調査の担当者は、後から黙って変更された記録ではなく、誤りとそれを訂正した書類の両方を確認することを求めます。取り消した請求書とそのクレジットノートは、どちらもそれぞれの履歴とともに残ります。
誰が何を閲覧したかは、責任者だけが確認できます。 閲覧の記録からは同僚が取り組んでいる内容が分かるため、easySales はそれを、レコードを開ける全員ではなく、管理者とそのレコードの現在の担当者にだけ表示します。
アクセス権の変更も追跡されます。 ロール、共有、設定は、全員が何を閲覧し何を操作できるかを決めるものです。それらの変更を監査ログに残しておくことで、誰かのアクセス権の変更を、いつでも担当した人と日時までたどれます。
効率よく使うコツ
見出し：効率よく使うコツ- レコードから始めます。 1 件のお客様や書類についての疑問なら、会社全体を検索するより、そのレコードの 履歴 タブのほうが早く確認できます。監査と履歴を参照してください。
- 読む前にログを絞り込みます。 レコードの種類、人、期間を選択します。フィルターをクリア で最初からやり直せます。
- いつ誰が担当していたかを確認します。 レコードの ··· メニューの 担当者の変更履歴 に、担当者の変更が一つずつ表示されます。担当者の変更を参照してください。
- 退職者の直近数週間を確認します。 閲覧履歴 で人と日付を選ぶと、その人が開いたお客様と請求書が分かるので、引き継ぐ人に説明できます。レコードの移管を参照してください。
Harbour Café Pte Ltd の見積書の合計が、Mei Tan が合意したと記憶している金額より低くなっています。Mei は見積書の 履歴 タブを開き、前日に Farid Rahman が行った編集と、その変更前後の合計を見つけます。変更前は SGD 21,800.00、変更後は SGD 20,710.00 です。差額の SGD 1,090.00 は、税抜価格からの SGD 1,000.00 の値引きと、それにかかる GST の SGD 90.00（SGD 1,000.00 の 9%）です。Mei は、どの行を変更したのかを Farid に確認します。
引き継ぎの前に。 Farid Rahman は今週末で Lim & Co を退職します。Daniel Lim は監査ログの 閲覧履歴 タブを開いて Farid と過去 14 日間を選び、Farid が Harbour Café の顧客とその請求書 2 件を開いていたことを確認します。Daniel は Farid の顧客を Mei に移し、それらの請求書が Farid が回収を進めていたものだと Mei に伝えます。
よくある質問
見出し：よくある質問- easySales でレコードを変更した人を確認できますか？ できます。レコードの 履歴 タブを開くと、各変更に 変更者、日時、各項目の Before（変更前）と After（変更後）の値が表示されます。
- お客様や請求書を閲覧した人を確認できますか？ 管理者とそのレコードの現在の担当者は確認できます。閲覧者 のエントリは 履歴 タブに表示され、監査ログの 閲覧履歴 タブには、顧客、連絡先、見積書、請求書、クレジットノートについて一覧表示されます。
- 管理者は監査証跡を削除または編集できますか？ できません。誰にもできません。古いエントリが削除されるのは、自社に対する削除が開始された後、ライセンスページの データ保持 の保持期間を過ぎたものだけです。
- 監査ログを Excel にエクスポートできますか？ できません。画面で確認し、絞り込んでください。
- AI による変更も履歴に表示されますか？ 表示されます。人の名前の横のタグで、内部アシスタントとサードパーティの AI アプリのどちらが本人に代わって操作したかが、接続名とともに分かります。
- 監査ログを開けないのはなぜですか？ System（システム）の View（閲覧）権限が必要です。この権限がなくても、開けるレコードの 履歴 タブは確認できます。
- 見積書の明細行を変更しても、合計しか表示されないのはなぜですか？ 見積書と請求書の 履歴 には詳細と合計が記録されるため、明細行の変更は変更前後の合計として表示されます。