定期發票

定期發票按固定週期向同一位客戶開立相同的明細。easySales 為每一期產生一張發票草稿，由團隊中的人檢查並開立。本頁面向負責這些發票的人；它們如何運作，請參閱定期發票。

在哪裏找到

在側邊欄中選擇 發票 之後的 定期發票。清單有五個檢視，各帶數量：全部、進行中、已暫停、已結束 和 待處理。每一行顯示客戶、週期、每期金額（不含稅）、下次開票、負責人和狀態。

打開一張定期發票，可以看到它的 週期、範本（每期重複的明細）和 歷史。下次開票 下顯示下一期的日期，有草稿在等待時還有一行說明，例如「第 10 期（01 Oct 2026）：草稿待開立」。

客戶頁面有一個 定期發票 分頁，最多顯示該客戶的五張定期發票。多於五張時，選擇 檢視全部 N 筆定期發票（N 為總數），會打開按該客戶篩選的清單。

你可以做甚麼

• 新增定期發票、複製一張，或把已開立的發票設為定期發票。參閱設定定期發票。
• 查看 待處理。它匯集了未產生的期、待你處理的期、草稿待開立的期、部分開票的期，以及負責人已不是有效用戶的定期發票。
• 用 開啟草稿 打開某一期的草稿，檢查後像開立其他發票一樣開立。
• 在已到期或未產生的期上選擇 立即產生，馬上產生它的草稿。
• 略過顧客不應支付的一期，可以填寫原因。該期的草稿會被刪除。撤銷略過 可以讓這一期恢復。
• 暫停 可以讓週期設定停一陣，恢復 則重新開始。暫停期間到期的期，要等你產生或略過。
• 結束 一張定期發票是最終的。已開立的發票保持不變。如果某一期有草稿，結束會被拒絕；請先開立或刪除該草稿。
• 編輯它：聯絡人、負責人、付款條款、結束日期、明細和自動草稿開關。

需要注意的規則

• 草稿絕不會自動開立或寄出。
• easySales 每小時產生一次到期的草稿。遲於計劃日產生的草稿，日期為產生當天。
• 週期設定不會補開：日子已過卻沒有草稿的期，會以 已到期，待您處理 等着。
• 刪除某一期的草稿，該期會變為 已到期，待您處理；週期設定不會再次產生它。
• 草稿無法產生時，負責人會在訊息中心收到通知，該期顯示 未產生 及原因。週期設定每天重試一次。
• 修改明細只影響之後產生的草稿。
• 每張草稿都註明它屬於哪一期，例如「定期發票 #7 的第 3 期（共 12 期）」，以及它涵蓋的日期。

權限

定期發票使用 Invoice（發票）權限，沒有單獨的權限。檢視需要 List（列表）和 View（檢視）；新增或產生草稿需要 Add（新增）和 Edit（編輯）；修改、暫停、恢復、結束或略過需要 Edit；略過已有草稿的一期需要 Delete（刪除）。設為 Own records only（只限自己的紀錄）時，你可以檢視和處理自己負責的定期發票。貴公司的 Invoice 模組關閉時，定期發票也隨之關閉。

為甚麼這樣設計

每張發票都由人來開立。 開立會給發票編號，而且無法撤銷；這個月的收費是否仍然正確，只有了解顧客的人才判斷得到。所以 easySales 按時準備好草稿，由人檢查後開立。

錯過的期會等你處理，而不是自動補開。 某一期可能因為定期發票暫停過、或者草稿被有意刪除而錯過。如果一次把錯過的期全部補開，可能會向顧客收取你本來要免收的月份，所以每一期都等你決定產生還是略過。

每一期最多只自動產生一次。 即使每小時的工作重試，或有人同時選擇 立即產生，顧客在這一期也只會有一張草稿，絕不會有兩張。

沿用發票權限。 能新增和編輯發票的人就能處理定期發票，不需要另外維護一套權限並讓兩者保持一致。

更有效率的做法

• 每天由待處理開始。 它只列出需要人處理的事：草稿待開立、待你處理的期和未產生的期，分頁上還帶數量。
• 把已開立的發票設為定期發票。 發票 ··· 選單中的 設為定期發票 會複製它的客戶、貨幣和明細，你只需設定週期。參閱設定定期發票。
• 讓說明自動寫上期別。 像 “Plant styling for [Month] [Year]” 這樣的明細，會在那一期的草稿上印成 “Plant styling for December 2026”，不用每次重新輸入。參閱設定定期發票。
• 提前略過。 下一期在日子到來之前已列在 週期 分頁上；在那裏略過它，就根本不會產生草稿。
• 先排除原因，再立即產生。 未產生 的說明會寫出是甚麼阻止了草稿，例如負責人已停用；用 編輯 改正後選擇 立即產生，不必等下一次每日重試。

例子

略過一個月。 Lim & Co 每月向 Harbour Café 收取植物佈置服務費 SGD 450.00，加 9% GST SGD 40.50，每月 SGD 490.50，由 2026 年 10 月 1 日起在每期第一天開票。咖啡店 12 月停業裝修。11 月 25 日，Mei Tan 打開這張定期發票，在 週期 分頁對第 3 期（2026 年 12 月 1 日）選擇 略過，原因填「停業裝修」。第 3 期顯示 已略過，12 月 1 日不會產生草稿，第 4 期照常在 2027 年 1 月 1 日產生。咖啡店為 10 月和 11 月支付 SGD 490.50 × 2 = SGD 981.00。

負責人已離職。 Seaside Florist 那張定期發票的負責人 Jason 已經離職，他的用戶已不是有效用戶。待處理 中它顯示為 負責人已停用，下一期顯示 未產生：“This recurring invoice’s owner is no longer an active user. Change its owner, then generate the invoice again.”（這張定期發票的負責人已不是有效用戶。請更改負責人，然後再次產生發票。）Daniel Lim 的 Invoice Edit 為 All records（全部紀錄），他選擇 編輯，把 負責人 改為自己並儲存，然後在這一期選擇 立即產生。草稿產生後，他把它開立。

常見問題

• easySales 會自動把定期發票發給顧客嗎？ 不會。每一期都產生草稿，由人檢查後開立，easySales 亦從不把發票發給顧客。開立後請自行發送 PDF。
• 為甚麼這個月沒有產生草稿？ 定期發票可能已暫停、自動草稿可能已關閉，或者這一期的日子在自動草稿開始之前已經過了。請查看 待處理：該期會顯示 已到期，待您處理，或者 未產生 及原因。
• 怎樣停止一張定期發票？ 選擇 結束 永久停止，或選擇 暫停 暫時停止，之後再 恢復。已開立的發票不受影響。
• 定期發票可以略過一個月嗎？ 可以。在那一期選擇 略過，如有需要可填寫原因。撤銷略過 可以恢復它。
• 刪除定期發票產生的草稿會怎樣？ 該期變為 已到期，待您處理，週期設定不會再自動產生它。要重新產生就選擇 立即產生，或者 略過 它。
• 草稿無法產生時會通知誰？ 定期發票的負責人，通知在他的訊息中心。該期顯示 未產生 及原因，系統每天重試一次。

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