定期發票

有些顧客按固定週期支付相同的金額：每月的維護費、每季的顧問費、每年的訂閱費。定期發票 會記住開甚麼、多久開一次，所以你不必每期重新輸入同一張發票。easySales 為每一期準備一張發票草稿；由人檢查並開立。要建立一張，請參閱設定定期發票。

它如何組成

定期發票和發票一樣，屬於一位客戶的一位聯絡人和客戶。它包含：

• 每期重複的明細——產品、說明、數量、單價和稅，使用同一種貨幣。說明中可以帶佔位符——[Month]、[Year]、[PeriodStart]、[PeriodEnd] 和 [Period n/N]——產生每張草稿時會自動取代。
• 週期安排——每隔多久來一期（每隔若干週、月、季度或年）、第一期何時開始、何時結束（不結束、到某一天，或共若干期），以及每張發票在每期的第一天、最後一天，還是每月固定的某一天產生。
• 各期——每個開票週期一行，各有自己的狀態，有了發票之後還有自己的發票。

每一期的發票都是普通發票。它連結回所屬的定期發票，定期發票則列出它產生的發票。客戶頁面上有一個分頁，列出該客戶的定期發票。

它如何運作

每期自動產生草稿 開啟時，easySales 每小時檢查一次哪些期的日子已到，並以定期發票負責人的名義，用它的明細為每一期產生一張草稿發票。任何內容都不會自動開立或寄出：由人打開草稿，檢查，然後像開立其他發票一樣開立。開關關閉時，由人用 立即產生 產生每一期的草稿。

期的狀態	含義
未到期	它的日子還沒到。
已到期，自動產生	它的日子已到，週期設定會產生它的草稿。
已到期，待您處理	它的日子已到，必須由人產生它的草稿或略過它。
未產生	週期設定嘗試過但被拒絕。每天重試一次。
草稿待開立	有一張草稿發票在等待開立。
部分開票	已開立的發票只為這一期的一部分開票。
已開票	它的發票已開立。
已略過	有人略過了它；它不會產生發票。撤銷略過 可以恢復。

草稿未能產生時，定期發票的負責人（或透過已連接的 AI 應用程式設定的接收人）會在訊息中心收到通知，說明原因，例如聯絡人已不存在，或貨幣沒有匯率。該期所在的行亦會顯示同樣的原因。請排除原因，然後選擇 立即產生，或等下一次每日重試，或略過這一期。

定期發票清單的 待處理 檢視匯集了需要人處理的事項：未產生的期、待你處理的期、草稿待開立的期、部分開票的期，以及負責人已不是有效用戶的定期發票。

需要了解的事

• easySales 不會自行補開。週期設定只在每一期自己的日子產生它。某一期的日子過去了卻沒有草稿，例如定期發票暫停期間，或開關開啟之前，這一期就是 已到期，待您處理。
• 遲於計劃日產生的草稿（無論由人產生還是由每日重試產生），日期為產生當天。到期日按付款期限由這一天起計，付款期限依次取定期發票自己的、客戶的、公司預設的，在產生草稿時讀取；稅亦按這一天有效的稅率。它所對應的那一期，仍透過佔位符寫在說明中。
• 外幣草稿採用產生時當前的自動匯率；你可以在草稿上修改。參閱發票匯率。
• 刪除某一期的草稿，該期會變為 已到期，待您處理。週期設定不會再次產生它。
• 略過已有草稿的一期，會刪除該草稿。
• 暫停 會停止週期設定，但 立即產生 仍然可用。恢復 之後，暫停期間到期的期是 已到期，待您處理，週期設定從下一期繼續。
• 結束 是最終的：之後不再產生任何一期，無論自動還是手動，已開立的發票保持不變。如果有草稿正在為某一期開票，結束會被拒絕；請先開立或刪除該草稿。
• 修改明細只影響之後產生的草稿。貨幣、開始日期、開票週期和每張發票的產生日在儲存後不能修改；請複製為新的定期發票。
• 負責人不是有效用戶時，不會產生任何草稿。Invoice（發票）Edit（編輯）設為 All records（全部紀錄）的人可以在 編輯 中選擇新的 負責人。
• 定期發票的歷史紀錄每次修改和每張產生的草稿，例如「Draft invoice raised for Period 3 by the schedule」（週期設定為第 3 期產生了草稿發票）。它從不顯示發票編號。
• 在移交紀錄中批量移交某位用戶的發票時，他們的定期發票會一併移交。

