設定定期發票

顧客按固定週期支付相同的明細時，請設定定期發票。它們如何運作，請參閱定期發票。

開始之前

你需要 Invoice（發票）模組的 Add（新增）和 Edit（編輯）權限。設為 Own records only（只限自己的紀錄）時，你必須是負責人。請先確定：

• 每張發票開甚麼：明細、單價、稅和貨幣；
• 每隔多久一期，以及第一期由哪天開始；
• 何時結束（如果會結束）；
• 每張發票在每期的第一天、最後一天，還是每月固定的某一天產生。

貨幣、開始日期、開票週期和開票日在儲存後不能修改。

操作步驟

1. 用三種方式之一開始：
   • 在 定期發票 頁面或客戶的 定期發票 分頁，選擇 新增定期發票；
   • 打開一張定期發票並選擇 複製為新的定期發票，沿用它的客戶和明細；
   • 打開一張已開立的發票，在 ··· 選單中選擇 設為定期發票，由它的客戶、貨幣和明細開始。
2. 選擇 聯絡人；客戶 隨之確定。貨幣 和 付款條款 會跟隨該客戶，直至你更改。付款條款 留空時會顯示 留空：用客戶的條款，客戶沒有時用公司預設（NET 30）（括號裏是公司實際的預設條款）：每張發票按客戶的條款開出，客戶沒有時按公司預設條款。
3. 選擇 負責人。
4. 在 週期 下，設定 開票週期（若干週、月、季度或年）和 首期開始於。
5. 選擇何時 結束：不結束、到某一天，或 共若干期。
6. 選擇 開票日：每期第一天、每期最後一天，或每月固定一天。
7. 保持 每期自動產生草稿 開啟，或關閉它，由你自己產生每張草稿。
8. 新增 每期重複的明細，以及稅、條款和備註。說明中可以使用 [Month]、[Year]、[PeriodStart]、[PeriodEnd] 和 [Period n/N]，產生每張草稿時會自動取代。
9. 選擇 建立定期發票。

之後會發生甚麼

定期發票狀態為 進行中。它出現在 定期發票 頁面和客戶的分頁中，並帶有各期。自動草稿開啟時，每一期的草稿會在它的日子起一小時內產生；打開它，檢查並開立。

之後要修改，請選擇 編輯。你可以修改聯絡人、負責人、付款條款、結束日期（除非它按固定期數結束）、明細和自動草稿開關。修改明細只影響之後產生的草稿。要修改貨幣、開始日期、開票週期或開票日，請複製為新的定期發票。

需要注意的規則

• 設為定期發票 出現在已開立、未取消，而且不是作為報價單某個階段開出的發票上（例如訂金、請款或開票計劃中的一期）。它會複製發票的客戶、貨幣和明細；稅按每張發票日期當天的稅率計算。表單會顯示要複製的內容並詢問週期設定；要修改明細，請在建立後選擇 編輯。第一期由發票日期之後一個週期開始，因為那張發票已經為它自己的那一期開過票；你可以更改日期。
• 複製會帶走客戶、貨幣、付款條款和明細。它的週期設定是空白的，原來的各期和發票都不會帶過來。
• 自動草稿從你儲存或開啟它的那天起生效。已經過去的第一期是 已到期，待您處理：請自己產生或略過。
• 從客戶的分頁開始時，只有該客戶剛好有一位你看得到的聯絡人，才會填好聯絡人。
• 草稿絕不會自動開立或寄出。
• 更改負責人需要 Invoice Edit 權限設為 All records（全部紀錄）。
• 開票週期 可填 1 至 12，期數 可填 1 至 120，每月幾號 可填 1 至 31。定期發票至少要有一行明細。
• 每一期都由第一期起計，所以由 1 月 31 日開始的定期發票會一直落在月底：2 月 28 日或 29 日，然後 3 月 31 日。每月幾號 填 29、30 或 31 時，較短的月份會落在該月最後一天。
• 選擇 到某一天 時，最後一期是開始日期不遲於結束日期的那一期。
• 在每張草稿上，[Month] 和 [Year] 取代為該期開始的月份和年份，例如 “October 2026”；[PeriodStart] 和 [PeriodEnd] 取代為該期的第一天和最後一天，例如 “1 Oct 2026”；[Period n/N] 取代為 “Period 3 of 12”，沒有固定期數時為 “Period 3”。
• 草稿的日期是該期的計劃日，如果產生得較遲，則為產生當天。付款條款依次取定期發票自己的、客戶的、公司預設的，在產生草稿時讀取，所以之後改動預設條款，會對此後產生的期生效。付款條款為 NET 14 這類日數時，到期日就是草稿日期之後的相應日數；COD 則為當天。條款會顯示在發票上。稅項按這個日期當天有效的稅項計算。

