按金與預付款

顧客在還沒有發票可付時便付款，請記錄一張不支付任何發票的收據，並說明這筆錢的性質。

開始之前

你需要 Invoice（發票）模組的 Edit（編輯）權限。先確定這筆錢是甚麼：

• 多付款——留在客戶帳上的錢，之後分配至發票或退款。
• 預付款——為尚未開票的商品或服務預先支付的款項；與多付款一樣留在帳上。
• 按金——你代為保管、可退還的按金，例如借出物品的按金。它不是客戶貸項，不計入客戶餘額。

操作步驟

1. 在客戶的 收據 分頁上，選擇 記錄收款。
2. 輸入 收款金額、日期、收款方式 和 參考編號。不要勾選任何發票或貸項。
3. 在 未分配金額的性質 下，選擇 多付款、預付款 或 按金。系統不會代你預先選擇。
4. 如果出現 訂金稅務發票 部分，請選擇 發票行的產品；如果這筆錢是為某張報價單付的，在 對應報價單（可選） 下選取它，否則選擇 稅。核對顯示的合計。
5. 選擇 記錄收款。

之後會發生甚麼

預付款或多付款作為 未分配 金額留在客戶帳上，可以分配或退款。按金在收據上顯示為 按金餘額，並在客戶 發票 分頁頂部的提示中顯示為 保管中的按金，與餘額分開。

當你在 系統設定 → 稅務 下的設定規定收款時即產生納稅義務時，便會出現 訂金稅務發票 部分——例如在新加坡已登記 GST 的公司收到預付款時。儲存時會開立一張日期為收款日期的稅務發票，用這筆錢付清，並列在 隨本收據開出的發票 下。它所指定報價單的後續發票會扣回它。如果沒有指定報價單，請在為這項工作開票時用貸項通知單沖回它，並把這筆貸項抵用到新發票。

使用按金

打開收據，在其 ··· 選單中選擇以下之一：

• 按金分配至發票——用按金支付已開立的發票，日期為今天。
• 以按金開票——按你輸入的含稅金額，在今天開立一張稅務發票，並用按金付清。
• 退還按金——以退款的形式把它退回。
• 沒收按金——把全部或部分按金作為客戶違約的賠償而保留；參閱沒收按金。

需要注意的規則

• 按金需要獨立一張收據。
• 收據上的 更改性質，只在這筆錢尚未於之後日期分配、亦未退款時可用。它不能把收據改為需要開立訂金稅務發票的預付款。
• 更改這筆錢的性質和使用按金，都需要設為 All records（全部紀錄）的 Invoice Edit。訂金稅務發票還需要 Invoice Add（新增），沒收按金則需要你的角色具備 沒收按金 控制項。
• 開出了訂金稅務發票的收據，必須先從該發票上移除它的收款並取消該發票，才能作廢。有沒收記錄的收據，必須先撤銷沒收才能作廢。

為甚麼這樣設計

錢的性質決定它如何計稅和申報。 為工作預先付的錢是銷售的一部分；可退還的按金是你替顧客保管的錢。記錄時便說明是哪一種，收據、客戶餘額和稅務發票從一開始就會按正確的方式處理它。

預付款可能在到帳當天就要計稅。 按新加坡 GST 的規定，在開票之前收到的款項，決定了這部分銷售的納稅時間。訂金稅務發票在收款日期記錄這筆稅，你的 GST 申報便會把它計入正確的期間。指定報價單後，之後的發票會扣回它，顧客不會被重複收費。

按金不是顧客的貸項。 它是為顧客必須歸還或履行的事項而保管的，所以不計入顧客的欠款，也不計入帳齡。你退還它、把它用作付款或沒收它時，每一種做法都會留下自己的紀錄。

按金需要獨立一張收據。 把它和支付發票的錢分開，它的餘額、退款和任何沒收都能追溯到帶來這筆錢的那一筆付款。

更有效率的做法

• 從客戶頁記錄。 客戶 收據 分頁上的 記錄收款 打開時不會勾選任何發票，正好適合按金。
• 預付款要指定報價單。 設定了 對應報價單（可選） 後，該報價單之後的發票會自動扣回這筆訂金。參閱從報價單生成發票。
• 工作完成後用按金付款。 按金分配至發票 或 以按金開票 不需要新的資金流動便能結清費用。
• 更改性質，而不是作廢。 更改性質 可以把多付款改為預付款或改回來，亦可以在不支付任何發票的收據上把兩者改為按金，前提是這筆錢還未被使用。按金不能再改回來。
• 查看每個客戶保管了多少按金。 客戶 發票 分頁頂部的提示會合計保管中的按金。參閱客戶詳情。

例子

Lim & Co 已登記 GST，它的 稅務 設定亦是這樣填寫的。10 月 1 日，Harbour Café 為報價單 QN-10000140 中一項 SGD 10,000.00（不含稅）裝修工程的一半，預先支付了 SGD 5,450.00。

Mei Tan 在咖啡店的客戶上記錄一張收據，不勾選任何發票，並選擇 預付款。訂金稅務發票 部分出現。她選擇一個 “Deposit” 服務作為產品，並選擇 QN-10000140 作為報價單。該部分顯示「9%：SGD 5,000.00 + 稅 (GST) 450.00」和「發票合計 SGD 5,450.00」，因為含 GST 的收款中 GST 佔 9/109：5,450.00 × 9 ÷ 109 = 450.00。儲存後開出這張發票，日期為 10 月 1 日，狀態已是 已付款。

咖啡店還為借用的展示品留下了一筆可退還的 SGD 2,000.00 按金。Mei 用另一張收據把它記錄為 按金；不會開立稅務發票，客戶顯示 保管中的按金 SGD 2,000.00。展示品歸還後，她打開那張收據並選擇 退還按金。

用按金支付損壞的維修費。 有一件借出的展示品歸還時已損壞，借用協議規定由咖啡店支付維修費：SGD 300.00 加 GST SGD 27.00，合計 SGD 327.00。維修是一項服務，所以 Mei 不作沒收。她打開按金收據，選擇 以按金開票，輸入 327.00 作為含稅的開票金額，選擇產品和 GST 9%，然後選擇 開出發票。發票在今天開立，並用按金付清，按金餘額變為 SGD 2,000.00 − SGD 327.00 = SGD 1,673.00。其餘展示品歸還後，她退還這 SGD 1,673.00。

常見問題

• 收到的訂金應記為預付款還是按金？ 預付款是提前支付的部分價款。按金可以退還，是為顧客必須歸還或履行的事項而保管的。
• 收到預付款一定要開稅務發票嗎？ 只有當你的 稅務 設定規定收款時即產生納稅義務時才需要，例如在新加坡已登記 GST 的公司。這時對話框中會出現 訂金稅務發票 部分。參閱GST 與稅務發票。
• 按金算在客戶的欠款裏嗎？ 不算。它作為 保管中的按金 單獨顯示，不計入 應收餘額 和帳齡。
• 預付款記錄後可以改成多付款嗎？ 可以，使用收據上的 更改性質，前提是這筆錢尚未於之後日期分配、亦未退款。
• 如何用按金支付最後一張發票？ 打開按金的收據，選擇 按金分配至發票；或選擇 以按金開票，一步開出發票並付清。
• 按金可以和發票收款記在同一張收據上嗎？ 不可以。請獨立記錄一張收據，不勾選任何發票或貸項。

相關內容

• 記錄收款
• 使用未分配金額
• GST 與稅務發票
• 沒收按金
• 訂金與進度款