術語

• 定期發票——向一位客戶開甚麼、多久開一次。
• 期——一個開票週期，編號為第 1 期、第 2 期，如此類推。
• 立即產生——在某一期的日子到來後，馬上產生它的草稿發票。
• 略過——把一期標為不開票。

常見誤解

• 「顧客會自動收到發票。」不會。easySales 產生的是草稿；由人開立並寄出。
• 「錯過的一個月會在週期設定下次執行時開票。」不會。它會以 已到期，待您處理 等着，由人決定產生還是略過。
• 「設為定期發票會把那張發票再開一次。」不會。定期發票從那張發票的日期之後一個週期開始，因為那張發票已經為它自己的那一期開過票了。
• 「定期發票和報價單的開票計劃是一回事。」不是。報價單的開票計劃把一筆議定的合約金額分階段開票。定期發票則每期開出相同的明細，沒有需要達到的總額。

在哪裏找到

側邊欄中 發票 之後的 定期發票，列出你看得到的每一張定期發票。客戶頁面有一個 定期發票 分頁。參閱定期發票。

為甚麼這樣設計

每張發票都由人開立。 已開立的發票有編號、被鎖定，顧客亦會把它記入自己的帳。草稿讓你先核對這一期的數量、額外收費和稅。在草稿上發現錯誤，改一改便可；開立後才發現，便要開貸項通知單。

錯過的期等你處理，而不是一次過湧來。 如果暫停後系統把錯過的每一期一次過全部開出，顧客可能會收到一疊發票，其中有些月份你根本沒有提供服務。每個錯過的期都以 已到期，待您處理 等着，由你逐期決定開票還是略過。

遲產生的草稿不會倒填日期。 發票日期決定稅期，亦是付款期限的起點。幾星期前的日期可能落在你已經申報過的稅期內，到期日亦早已過去。按產生當天定日期便避免了這兩個問題，而說明中仍寫着它開的是哪一期。

週期的骨架儲存後便固定。 各期是按貨幣、開始日期和頻率排好的，有些期已經開了發票。改動這些會令已開立的發票對不上任何一期，所以新的週期安排就是一張新的定期發票。

更有效率的做法

• 由待辦開始處理。 訊息中心的 待辦 會向定期發票的接收人（沒有設定接收人時為負責人）列出每個到期的期、每張待開立的草稿和每個部分開票的期，你不必打開清單去找。參閱訊息中心。
• 由已發出的發票開始。 在已開立發票的 ··· 選單中選擇 設為定期發票，會複製它的客戶、貨幣和明細。參閱設定定期發票。
• 只看一個檢視，不必逐張查看。 定期發票 清單的 待處理 匯集了所有需要人處理的期和負責人。參閱定期發票。
• 在客戶頁面上回答顧客。 客戶的 定期發票 分頁列出你定期向他開票的內容，就在他的發票和收據旁邊。參閱客戶詳情。
• 複製，而不是重建。 要修改開票頻率或每張發票的產生日，選擇 複製為新的定期發票，設定新的週期安排，等舊的最後一張草稿開立後再 結束 舊的。參閱定期發票。

例子

每月維護費。 Lim & Co 為 Harbour Café 維護咖啡機，每月 SGD 300.00 加 9% GST，共 SGD 327.00。Mei Tan 為 Harbour Café 建立一張定期發票，只有一行明細「Machine maintenance [Month] [Year]」（機器維護），SGD 300.00，由 2027 年 1 月 1 日起每月重複，並在每期的第一天產生。1 月 1 日一早，會出現一張 SGD 327.00 的草稿，說明為「Machine maintenance January 2027」。Mei 檢查後開立。2 月 1 日同樣如此。

