スペース

スペースは、1 つの顧客レコードに限らない活動を共有する場所です。プロジェクト、チーム、「Showroom refit」のようなテーマに使います。少人数の中にとどめておくべきやり取りにはメンバー限定スペースを、全員に知らせるべきお知らせには全社スペースを使います。

全体像

どのスペースにも、次の 2 つの公開範囲のいずれかが設定されています。

設定	活動を閲覧できる人
メンバーのみ	そのメンバーと、スレッドで @ により名前が挙がった人。メンバーでない人は、参加するまで閲覧できません。
全社	ロールの アクティビティ で 閲覧 が付与されている社内の全員。

メモ、タスク、予定、連絡は、レコードと同じようにスペースにも投稿でき、返信、@ メンション、# リンクも使えます。メンバー限定スペースでは、# でレコードをリンクしても、ほかの人がアクセスできるようにはなりません。メンバー限定スペースの予定は、メンバー以外のカレンダーには 予定あり としても表示されません。

しくみ

活動は、レコードからスペースへ、スペース間で、またはスペースから スペースなし を選んでレコードへ戻すことができます。活動を開き、··· メニューの スペースへ移動 を選択し、移動先 でスペースを選んで 移動 を選択します。何かが変わる前に、easySales はアクセスできるようになる人とできなくなる人を表示します。確定すると活動が移動し、キャンセルすると元の場所に残ります。

移動できるのは、活動を書いた人、活動があるスペースの担当者、または 他の人のアクティビティを管理 を持つ人で、移動先のスペースのメンバーである必要があります。終了したスペースには新しい活動を移せません。移動した旨の行が、両方のスペースに表示されます。

表示場所

サイドバーの スペース を選択すると、閲覧できるスペースが表示されます。一覧には各スペースの 名前（メンバー限定スペースには鍵のアイコン付き）、公開範囲、担当者、メンバー、ご自身の メンバーシップ が表示されます。状態 では、終了 または すべて を選ばない限り 進行中 のスペースが表示されます。範囲 を 参加中のスペース にすると、ご自身のスペースに絞り込めます。スペースを開くと、アクティビティ と タスク のタブ、およびメンバーが表示されます。スペースの作成、参加と退出、メンバーの変更については、スペースの管理を参照してください。

ポイント

• メンバーの追加や公開範囲の変更によって、すでにスペースにあるすべての内容を閲覧できる人が変わります。確定する前に、easySales は閲覧できる人の変化を表示します。
• メンバー限定スペースから退出すると、スレッドで名前が挙がっていない限り、そのスペースを閲覧できなくなります。
• 終了したスペースは内容を保持しますが、新しい活動は受け付けません。
• 参加、退出、メンバーの変更は、すべて自社の監査ログに記録されます。

よくある誤解

• 管理者にすべてのスペースの内容が自動的に表示されるわけではありません。他の人のアクティビティを管理 を持つ人は、メンバー限定スペースがあることとそのメンバーは確認できますが、投稿を読むには参加する必要があります。参加すると、スペースの全員に参加したことを示す行が表示されます。
• 全社スペースは顧客レコードとは結び付いていません。ロールでどのレコードを閲覧できるかにかかわらず、社内の全員が読むため、お客様の詳細はそのお客様のレコードに残してください。
• ご自身がメンバーでないメンバー限定スペースは、他の人のアクティビティを管理 を持っていない限り、一覧にまったく表示されません。

この仕組みの理由

メンバーのみとは、管理者も含めてメンバーだけという意味です。 紛争、仕入先の価格、人事に関する話し合いは、スペースのメンバーの中にとどまります。管理者が読む必要がある場合は参加しなければならず、参加したことはスペースの全員に表示されるため、気づかれずに読むことはできません。

閲覧できる人の変化は、変わる前に表示されます。 活動を移動したりメンバーを追加したりすると、以前の返信を含むスレッド全体を読める人が変わります。先に名前を確認できるため、非公開の内容が誤った人に届く前に止められます。

メンバー限定スペースでは、リンクしたレコードから何も開かれません。 # で顧客をリンクすると、仕事と顧客のつながりは保たれますが、その顧客を閲覧できる全員がスペースを読めるようになるわけではありません。

お客様に関する事項はお客様のレコードに置きます。 全社スペースはレコードの権限に関係なく読まれます。お客様の詳細をレコードに置いておけば、そのお客様の閲覧を許可された人だけが読めます。

効率よく使うコツ

• ご自身のスペースだけを表示します。 範囲 を 参加中のスペース にします。名前の横の鍵のアイコンは、メンバー限定スペースの印です。
• グループに仕事を任せます。 スペースの見出しの タスクを作成 でスペースにタスクを投稿します。タスク タブには未完了のものが一覧表示されます。タスクを参照してください。
• チーム全体ではなく、1 人だけを加えます。 1 つのスレッドで同僚を @ でメンションすれば、メンバーにしなくてもそのスレッドを読んでもらえます。活動の投稿を参照してください。
• 投稿し直さずに移動します。 スペースへ移動 を使えば、返信と履歴がまとまったまま移ります。
• スレッドを読める人を確認します。 活動を閲覧できる人を参照してください。

例

メモをメンバー限定スペースに移動する

Mei Tan は、Harbour Café の顧客レコードに、カフェの支払い遅延についてメモを投稿しました。考え直して、役員だけが読めるようにしたいと思います。Mei はメモをメンバー限定スペース「Directors」に移動します。確定する前に、easySales は Marcus Tan と Siti Nadia がメンバーではないためアクセスできなくなること、新たにアクセスできるようになる人はいないことを表示します。Mei は確定します。メモは「Directors」に移り、Marcus と Siti にはカフェの顧客レコードでそのメモが表示されなくなります。

スペースを読む必要がある管理者

Daniel Lim は 他の人のアクティビティを管理 を持っています。メンバー限定スペース「Supplier pricing」を開くとメンバーは表示されますが、ページには、メンバーは見られても投稿は見られないことが表示されます。Daniel は スペースに参加 を選択します。これでスペースを読めるようになり、すべてのメンバーに Daniel が参加したことを示す行が表示されます。

よくある質問

• 管理者はメンバー限定スペースを読めますか？ 参加しない限り読めません。参加するとスペースの全員にそのことを示す行が表示され、監査ログに記録されます。
• 「メンバーのみ」と「全社」の違いは何ですか？ メンバーのみは、メンバーとスレッドで名前が挙がった人が読めます。全社は、ロールの アクティビティ で 閲覧 が付与されている全員が読めます。
• メンバー限定スペースで顧客をリンクすると、その顧客の担当者が読めるようになりますか？ なりません。メンバー限定スペースでは、# リンクによってほかの人がアクセスできるようにはなりません。
• メンバー限定スペースの会議は、同僚のカレンダーの予定をふさぎますか？ ふさぎません。メンバー以外の人には、どのカレンダーにも 予定あり としても表示されません。
• 全社スペースに投稿するには参加が必要ですか？ 必要ありません。ロールの アクティビティ で 閲覧と投稿 が付与されている人なら誰でも、進行中の全社スペースを読み、投稿できます。参加するとメンバーになります。
• 同僚が話していたスペースが表示されないのはなぜですか？ そのスペースはメンバー限定で、ご自身がメンバーではないためです。担当者に追加を依頼してください。

関連ページ

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