合併客戶

同一位顧客有兩個客戶紀錄時，把重複的那個合併到要保留的客戶中，讓聯絡人、單據、活動和餘額集中在同一處。

開始之前

• 你需要對兩個客戶都有 Account（客戶）模組的 Edit（編輯）和 Delete（刪除）權限。設為 Own records only（只限自己的紀錄）時，兩個客戶都必須在你的權限範圍內。
• 先決定保留哪個客戶。它保留自己的 客戶編號 和負責人；另一個會被刪除。
• 兩個客戶必須是同一類型：企業 對 企業，個人 對 個人。

操作步驟

1. 在側欄選擇 客戶，打開要保留的客戶。
2. 在 ··· 選單中選擇 合併重複客戶。
3. 在 選擇重複客戶 中，在 按名稱搜尋客戶 框內輸入名稱，選中重複客戶那一行，然後選擇 下一步。
4. 在 選擇保留的值 中，為每一行選擇要保留的值，位於 保留：… 欄或 重複：… 欄。每一行預設選中保留客戶的值。
5. 如果想查看所有欄位，關閉 只顯示不同的欄位，然後選擇 下一步。
6. 在 確認 中，閱讀 轉入保留客戶 和 已開立單據保持不變。
7. 選擇 合併客戶。

之後會發生甚麼

你仍停留在保留的客戶上，重複客戶會從所有清單和選擇框中消失。保留客戶的 歷史 會記下這次合併，以及取自重複客戶的值。

以下內容會轉入保留的客戶：重複客戶的聯絡人、商機、合約、採購訂單和送貨單，它的活動，由潛在客戶轉換成它的紀錄，以及尚未在保留客戶 客戶團隊 中的團隊成員。企業客戶的每位聯絡人會連同其報價單、發票和貸項通知單一起轉移。

個人客戶合併時，重複客戶的個人資料會隨它一起刪除。它的草稿發票、未結或草稿報價單以及其他草稿單據會轉給保留的那個人；針對已開立發票的草稿貸項通知單留在該發票上，已開立的單據保持原樣。

警告

合併無法撤銷。選擇 合併客戶 之前，請仔細閱讀 確認 步驟。

需要注意的規則

• 只會列出同一類型、而且你可以編輯和刪除的客戶，每次最多 20 個，按名稱排序。輸入更多名稱可以縮小範圍。
• 客戶編號、負責人 和 角色 是鎖定的行。保留的客戶沿用自己的編號和負責人；之後如需更換負責人，請使用更改負責人。
• 兩個客戶的 客戶 和 供應商 角色會合在一起。如果因此令只作供應商的保留客戶成為顧客，而它還沒有編號，系統會為它分配下一個 客戶編號。
• 帳單地址 是一個整體選擇：所有地址行都來自同一個客戶。
• 企業客戶合併時，如果保留客戶的 稅務登記號 是空白而重複客戶有號碼，系統會預先選中重複客戶的號碼。
• 已開立的發票或貸項通知單不會被修改。它保留開立時的顧客名稱、地址和稅號，並計入保留客戶的 應收餘額 和對帳單。
• 對於你的角色無法以 All records（全部紀錄）查看的模組，聯絡人 和 發票 兩欄以及 確認 中的大部分數量會被隱藏。

為甚麼這樣設計

一位顧客，一個餘額。 顧客欠你的是一筆總數，而不是每個客戶紀錄各一筆。合併後，應收餘額、帳齡和對帳單會把所有發票加在一起，你發出的催款通知或對帳單才是完整的。

已開立的單據保持開立時的樣子。 顧客是按發票上印的名稱和地址入帳的，亦可能已申報扣減上面的 GST。如果改寫成保留客戶的資料，你手上的版本就和顧客的對不上了。所以合併只改變發票計入哪個客戶，不改變發票上寫的內容。

保留的客戶沿用自己的編號和負責人。 客戶編號可能已經輸入你的會計軟件，也印在過去的對帳單上；順帶改掉它會令這些對應關係斷開。由誰負責這位顧客，要透過有其自身檢查的更改負責人來決定。

