沒收按金

當顧客違反了按金所擔保的協議，你可以保留全部或部分按金。本頁適用於負責管理顧客按金的人。

開始之前

你需要設為 All records（全部紀錄）的 Invoice（發票）View（檢視）和 Edit（編輯）權限，以及你角色中的 沒收按金 控制項。收據上必須仍有按金，而且貴公司的國家／地區必須已在 系統設定 → 稅務 下確認。

沒收只用於賠償。用來支付租金、費用、維修費或發票的按金屬於銷售：請改用 按金分配至發票 或 以按金開票。

操作步驟

1. 在客戶的 收據 分頁打開收據。
2. 在 ··· 選單中選擇 沒收按金。如果它顯示為灰色，下方的一行文字會說明原因。
3. 在 保留按金的原因是甚麼？ 下選擇原因，例如 合約提前終止，合約條款允許保留按金。選擇 用於支付租金、費用、維修費或發票 會顯示 這不屬於沒收，並提供另外兩個途徑。
4. 核對金額，例如 沒收金額（SGD）。它起初是所持有的全部按金；輸入較少的金額則只保留一部分。
5. 沒收日期 留空即為今天，或選擇不早於收到按金當日的較早日期。
6. 加入 備註。選擇 其他賠償（請在下方說明） 時必須填寫。
7. 閱讀欄位下方的提示：它說明稅務處理及其所依據的條件。如果顯示的是紅色錯誤，easySales 便無法記錄這次沒收，沒收 會保持灰色。
8. 剔選 我確認保留該按金是作為客戶違約的賠償，而不是貨品或服務的付款。，然後選擇 沒收。

之後會發生甚麼

easySales 提示「沒收記錄 DF-… 已記錄。」不會開立發票，也不收稅；該金額記為其他收入。收據顯示 已沒收 金額和 沒收記錄 部分，其中沒收記錄的 DF- 編號會打開 NOTICE OF FORFEITURE OF SECURITY DEPOSIT（沒收按金通知書，PDF），供你發給顧客。顧客的對帳單會在附註中列出這次沒收，不會計入餘額。

要撤銷誤作的沒收，請選擇該行的 撤銷，填寫 誤沒收的原因，然後選擇 撤銷沒收。該金額會重新作為按金保管，記錄及其通知書會保留，並標記為已撤銷。

按金沒收登記簿

在 發票 清單中，打開 ··· 選單，在 登記簿 下選擇 按金沒收。按 沒收期間、客戶 和 顯示已撤銷 篩選，查看合計，然後選擇 下載 CSV。這需要設為 All records（全部紀錄）的 Invoice View 權限。

需要注意的規則

• 在馬來西亞、紐西蘭或澳洲已登記稅務的公司，以及貴公司的國家／地區尚未確認時，沒收會被拒絕。未登記但透過 MyInvois 開立電子發票的馬來西亞公司，會收到警告：這次沒收需要一張電子發票，由你自行提交。
• 你不能沒收超過仍持有的按金。
• 有沒收記錄的收據不能作廢。請先撤銷沒收。

為甚麼這樣設計

賠償不是銷售。 因顧客違約而保留按金時，你並沒有向顧客提供任何東西作為回報。所以 easySales 把它作為其他收入記在獨立的 DF- 記錄上，而不是開發票，並請你確認這是賠償。用來支付租金、費用或維修費的錢，是對所提供服務的付款，所以要透過發票處理。

由當天的稅務登記狀況決定稅務處理。 稅務處理按沒收日期當天你的稅務登記狀況判斷，並寫入記錄。之後更改稅務設定，不會改寫已經作出的沒收，上一季的數字仍與你申報的一致。

顧客收到的是通知書，而不是發票。 通知書列出已收按金、本次保留的金額和仍為顧客保管的金額。顧客能清楚看到按金是如何處理的，萬一有爭議，你也有文件可以出示。

與銷售分開。 登記簿把沒收列為其他收入，與銷售分開，你的會計師在年結時可以正確申報。

更有效率的做法

• 只保留協議容許的部分。 輸入沒收金額，其餘部分繼續保管，隨時可以退還。參閱向顧客退款。
• 直接從收據發出通知書。 沒收記錄 下的 DF- 編號會在新分頁中打開通知書，可以儲存後以電郵發出。
• 選對處理方式。 如果這筆錢是用來支付維修費或發票的，正確的做法是 以按金開票 或 按金分配至發票。參閱按金與預付款。
• 期末核對沒收記錄。 按金沒收 登記簿可以按日期和客戶篩選、列出合計，並下載 CSV 交給會計師。

例子

Harbour Café 在 RCT-10000016 上留下 SGD 2,000.00 的可退還按金，用於借用的展示品。它提前結束借用，而協議容許 Lim & Co 保留 SGD 500.00。

Mei Tan 打開 RCT-10000016，選擇 沒收按金，選擇提前終止的原因，並輸入 500.00。提示寫着 “No GST is charged on this forfeiture, …”（這次沒收不收取 GST……）。她剔選確認，然後選擇 沒收。DF-10000001 隨即記錄，它的通知書顯示：

行	金額
Security deposit received（已收按金）	SGD 2,000.00
Retained by this notice（本通知書保留）	SGD 500.00
Security deposit still held for you（仍為你保管的按金）	SGD 1,500.00

Mei 把通知書以電郵發出，然後選擇 退還按金 退回 SGD 1,500.00。

沒收記錯了收據。 Daniel Lim 本應沒收 Harbour Café 的按金，卻從 RCT-10000023（另一位顧客 SGD 1,000.00 的按金）沒收了 SGD 300.00。他打開 RCT-10000023，在 DF-10000002 上選擇 撤銷，填寫 Entered on the wrong customer’s deposit（記到了錯誤顧客的按金上），然後選擇 撤銷沒收。RCT-10000023 重新保管 SGD 1,000.00；開啟 顯示已撤銷 時，DF-10000002 仍留在登記簿中，標記為已撤銷。

常見問題

• 客戶取消交易，可以扣起按金嗎？ 協議容許時可以。選擇相應的原因，例如交易已取消、未提供任何貨品或服務，然後沒收協議容許保留的金額。
• 沒收的按金要收 GST 嗎？ 在新加坡不用：這是賠償，記為其他收入，不開發票。在馬來西亞、紐西蘭或澳洲已登記稅務的公司，easySales 會拒絕沒收。參閱各國稅務與發票規則。
• 可以只扣起一部分按金嗎？ 可以。在 沒收金額 中輸入較小的數額，其餘部分繼續保管。
• 沒收後如何撤銷？ 在收據的 沒收記錄 部分選擇它上面的 撤銷，並填寫原因。該金額會重新作為按金保管。
• 可以沒收按金來支付維修費嗎？ 不可以。維修是一項服務：請用 以按金開票 從按金中收取維修費。
• 為甚麼「沒收按金」是灰色的？ 它下方的一行文字會說明原因。如果你的角色沒有 沒收按金 控制項，這個選項根本不會出現。

相關內容

• 按金與預付款
• 收據
• 各國稅務與發票規則
• 角色與權限