為新銷售員設定合適的權限
複製給 AI
新銷售員由第一天起需要的是自己的客戶、報價單和發票，而不是全公司的。一個設為 僅自己的記錄 的自訂角色正好做到這一點，而且在任何人使用之前，你便能看清它允許做甚麼。
點樣做
本節：點樣做- 在側邊欄選擇 用戶帳戶，然後選擇 角色 分頁，再選擇 新增角色。輸入 名稱，例如 “Sales”，並在 複製自 下選擇 從無權限開始。
- 在 權限 下，把 Account（客戶）、Contact（聯絡人）、Opportunity（商機）、Quote（報價單）和 Invoice（發票）中他需要的每項操作設為 僅自己的記錄。把 Product（產品）的 List（列表）和 View（檢視）設為 全部記錄，讓他可以從完整的產品清單報價。把 活動 設為 檢視和發佈，讓他可以記錄電話和任務。選擇 建立角色。
- 從 角色 分頁再次打開這個角色，逐行核對：每個模組的每項操作都顯示 無權限、全部記錄 或 僅自己的記錄。留在 無權限 的，完全無法存取。
- 在 用戶 分頁選擇 新增用戶，把新角色選為 角色，並勾選 銷售人員，令此人出現在銷售員選擇器和銷售報表中。選擇 建立用戶。
- 如果是銷售經理，在 系統設定 → 共享與團隊 中設定 匯報關係。開啟 依層級授予存取權限 後，經理在保持 僅自己的記錄 的同時，也能存取團隊成員的紀錄。
為甚麼有用
本節：為甚麼有用僅自己的記錄 令每位銷售員的客戶、價格和商機留在自己手中，也令其他客戶的資料不會被看到。一個人負責甚麼，便決定他能看到甚麼：客戶的 負責人、報價單或發票上的 銷售員、商機的 負責人。銷售員找不到某項紀錄時，先查它的負責人。
例子
本節：例子Lim & Co 新聘了第二位設計師。Mei Tan 按上面的步驟建立了 “Sales” 角色和一個使用它的用戶。然後她打開 Harbour Café 客戶，在 ··· 選單中用 更改負責人 把新設計師設為它的 負責人。新設計師現在可以看到 Harbour Café，也可以閱讀歸在它名下的報價單和發票，但看不到 Daniel Lim 的任何客戶——前提是客戶的 預設存取 為 私有，而且沒有共享規則或團隊給他更多權限。
常見問題
本節：常見問題- 為甚麼新銷售員看不到產品清單？ 產品沒有共享設定，所以在 僅自己的記錄 下，一個人只能存取自己的產品。把 Product 的 List 和 View 設為 全部記錄。
- 如何把客戶交給新銷售員？ 單個客戶，用它 ··· 選單中的 更改負責人。要移交一位同事負責的全部紀錄，在那位同事的用戶帳戶上使用 轉移記錄。參閱移交紀錄。
- 可以直接用標準的 Viewer 角色嗎？ 只適合只看不改的人。Viewer（檢視者）只能列出和檢視自己的客戶、聯絡人、報價單、發票和貸項通知單，不能新增或修改任何內容。