合併需要編輯和刪除兩項權限。 合併會修改保留的客戶並刪除另一個，所以 easySales 要求你對兩個客戶都有這兩項權限。不能刪除客戶的人，也無法借合併把它刪掉。

更有效率的做法

• 保留有歷史的那個客戶。 從較早、有已開立發票的客戶發起合併，讓它保留編號和負責人。選擇重複客戶 中的 聯絡人 和 發票 兩欄，會顯示每個列出的客戶各有多少紀錄。
• 只看不同之處。 這一步打開時 只顯示不同的欄位 已經開啟，你只需核對兩個客戶不一致的行。
• 一次收款結清兩邊。 合併後，收據 分頁上的 記錄收款 可以用一張收據結清原本兩個客戶的發票。參閱記錄收款。
• 防止下一次重複建立。 新增客戶時，重複提示會在你輸入時發出警告。參閱重複紀錄提示。
• 查看改了甚麼。 保留客戶的 歷史 分頁列出這次合併，以及取來的每個值。參閱審計紀錄。

例子

兩個客戶各有一張未付發票。 Lim & Co 有 Daniel Lim 負責的 Harbour Café Pte Ltd，還有 Mei Tan 為第二張訂單新增的 Harbour Cafe。兩個客戶各有一張未付發票：

• Harbour Café Pte Ltd 的 INV-10000301：SGD 1,000.00 + GST 9% SGD 90.00 = SGD 1,090.00
• Harbour Cafe 的 INV-10000312：SGD 2,000.00 + GST 9% SGD 180.00 = SGD 2,180.00

Daniel 打開 Harbour Café Pte Ltd，選擇 合併重複客戶。在 選擇保留的值 中，他的客戶沒有 稅務登記號，所以重複客戶的號碼已被選中；他也選擇了重複客戶的 電話。確認 顯示一位聯絡人將轉移，一張已開立的發票保持不變。

選擇 合併客戶 後，Harbour Café Pte Ltd 的 應收餘額 為 SGD 1,090.00 + SGD 2,180.00 = SGD 3,270.00。咖啡店付來 SGD 3,270.00 時，Daniel 記錄一張收據便結清了兩張發票。INV-10000312 上印的仍是開立時的名稱 “Harbour Cafe”。

兩個個人客戶。 業主 Rachel Koh 被輸入了兩次。重複的那個客戶有一張已開立的發票 INV-10000305，SGD 500.00 + GST 9% SGD 45.00 = SGD 545.00，還有一張她下一個房間的草稿發票。Mei 打開 Rachel 較早的那個客戶，把重複客戶合併進來。草稿轉給保留的 Rachel，Mei 便在那裏開立它；INV-10000305 保持原樣，其 SGD 545.00 計入保留客戶的 應收餘額。

常見問題

• 合併後，重複客戶的發票會怎樣？ 企業客戶的發票隨聯絡人一起轉移；個人客戶的草稿發票轉給保留的那個人。無論哪種情況，已開立的發票都計入保留客戶的 應收餘額 和對帳單。已開立的發票保留開立時的顧客資料，上面的內容不會改動。
• 合併後顧客的餘額會改變嗎？ 金額都不會改變。保留客戶的 應收餘額 等於兩個客戶原本餘額之和。
• 為甚麼要合併的客戶不在清單中？ 只有與保留客戶同一類型、而且你的角色可以編輯和刪除的客戶才會列出。清單每次顯示 20 個客戶，請輸入更多名稱。
• 合併後用哪個客戶編號？ 用保留客戶的編號。重複客戶的編號會隨它一起停用。
• 合併會改變客戶負責人嗎？ 不會。保留的客戶沿用自己的負責人；如需更換，請使用更改負責人。
• 可以一次合併兩個以上的客戶嗎？ 不可以。每次合併一對；還有其他重複客戶時，從保留的客戶再合併一次。
• 企業客戶可以和個人客戶合併嗎？ 不可以。只有同一類型的客戶才能合併。參閱編輯或停用。

相關內容

• 客戶與聯絡人
• 編輯或停用
• 重複紀錄提示
• 應收餘額