使用未分配金額

收據中沒有用於任何發票的錢就是 未分配 金額。它留在顧客的客戶帳上，直至你把它分配至發票或退還給顧客。本頁介紹這兩種做法。

開始之前

未分配金額來自以下情況：顧客付的錢多於你勾選的發票、顧客在你開票之前付款，或者你從發票上移除了一筆收款。收據會把它顯示為 未分配，客戶 收據 分頁上的對應行亦是如此。

• 要分配它，你需要設為 All records（全部紀錄）的 Invoice（發票）Edit（編輯）權限。
• 要退款，你需要對該收據擁有 Invoice Edit 權限。

操作步驟

分配至發票：

1. 由客戶的 收據 分頁，或由發票 收款與抵用 中的收據編號打開收據。
2. 選擇頂部的 分配至發票。
3. 檢查 分配日期。它預設為今天；最早可以改到收據的日期。
4. 勾選發票並調整 分配 金額，或選擇 按最早到期分配。
5. 選擇 分配。

你亦可以在記錄新收款時分配它：之前的收據會出現在 記錄收款 對話框的 可用貸項 下，並有自己的 分配 按鈕。

退款：

1. 打開收據，在 ··· 選單中選擇 退還未分配金額。
2. 輸入 退款日期、收款方式、退款金額 和 參考編號。外幣還要填寫從你銀行轉出的本位貨幣金額，例如 SGD 金額。它按今天的自動匯率預先填入；請改成銀行的數字。沒有它便不能記錄退款。
3. 選擇 記錄退款。

之後會發生甚麼

分配會在發票上加入收款紀錄，日期為分配日期，發票變為 部分付款 或 已付款。不會產生新的收據或編號，收據上的 未分配 金額減少。

退款有自己的編號，以 RF- 開頭，顯示在收據的 退款 下以及客戶的 收據 分頁上。退款沒有 PDF。外幣退款亦會在收據上顯示它的匯兌損益。

需要注意的規則

• 未分配金額要麼分配，要麼 退款，不能兩者兼有。兩者都不能超過剩餘的金額。
• 即使顧客在其他發票上仍有欠款，亦允許退款；系統會先發出警告。
• 要作廢記錯的退款，在收據的 退款 清單中選擇它上面的 作廢，並填寫原因。其金額退回收據。確實退回來的錢應記錄為一張新的收據。
• 已有退款的收據，必須先作廢退款才能作廢。
• 如果分配時沒有收到回應，請關閉對話框，先查看收據再重新分配。連線中斷後重試的退款只會記錄一次。
• 按金的使用方式不同——參閱按金與預付款。

為甚麼這樣設計

錢留在它到帳時的那張收據上。 之後再分配，是在同一張收據上增加收款，而不是另開一張收據，因為並沒有新的錢到帳。你的收據仍然和銀行入帳對得上，顧客的收據亦仍然只對應他付的那一筆錢。

分配日期是你使用這筆錢的日子。 貸項在哪天抵減發票，發票就在哪天被支付，這可能遲於錢到帳的日子。所以日期預設為今天，最早只能改到收據本身的日期。

未分配金額屬於整個客戶。 它可以支付該顧客這種貨幣的任何發票，不論是誰開的，所以分配它需要 All records（全部紀錄）。只限自己紀錄的角色看不到這筆錢可以支付的所有發票。

用掉還是退還，由你決定。 即使顧客在其他發票上仍有欠款，亦允許退款，因為顧客可能確實要求退錢。easySales 會先提醒你，免得你誤把本可抵減未付發票的錢退了出去。

更有效率的做法

• 在下一筆收款時一併用掉。 記錄顧客的下一筆收款時，之前的收據會出現在 可用貸項 下；在那裏選擇 分配。參閱記錄收款。
• 找出帳上有餘款的客戶。 Invoice View 設為 All records（全部紀錄）時，客戶的 發票 分頁會顯示一則提示，統計作為客戶貸項保留的未分配收款筆數。參閱客戶詳情。
• 讓拆分按到期日進行。 按最早到期分配 先填滿最早到期的發票，再填下一張。
• 顧客要求時把錢退回去。 向顧客退款介紹了從收據和貸項通知單退款，以及作廢記錯的退款。

例子

Harbour Café 的收據 RCT-10000014 留下了 SGD 365.00 未分配。10 月 12 日，Lim & Co 向咖啡店開立 INV-10000061，金額 SGD 327.00（SGD 300.00 加 GST SGD 27.00）。

Mei Tan 打開 RCT-10000014，選擇 分配至發票，分配日期 保留為今天。INV-10000061 是咖啡店唯一的未結發票，所以對話框給它分配 SGD 327.00，剩餘未分配 顯示 SGD 365.00 − SGD 327.00 = SGD 38.00。她選擇 分配：INV-10000061 顯示 已付款。

之後咖啡店要求退回這 SGD 38.00。Mei 選擇 退還未分配金額，輸入 38.00，方式為銀行轉帳，然後選擇 記錄退款。RF-10000003 出現在 退款 下，收據上不再有未分配金額。

帳上餘款加一筆新轉帳。 收據 RCT-10000020 留下了 SGD 145.00 未分配。Harbour Café 的下一張發票 INV-10000075 為 SGD 545.00（SGD 500.00 加 GST SGD 45.00），咖啡店轉帳 SGD 400.00，並說明餘數用帳上的貸項抵付。Mei 打開 INV-10000075，選擇 記錄收款。她在 可用貸項 下選擇 RCT-10000020 旁邊的 分配，立即把 SGD 145.00 分配至 INV-10000075。回到對話框後，收款金額 已隨新的餘額變化：SGD 545.00 − SGD 145.00 = SGD 400.00。她記錄這 SGD 400.00，發票顯示 已付款。

常見問題

• 客戶多付的錢如何抵下一張發票？ 打開那張收據，選擇 分配至發票；或者在記錄下一筆收款時，在 可用貸項 下選擇它旁邊的 分配。
• 在哪裏查看客戶帳上還有多少錢？ 客戶 收據 分頁上每張收據的那一行都會顯示它的 未分配 金額。
• 未分配金額會減少客戶的欠款嗎？ 在客戶層面會：應收餘額 把它作為客戶貸項計算。每張發票的 未付餘額 要等你把錢分配給它才會減少。
• 分配可以選日期嗎？ 可以，在收據日期至今天之間任選。發票上的收款紀錄使用這個日期。
• 為甚麼沒有「分配至發票」？ 它需要 Invoice Edit 設為 All records（全部紀錄），而且收據必須為 有效、仍有未分配金額。按金要改用 按金分配至發票。
• 未分配金額可以轉給另一個客戶嗎？ 不可以。它屬於付款的那個客戶。請退款；如果收據記錯了客戶，便作廢它。參閱收據。

相關內容

• 記錄收款
• 向顧客退款
• 按金與預付款
• 應收餘額