ファイルの添付

取引に関係する書類は、そのレコードと一緒に保管しましょう。お客様の署名済みの契約書や登記書類、見積書のもとになった図面、お客様から請求書のために届いた注文書などです。顧客、見積書、請求書の 添付ファイル タブに保管すれば、そのレコードで作業する全員が利用できます。

始める前に

• ファイルを表示・ダウンロードするには、そのレコードの View（閲覧）権限が必要です。Account（顧客）、Quote（見積書）、Invoice（請求書）のいずれかです。アップロードと削除には Edit（編集）権限が必要です。Own records only（自分のレコードのみ）の場合は、ご自身が開けるレコードが対象です。
• 添付できるのは、PDF、画像（PNG、JPEG、GIF、WebP、HEIC、TIFF）、Word・Excel・PowerPoint のファイル、CSV で、1 ファイル 25 MB までです。ファイル名は、PDF なら .pdf のように、ファイルの種類に合った拡張子で終わっている必要があります。
• 1 件のレコードに添付できるのは 20 ファイルまでです。

手順

1. 顧客、見積書、または請求書を開き、履歴 の隣にある 添付ファイル タブを選択します。
2. ファイルをアップロード を選択し、1 つ以上のファイルを選びます。
3. ファイルをアップロードしました、またはアップロードした件数が表示されるまで待ちます。各ファイルには、サイズ、アップロード日時、アップロードした人が表示されます。
4. ファイルを開くには、その名前を選択します。PDF と画像はウィンドウで開き、新しいタブで開く と ダウンロード を使えます。それ以外のファイルはダウンロードされます。
5. ファイルを削除するには、ごみ箱のアイコンを選択し、削除 で確定します。

操作後の状態

ファイルはレコードに残り、アップロードと削除はレコードの 履歴 に記録されます。ファイルが書類の PDF に印刷されることはなく、お客様に送られることもありません。

知っておきたいルール

• 発行済みの請求書でも、ファイルの追加と削除ができます。取消済みの請求書のファイルは残り、閲覧のみになります。
• 見積書の改訂版には、前の版のファイルが 前の版から と表示された状態で引き継がれます。古い版には、その版のファイルが残ります。
• 見積書から作成した請求書には、その見積書のファイルが 見積書 … から と番号つきで閲覧のみで表示されます。請求書自体のファイルは、その上に追加します。
• 顧客に表示されるのはその顧客自体のファイルだけで、その見積書や請求書のファイルは表示されません。
• 2 つの顧客を統合すると、重複していた顧客のファイルは残す顧客に移ります。
• 自社のすべての添付ファイルは、ライセンス ページに表示される ファイル保存容量 に含まれます。アクティビティ、仕入先の請求書、納品書のファイルも含まれます。容量がいっぱいになると新しいアップロードは受け付けられませんが、保存済みのものには影響しません。削除したファイルや、削除したレコードのファイルも、現時点では容量に含まれます。
• 種類が対象外のファイル、25 MB を超えるファイル、20 ファイルの上限を超えるファイルは、ファイル名と理由が表示されて受け付けられません。選択したほかのファイルはアップロードされます。

この仕組みの理由

書類が取引と一緒にあります。 契約書が顧客に、注文書が請求書にあれば、次にそのレコードを開いた人がメールを探さずに見つけられます。

ファイルは仕事の流れについてきます。 改訂した見積書には図面が残り、請求書には見積書のファイルが表示されるので、同じファイルを二度アップロードする必要はありません。

受け付けるのは本物の書類だけです。 ファイルは種類が確認され、ダウンロードかプレビューでしか開かれないため、有害なファイルがお客様のレコードに紛れ込むのを防げます。

効率よく使うコツ

• まとめてアップロードする。 ファイルをアップロード で、すべてのファイルを一度に選びます。
• 注文書は請求書に添付する。 お客様の注文書を添付し、その番号を 顧客の注文番号 に入力します。請求書の作成を参照してください。
• 背景がわかるようメモに添付する。 活動 タブのメモには、コメントとともにファイルを添付できます。メモを参照してください。
• 保存容量に注意する。 ライセンスページの ファイル保存容量 で、プランの上限に対する使用量を確認できます。

例

署名済みの見積書。 Kelvin Ong が Lim & Co の見積書 QN-10000123 に署名し、スキャンをメールで送ってきました。Mei Tan は見積書を開き、添付ファイル → ファイルをアップロード で QN-10000123-signed.pdf を追加します。見積書から請求書を作成すると、請求書の 見積書 QN-10000123 から にこのスキャンが表示されます。

お客様の書類。 Harbour Café から事業登録の書類と平面図が届きました。Mei は両方を Harbour Café の顧客にアップロードします。後日この顧客を引き継いだ同僚は、添付ファイル タブで見つけることができます。

よくある質問

• 見積書にファイルを添付できますか？ できます。見積書を開き、添付ファイル タブを使います。顧客と請求書にもこのタブがあります。
• 添付できるファイルの最大サイズは？ 1 ファイル 25 MB までで、1 件のレコードに 20 ファイルまでです。
• どの種類のファイルを添付できますか？ PDF、画像、Word、Excel、PowerPoint、CSV のファイルです。
• 添付ファイルはお客様に見えますか？ 見えません。ファイルは easySales の中にとどまり、PDF にも印刷されません。
• 連絡先にファイルを添付できますか？ 直接はできません。連絡先の顧客、または連絡先のメモに添付してください。
• アップロードが受け付けられなかったのはなぜですか？ ファイルの種類が対象外、ファイル名の拡張子が種類と合わない、25 MB を超えている、レコードにすでに 20 ファイルある、または自社の保存容量がいっぱいのいずれかです。
• 見積書を改訂するとファイルも移りますか？ はい。改訂版には前の版のファイルが引き継がれます。

関連ページ

• 顧客の詳細
• 見積書の改訂
• 請求書の詳細
• 自社のライセンス