報價單定稿

每張新的報價單都由 草稿 開始。你滿意之後，就把它定稿：它取得報價單號並變為 進行中，可以發給顧客了。本頁適用於準備報價單的銷售員。

開始之前

• 你需要對該報價單的 Quote（報價單）模組的 View（檢視）和 Edit（編輯）權限。
• 報價單必須是 草稿。頁面會顯示「此報價單是草稿。請先定稿取得報價單號，才能發送、接受或開票。」
• 請先核對明細行、合計和條款——也可以預覽 PDF。草稿的 PDF 帶有 DRAFT 水印。

操作步驟

1. 打開草稿報價單。
2. 選擇頁面頂部的 定稿。
3. 在 報價單定稿 中核對 報價日期。它預設是今天。
4. 要把報價單的日期定為較早的日期，請選擇較早的一天。使用今天 會改回今天。
5. 如果貴公司要求報價單審批，可按需要填寫 給審批人的備註。
6. 選擇 定稿。

之後會發生甚麼

• 報價單取得 QN- 編號作為 報價單編號，變為 進行中，並顯示「已定稿為 …」。它不能再回到草稿。
• 它原來的 QD- 編號仍留在頁面上，顯示為 草稿號。
• 如果 報價單名稱 仍是草稿號，它會變為報價單編號；你自己輸入的名稱保持不變。
• 報價日期 顯示在頁面上，並列印在 PDF 上。
• 到期日 隨報價日期調整，保持草稿原有的日數。沒有到期日的草稿定稿後仍然沒有。
• 現在可以預覽並發送、標記為已發送、接受或拒絕，也可以由它生成發票。

如果貴公司的審批規則攔下了這張報價單，它暫時不會定稿：頁面顯示 已提交審批，報價單標示為 待審批，在審批人選擇 批准並開出 之前不會取得 QN- 編號。參閱單據審批。

需要注意的規則

• 報價日期不能遲於今天。
• 如果你選擇的日期早於最近一份已定稿的報價單，easySales 會警告流水號不會按日期次序排列。你仍然可以定稿。
• 到期日保持的是日數，而不是那一天：有效期 30 日的草稿，定稿後由報價日期起有效 30 日，即使到期日是你自己輸入的也一樣。
• 刪除草稿不會佔用 QN- 編號，所以報價單編號不會出現空缺。
• 把修訂草稿定稿時，它取得下一個修訂號，例如 QN-10000125-R1，舊版本則變為 已被取代。
• 報價單清單打開時顯示 草稿 和 進行中 的報價單。草稿不計入側欄的進行中報價單數目，也不計入商機的合約金額數字。

為甚麼這樣設計

編號表示這是一份正式報價。 草稿仍在製作中；QN- 編號表示這是你負責的報價。只有定稿的報價單才取得編號，所以刪除草稿不會留下空號，編號序列中的每一個號碼都對應一份你真正發出的報價。

定稿後不能回到草稿。 編號一經分配便算用掉了：顧客手上可能已經有這個號碼。回到草稿，就會留下一個沒有報價單的編號。要修改報價，請編輯或修訂它。

日期可以提前，不能押後。 報價日期是你提出報價的日子。上星期在現場談妥的價錢今天才定稿，可以把日期定為那一天。將來的日期等於為一份還未提出的報價標上日期。

有效期隨日期移動。 「有效 30 日」指的是由報價起計 30 日。保持日數而不是固定某一天，遲一星期定稿的報價單仍然有你原本打算的有效期。

更有效率的做法

• 定稿前先看 PDF。 草稿也可以打開 PDF，PDF 帶有 DRAFT 水印，在編號分配之前便能與顧客核對版面和數字。參閱報價單 PDF。
• 找出等你處理的草稿。 報價單清單預設顯示 草稿 和 進行中，未完成的草稿一目了然；審批人可以改用 待我審批 篩選。
• 給審批人留言。 報價單被攔下時，一則簡短的 給審批人的備註（例如毛利為甚麼偏低）可以省去一輪來回查詢。
• 定稿後再調整到期日。 如果顧客需要固定的最後一天，在 進行中 的報價單上編輯 到期日 並儲存。參閱編輯報價單。

例子

Mei Tan 在星期一準備好 Harbour Café 的裝修報價，存為草稿 QD-10000042，有效期 30 日。星期三，她與 Grace Wong 通電話核對過草稿 PDF 後，選擇 定稿。報價日期 顯示星期三；她再次選擇 定稿。報價單現在是 QN-10000125，進行中，在星期三之後 30 日到期。

固定的到期日。 10 月 1 日，Mei 為 Kelvin Ong 新增一張草稿，把 有效期至 設為 10 月 31 日，因為供應商的價錢只保持到那天：共 30 日。她在 10 月 6 日定稿。到期日保持 30 日，移到 11 月 5 日（10 月 6 日 + 30 日）。Mei 把 到期日 改回 10 月 31 日並儲存。

被審批攔下的報價單。 Lim & Co 的報價單審批規則是 毛利率低於 25%。Mei 的草稿有兩行：卡位梳化 4 × 1,250.00，每張成本 950.00；設計費 1,000.00，沒有成本。她選擇定稿後，頁面顯示 已提交審批，審批記錄 列出的原因是 毛利率無法判斷：有行填了售價但沒有成本。Daniel Lim 在 待我審批 中找到它，選擇 批准並開出，再選擇 批准；這時報價單才取得 QN- 編號。如果 Mei 為設計費填了 400.00 的成本，毛利率便是 (6,000.00 − 4,200.00) ÷ 6,000.00 = 30%，不低於 25%，報價單會立即定稿。

常見問題

• 草稿報價單可以發給顧客嗎？ 可以預覽它的 PDF（帶 DRAFT 水印），但不能標記為已發送、接受或開票。請先定稿。
• 定稿可以撤銷嗎？ 不可以。定稿的報價單不能回到草稿。它是 進行中 時仍可以編輯或修訂。刪除需要 Quote Delete（刪除）權限，而且由它生成的發票一經開立便會被拒絕。
• 報價單日期可以提前嗎？ 可以，任何較早的日子都可以。如果那天早於最近一份已定稿的報價單，easySales 會警告編號不按日期次序；你仍然可以定稿。
• 為甚麼定稿後到期日變了？ 報價單保持原來有效的日數，由報價日期起計。如需固定的某一天，定稿後再編輯 到期日。
• 為甚麼我的報價單顯示待審批，而不是編號？ 貴公司的審批規則攔下了它。審批人選擇 批准並開出 後，它才取得編號。參閱單據審批。
• 報價單編號的格式可以更改嗎？ 可以。擁有 System（系統）Edit 權限的人可在 系統設定 → 公司資料 → 單據編號 中設定前綴、日期部分和流水號位數。已分配的編號不會改變。參閱單據編號。

相關內容

• 建立報價單
• 標記為已發送
• 開立與編號
• 單據審批