令單據編號整齊易讀

像 INV-2027-0001 這樣一看便明的編號，可以省去電話裏的追問和會計師核對時的麻煩。在年初一次定好格式， 之後便不用再改。

點樣做

1. 打開 系統設定 → 公司資料，捲動到 單據編號。你需要 System（系統）Edit（編輯）權限。
2. 給每種單據一個說明它是甚麼的短 前綴，例如發票用 INV-，貸項通知單用 CN-。兩種單據不能使用同一個前綴。
3. 把 日期部分 設為 年；如果還想加上月份，便選 年月。之後每年或每月都會自動從 起始號 重新計數。
4. 把 流水號位數 設為足以應付你最忙的一年：4 位最多可編到 9,999。
5. 查看每個區塊的 下一個編號，然後選擇頁面底部欄的 儲存。

請在新一年的第一張單據之前完成。修改由下一張單據開始生效，已開立的編號永遠不會改變。

為甚麼有用

編號裏有年份。 顧客和會計師一眼便分得清 INV-2027-0014 和 INV-2026-0014，也沒有人需要每年 1 月 重新計數。

位數相同的編號會按順序排列。 流水號位數固定時，在按編號排序的清單上，INV-2027-0009 會排在 INV-2027-0010 之前。序列用盡位數後會多加一位繼續編號，所以一開始便要選夠位數。

清楚的前綴避免混淆。 顧客報出一個編號時，前綴便說明它是發票、報價單還是貸項通知單。

例子

Lim & Co 的發票由 INV-10000001 編到 INV-10000342。2027 年 1 月 4 日，在任何人開立發票之前，Mei Tan 打開 單據編號。在 發票 區塊中，標準編號顯示為 前綴 INV-1 加七位流水號。她把 前綴 改為 INV-， 選擇 年，設為 4 位，起始號 為 1。下一個編號 顯示 INV-2027-0001，她選擇 儲存。之前的 342 張 發票保留原來的編號，下一年則由 INV-2028-0001 開始。

常見問題

• 可以自己把年份寫進前綴嗎？ 不可以。前綴不能包含 0，而且寫進去的年份到 1 月 1 日也不會自動改變。 請把 日期部分 設為 年。
• 草稿也會用新的格式嗎？ 不會。草稿發票和草稿報價單保留它們自己的編號；格式只適用於單據定稿時取得的編號。
• 年中修改格式會怎樣？ 由下一張單據開始生效，之前的單據保留舊編號，所以那一年的單據會有兩種格式。

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