書類番号をわかりやすく整える
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INV-2027-0001 のように一目で読める番号なら、電話での問い合わせや会計担当者の確認で手間が省けます。形式は年の変わり目に一度だけ決め、その後は変更しないようにします。
手順
見出し：手順- システム設定 → 会社情報 を開き、帳票番号 までスクロールします。System（システム）の Edit（編集）権限が必要です。
- 種類ごとに、何の書類かがわかる短い 接頭辞 を付けます。たとえば請求書は
INV-、クレジットノートはCN-です。2 つの種類で同じ接頭辞は使えません。 - 日付部分 で 年 を選びます。月も入れる場合は 年月 を選びます。これにより、毎年または毎月、自動的に 開始番号 から数え直します。
- 連番の桁数 は、最も書類の多い年にも足りる桁数にします。4 桁なら 9,999 まで使えます。
- 各ブロックの 次の番号 を確認し、ページ下部のバーにある 保存 を選択します。
新しい年の最初の書類を作成する前に設定してください。変更は次の書類から適用され、発行済みの番号は変わりません。
役立つ理由
見出し：役立つ理由番号に年が入ります。 お客様も会計担当者も INV-2027-0014 と INV-2026-0014 を一目で区別でき、毎年 1 月に誰かが番号を数え直す必要もありません。
同じ長さの番号は正しい順に並びます。 連番の桁数が固定されていれば、番号順に並べた一覧で INV-2027-0009 が INV-2027-0010 の前に来ます。桁数を超えた系列は 1 桁増えて続くため、最初から十分な桁数を選んでおきます。
わかりやすい接頭辞で取り違えを防ぎます。 お客様が番号を伝えてきたとき、接頭辞を見れば請求書、見積書、クレジットノートのどれかがわかります。
Lim & Co の請求書番号は INV-10000001 から INV-10000342 まで続いています。2027 年 1 月 4 日、まだ誰も請求書を発行していないうちに、Mei Tan は 帳票番号 を開きます。請求書 のブロックでは、標準の番号が 接頭辞 INV-1 と 7 桁の連番で表示されています。Mei は 接頭辞 を INV- に変更し、年 を選び、桁数を 4、開始番号 を 1 にします。次の番号 に INV-2027-0001 と表示されたので、保存 を選択します。これまでの 342 件の請求書は番号がそのまま残り、翌年は INV-2028-0001 から始まります。
よくある質問
見出し：よくある質問- 接頭辞に年を直接入力してもよいですか？ できません。接頭辞には 0 を使えず、入力した年は 1 月 1 日になっても変わりません。代わりに 日付部分 で 年 を選んでください。
- 下書きにも新しい形式が適用されますか？ 適用されません。下書きの請求書と下書きの見積書は独自の番号を保ちます。形式が適用されるのは、書類が確定するときに付く番号です。
- 年の途中で形式を変更するとどうなりますか？ 次の書類から適用され、それまでの書類は古い番号のままです。そのため、その年の書類には 2 つの形式が混在します。