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用客戶的貨幣開發票

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報價單和發票用海外客戶自己的貨幣,客戶付款會更爽快。在 easySales,每張單據都有自己的貨幣,發票開立時匯率便固定下來,款項到帳時再計算其中的差額。

  1. 在客戶紀錄上設定 預設貨幣。之後為它的聯絡人新增報價單或發票時,便從這個貨幣開始。
  2. 在報價單或草稿發票上核對 貨幣。由報價單生成的發票沿用報價單的貨幣。
  3. 在草稿發票上,查看貨幣下方的匯率行:自動匯率、它的來源和日期。如果與客戶約定了匯率,選擇 Change rate(更改匯率),輸入 New rate(新匯率),再選擇 Apply(套用)。
  4. 開立發票。匯率從此固定:PDF、客戶的應收款項和對帳單都使用它。
  5. 款項到帳時,選擇 記錄收款,按發票貨幣填寫 收款金額,再把 SGD 金額(或你自己本位貨幣的金額)改成銀行實際入帳的數字。

客戶欠的是發票貨幣的金額,所以一張美元發票只要以美元付清,便顯示 已付款,不論銀行當天用甚麼匯率。發票的固定匯率與銀行實際入帳之間的差額,是你自己帳上的已實現匯兌損益,不是要客戶補付的餘額。開立時固定匯率,也令已結帳月份的銷售額不會隨匯率變動而改變。

Lim & Co 的本位貨幣是 SGD。Mei Tan 給 Bayview Hotel Group 開了一張 USD 5,000.00 的發票,自動匯率為 1 USD = 1.351200 SGD,所以發票折合 5,000.00 × 1.351200 = SGD 6,756.00。

三星期後,酒店付了 USD 5,000.00,銀行入帳 SGD 6,730.00。Daniel Lim 記錄這筆收款,SGD 金額 填 6,730.00。發票顯示 已付款,收據的 匯兌損益 部分顯示虧損 SGD (26.00):6,730.00 − 6,756.00。

  • 每種貨幣都要另開一個客戶嗎? 不用。每張報價單和發票都有自己的 貨幣;客戶的 預設貨幣 只決定新單據從哪個貨幣開始。
  • 應該用自動匯率還是自己的匯率? 除非與客戶的合約訂明了匯率,否則保留自動匯率。與自動匯率相差超過 5% 的匯率在套用前會被標示出來,可以發現小數點打錯的情況。
  • easySales 沒有這種貨幣的匯率怎麼辦? 匯率行會說明沒有自動匯率。開立發票前,選擇 Change rate,自行輸入匯率。