書類の承認

書類の承認をオンにすると、自社の規則に当てはまる見積書・請求書・クレジットノートは、発行前に別の人の承認を待ちます。それまでは番号が付かず、下書きのままです。承認は管理者がオンにするまでオフで、書類の種類ごとに設定します。

自社で書類の承認を利用できるかどうかは、ライセンスページで確認できます。承認が含まれていない場合を参照してください。

規則を設定する

1. システム設定 を開き、営業 グループの 承認 を選択します。
2. 書類の種類ごとにカードがあります。見積書（下書きを確定するときに確認）、請求書 と クレジットノート（下書きを発行するときに確認）です。
3. その種類のスイッチ（見積書の承認を必須にする など）をオンにします。カードには 承認できる人 とその人数が表示され、ロールを管理 でロールを開けます。
4. 次の場合に承認が必要 で条件を選びます。
   • 常に（すべての書類）
   • 金額が次以上：基準通貨での税抜金額です。上限と同額の場合も承認が必要です。
   • 粗利率が次未満（見積書のみ）：0～100 のパーセントです。単価はあるが原価のない明細は、承認が必要として扱います。
5. 2 つ目の条件を加えるには 条件を追加 を選択します。どちらかの条件に当てはまれば（または）承認が必要です。削除 で条件を外せます。
6. 保存します。承認設定を保存しました と表示されます。

規則の変更には System（システム）の Edit（編集）権限、閲覧には System（システム）の View（閲覧）権限が必要です。規則を変更しても、すでに承認待ちの申請には影響せず、申請時の規則で判断されます。

承認できる人がいない種類はオンにできず、画面に理由が表示されます。承認には、自社のロールが新しいロールと権限に切り替わっていることも必要です。承認がオンなのに承認できる人がいなくなった場合、カードに、止められた書類が誰にも判断されずに待ち続けるという警告が表示されます。

承認できる人

• 承認には、ロールに All records（すべてのレコード）の 見積書を承認、請求書を承認、クレジットノートを承認 の制御が必要です。Administrator（管理者）ロールは 3 つすべてを持っています。
• 承認者が判断できるのは、自分が開ける書類（その種類の View（閲覧）権限）だけです。
• この制御を持つ人が、規則に当てはまる書類を自分で発行した場合は止められません。書類はすぐに発行され、承認できる人のため規則を省略したことが監査ログに記録されます。
• 申請は、申請した本人か、その書類を編集できる人が取り下げられます。

承認を申請する

1. いつもどおり見積書を確定するか、請求書・クレジットノートを発行します。ダイアログには 承認者へのメモ 欄があります。入力は任意で、規則で書類が止められた場合にだけ送られます。
2. 規則で止められた場合は 承認を申請しました と表示され、書類に 承認待ち と表示されます。番号は付きません。

書類の発行を妨げるもの（税の行がないなど）があれば、発行したときと同じようにすぐに知らされます。承認できる人がいない場合もメッセージで知らされます。管理者に承認の制御を誰かに付与するよう依頼してください。

承認待ちの間

• 書類の変更・削除はできません：承認待ちです。この書類を変更・削除するには、先に申請を取り下げてください。
• 担当者は、個別にも一括移管でも変更できません。先に申請を取り下げるか、承認者に判断を依頼してください。
• 開くことと複製はできます。
• 書類の 承認履歴 には、申請者、日時、希望日付、メモ、規則で止められた理由（承認が必要になった理由）が表示されます。

承認・差し戻し・取り下げ

• 承認して発行 で発行ダイアログが開きます。見積書と請求書では日付が 希望日付 になっており、承認者は今日以前の日付に変更できます。確定すると書類はすぐに発行され、番号が付き、元に戻せません。
• 差し戻す で、理由 を添えて書類を下書きとして申請者に戻します。申請者は誰がなぜ差し戻したかを確認し、修正して再度発行します。規則はもう一度確認されます。
• 取り下げる で申請を終了します。書類は下書きのままで、編集して再申請できます。メモは任意です。

自分の承認待ち

見積書、請求書、クレジットノート の一覧では、承認 フィルターに 自分の承認待ち があります。ご自身が判断できる承認待ちの書類です。承認の制御がない場合は何も表示されません。

通知

• 申請すると、申請者の上長が承認できる場合は上長に、そうでなければ承認できる全員に通知されます。緊急の通知で、メッセージセンターに表示され、ご自身の設定で別に指定していなければ、すぐにメールでも届きます。
• 承認・差し戻し・取り下げは申請者に通知されます。差し戻しには理由が付きます。自分の操作が自分に通知されることはありません。
• 申請が判断されるか取り下げられると、通知は消えます。通知の受け取り方は通知設定の 承認 で選べます。

承認が含まれていない場合

ライセンスページの モジュール に、書類の承認 が 有効 または 含まれていません と表示されます。含まれていない場合:

• 見積書・請求書・クレジットノートは承認なしで発行されます。
• 承認 の設定、書類の承認履歴、自分の承認待ち は表示されず、ロールにも承認の制御は表示されません。
• 承認待ちのまま残っていた申請は、その書類を次に発行、保存、削除したときに閉じられます。
• 設定した規則は保持されます。承認が再び含まれると、規則は元どおり適用され、その間に誰も触れなかった申請は再び承認待ちになります。