由已發出的發票開始。 9 月 15 日，Mei 為 Pacific Resorts Ltd 開立了一張年度支援授權的發票。她打開那張發票，選擇 設為定期發票，每年重複。第一期由明年 9 月 15 日開始，所以她已開立的那張發票不會被再次開票。

顧客要求略過的一個月。 Harbour Café 7 月裝修停業。6 月，Mei 打開這張定期發票，略過 7 月這一期，原因填「Closed for renovation」（裝修停業）。7 月不會產生草稿，8 月照常產生。

為期一年的季度顧問費。 Daniel Lim 為 Pacific Resorts Ltd 設定一項陳設顧問服務：一行明細「Styling retainer [Period n/N]」（陳設顧問費），SGD 1,500.00，由 2027 年 1 月 1 日起每季一次，共 4 期後結束。草稿分別在 2027 年 1 月 1 日、4 月 1 日、7 月 1 日和 10 月 1 日出現，第一張寫着「Styling retainer Period 1 of 4」。每張 SGD 1,635.00（1,500.00 + 9% GST 135.00），全年 SGD 6,540.00（4 × 1,635.00）。第四期之後不再產生任何一期。

暫停兩個月。 Lim & Co 為 Orchard Dental 保養展示照明，每月 SGD 450.00 加 GST SGD 40.50，共 SGD 490.50；定期發票的明細是「Lighting care [Month] [Year]」（照明保養），付款期限 30 天。Mei 在 2027 年 6 月 20 日暫停這張定期發票，8 月 10 日恢復。7 月和 8 月這兩期現在顯示 已到期，待您處理。她對兩期都選擇 立即產生：每張草稿的日期都是 2027 年 8 月 10 日，到期日為 9 月 9 日，說明分別為「Lighting care July 2027」和「Lighting care August 2027」，每張 SGD 490.50，兩張共 SGD 981.00。9 月這一期由週期設定在 9 月 1 日產生。

常見問題

• 甚麼是定期發票？ 為一位客戶設定的一組明細和一個週期安排。easySales 按它為每一期產生一張發票草稿，由人逐張檢查並開立。
• 某個月的發票可以和其他月份不一樣嗎？ 可以。每一期的草稿都是普通草稿：開立前直接修改即可。要修改之後每一期，便編輯定期發票的明細；已產生的草稿保持原樣。
• 為甚麼定期發票的草稿日期比它那一期遲？ 它是在那一期的日子過後才產生的，由人產生或由每日重試產生。遲產生的草稿以產生當天為日期；說明中仍寫着它開的是哪一期。
• 可以按週期用外幣向客戶開票嗎？ 可以。一張定期發票只有一種貨幣，儲存時確定。每張草稿採用產生時當前的自動匯率。參閱貨幣與匯率。
• 定期發票的負責人離職了怎麼辦？ 負責人不是有效用戶時不會產生草稿，清單會把它放在 待處理 下。Invoice（發票）Edit（編輯）設為 All records（全部紀錄）的人可以選擇新的負責人，或者透過移交紀錄移交。
• 定期發票和開票計劃有甚麼分別？ 開票計劃把一張報價單議定的金額分階段開票，直至全部開完。定期發票每期重複相同的明細，沒有總額。參閱規劃開票階段。
• 誰可以建立和管理定期發票？ 它使用 Invoice（發票）權限：List（清單）和 View（檢視）用於查看，Add（新增）用於建立，Edit（編輯）用於修改、暫停、恢復或結束。立即產生 需要 Add 和 Edit。設為 Own records only（只限自己的紀錄）時，你能看到自己負責的定期發票，以及共享設定或客戶團隊讓你看到的，與發票相同。

相關內容

• 定期發票
• 設定定期發票
• 規劃開票階段
• 開立與編號