為甚麼這樣設計

週期設定是定期發票的骨幹。 每一期的日期和發票日期都是由開始日期、開票週期和開票日計出來的，每一期亦都按同一貨幣收費。已經開過票之後再改其中任何一項，就會改動顧客已經付過的那些期的日期或金額，所以這四項是固定的；複製一張新的，就能得到新的週期，舊的各期保持原樣。

由發票建立的定期發票，遲一個週期開始。 你所依據的那張發票已經為它自己的那一期開過票。如果週期由同一天開始，顧客那一期就會被收兩次錢。

稅項跟隨每張草稿的日期。 兩期之間稅項有變時，由變更後日期的第一張草稿起適用，所以每張發票收取的都是它自己日期當天有效的稅，就像手動開的發票一樣。

預收還是後收，由你選擇。 在第一天開票，是在一期開始之前收費，例如服務費或訂閱；在最後一天開票，是在一期結束、服務已提供之後收費，例如按月後付的服務。

更有效率的做法

• 把已開立的發票設為定期發票。 設為定期發票 會複製它的客戶、貨幣和明細，並建議下一期的開始日期。參閱定期發票。
• 第二個場地或新價格，就複製一張。 複製為新的定期發票 保留客戶、貨幣、付款條款和明細；你只需設定新的週期。新的那張取代舊的時，再 結束 舊的那張。
• 讓說明自動寫上日期。 “Plant styling for [Month] [Year]” 這樣的寫法省去逐張修改草稿的工夫，顧客亦看得出每張發票是哪一期。
• 由客戶開始。 在客戶的 定期發票 分頁選擇 新增定期發票，如果該客戶只有一位你看得到的聯絡人，便會填好這位聯絡人，以及它的貨幣和付款條款。
• 某個月不一樣，就改那張草稿。 某一期的草稿就是一張普通的草稿發票：開立前改它的數量便可，每期重複的明細保持不變。

例子

按月預收的服務費。 Lim & Co 與 Harbour Café 約定由 2026 年 10 月 1 日起提供植物佈置服務：每月 SGD 450.00 加 9% GST，付款條款 NET 14。Mei Tan 在咖啡店的 定期發票 分頁選擇 新增定期發票，把 開票週期 設為 1 個月，首期開始於 2026 年 10 月 1 日，結束 選 不結束，開票日 選每期第一天。她唯一的一行明細寫着 “Plant styling for [Month] [Year]”。

10 月 1 日草稿產生：“Plant styling for October 2026”，SGD 450.00 加 GST SGD 40.50（450.00 × 9%），合計 SGD 490.50，10 月 15 日到期。Mei 檢查後開立。

由發票建立的季度服務。 2026 年 9 月 15 日，Lim & Co 向 Seaside Florist 開立了 INV-10000315，為櫥窗陳列更新收取 SGD 1,200.00 加 GST SGD 108.00，合計 SGD 1,308.00。花店還想每季度再做四次。Daniel Lim 打開這張發票，選擇 設為定期發票。開票週期 設為 1 個季度後，首期開始於 自動填為 2026 年 12 月 15 日，即發票之後一個季度。他把 結束 設為 共若干期，4 期，於是草稿落在 2026 年 12 月 15 日，以及 2027 年 3 月 15 日、6 月 15 日和 9 月 15 日。他選擇 建立定期發票，再選擇 編輯，在明細說明中加上 “[Period n/N]”，第一張草稿便顯示 “Period 1 of 4”。四次更新，花店共支付 4 × SGD 1,308.00 = SGD 5,232.00。

常見問題

• 怎樣設定每月自動重複的發票？ 在 定期發票 下選擇 新增定期發票，選好聯絡人和明細，把 開票週期 設為 1 個月並選擇開始日期。easySales 每月會產生一張草稿，由你檢查後開立。
• 定期發票的週期可以改嗎？ 同一張不可以。貨幣、開始日期、開票週期和開票日儲存後便固定；請選擇 複製為新的定期發票，設定新週期，再結束舊的那張。
• 定期發票可以在每期結束時才開嗎？ 可以。在 開票日 中選擇每期最後一天，每張草稿便會在一期結束時產生。
• 第一期由 31 日開始會怎樣？ 它會一直落在每月的最後一天：2 月 28 日或 29 日、4 月 30 日，如此類推。
• 為甚麼我的第一期顯示已到期，待您處理？ 儲存時它的日子已經過去，而自動草稿只產生由那天起的各期。選擇 立即產生 產生它，或者略過它。
• GST 稅率變了，定期發票會跟着變嗎？ 會。每張草稿按它自己日期當天有效的稅項收稅。如果定期發票上的某個稅項已經失效、又沒有可以對應的新稅項，這一期不會產生，提示會請你修改它的稅項。

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