この仕組みの理由

番号が付く前の確認は、発行後の訂正より手間がかかりません。 書類は発行するとロックされ、請求書の誤りを正すにはクレジットノートが必要です。金額の大きい書類や粗利率の低い書類を発行前に別の人が確認すれば、まだ下書きの段階で誤りに気付けます。

承認待ちの書類には番号が付きません。 承認されるまで下書きのままなので、差し戻されたり取り下げられたりした書類によって番号に欠番が生じることはありません。

承認された内容がそのまま発行されます。 申請が承認待ちの間は誰も書類を変更できないため、承認者は発行されるとおりの金額で判断できます。変更する場合は先に申請を取り下げ、再び申請したときに規則がもう一度確認されます。

承認できる人は、自分の規則で止められません。 自分自身に承認を求めても意味がないためです。それでも、規則を省略したこととその理由は監査ログに記録されるため、確認する人には例外が見えるようになっています。

効率よく使うコツ

• 「自分の承認待ち」から作業します。 見積書、請求書、クレジットノート の一覧で、承認 フィルターの 自分の承認待ち を選ぶと、ご自身が判断できる書類だけが表示されます。
• メモで書類の事情を伝えます。 承認者へのメモ に、粗利率が低い理由などを 1 行書いておけば、承認者からの質問も差し戻しも減らせます。
• 見積書のすべての明細行に原価を入力します。 粗利率が次未満 の規則では、単価があって 原価単価 のない明細行があると、粗利率にかかわらず見積書が承認待ちになります。明細行を参照してください。
• 2 つの条件を組み合わせます。 金額が次以上 と 粗利率が次未満 を併用すると、1 つの規則で大きな提案と利幅の薄い提案の両方を承認待ちにできます。
• 通知の受け取り方を選びます。 通知設定の 承認 の行を設定し、普段お使いの場所で申請を受け取れるようにします。

例

Lim & Co は、金額が次以上 SGD 10,000.00 または 粗利率が次未満 25% の 2 つの条件で、見積書を承認待ちにしています。Daniel Lim は 見積書を承認 の制御を持っていますが、Mei Tan は持っていません。粗利率は、税抜金額から原価を差し引き、税抜金額で割ったものです。

見積書	税抜	原価	粗利率	承認待ちになるか
Harbour Café のカウンター	8,000.00	6,400.00	(8,000.00 − 6,400.00) ÷ 8,000.00 = 20%	なる：粗利率が 25% 未満
Orchid Bakery の棚	6,000.00	4,500.00	(6,000.00 − 4,500.00) ÷ 6,000.00 = 25%	ならない：25% は 25% 未満ではない
Orchid Dental の内装	12,000.00	7,200.00	(12,000.00 − 7,200.00) ÷ 12,000.00 = 40%	なる：金額が 10,000.00 以上
Kelvin Ong のアクセントウォール	2,800.00	原価のない明細行が 1 行	不明	なる：粗利率が不明

Mei が Orchid Bakery の見積書を確定すると、すぐに番号が付きます。ほかの 3 件は 承認待ち と表示され、それぞれの 承認履歴 の 承認が必要になった理由 に理由が示されます。

差し戻された見積書。 Daniel は 自分の承認待ち から Harbour Café のカウンターの見積書を開き、“Use the 2026 laminate price” という理由で 差し戻す を選択します。Mei は原価 SGD 6,400.00 のまま、税抜価格を SGD 8,600.00 に引き上げます。(8,600.00 − 6,400.00) ÷ 8,600.00 は約 25.6% で、25% 未満ではなくなりました。もう一度確定すると規則が再び確認され、承認を待たずに番号が付きます。

よくある質問

• 見積書の承認を設定するにはどうすればよいですか？ システム設定 → 承認 を開き、見積書 カードのスイッチをオンにして、承認が必要になる条件を選び、保存します。System の Edit 権限が必要です。
• 書類を承認できるのは誰ですか？ ロールに All records（すべてのレコード）の 見積書を承認、請求書を承認、クレジットノートを承認 の制御がある人です。Administrator ロールは 3 つすべてを持っています。
• 自分の見積書を自分で承認できますか？ 承認の制御を持っている場合、ご自身の書類は承認待ちになりません。すぐに発行され、規則を省略したことが監査ログに記録されます。
• 承認待ちの書類を編集できますか？ できません。申請を取り下げて書類を変更し、もう一度申請してください。規則は再び確認されます。
• 承認待ちの書類に番号は付きますか？ 付きません。番号は承認されたときに付くため、差し戻しや取り下げで欠番は生じません。
• クレジットノートも金額の条件で確認されますか？ 確認されます。税抜金額の大きさで条件と比較するため、SGD 12,000.00 のクレジットノートは SGD 10,000.00 の条件に当てはまります。
• 承認の設定が見つからないのはなぜですか？ 自社で書類の承認が含まれていない場合、設定は表示されません。承認が含まれていない場合を参照してください。

関連情報

• 見積書の確定
• 請求書の発行
• クレジットノートの発行
• ロールと権限
• AI の提案