Gabungkan pelanggan

Apabila pelanggan yang sama mempunyai dua rekod pelanggan, gabungkan pendua ke dalam rekod yang anda kekalkan, supaya kenalan, dokumen, aktiviti dan bakinya berada di satu tempat.

Sebelum anda mula

• Anda memerlukan Edit dan Delete (padam) bagi Account (pelanggan) pada kedua-dua pelanggan. Dengan Own records only (rekod sendiri sahaja), kedua-duanya mesti berada dalam capaian anda.
• Tentukan pelanggan yang hendak dikekalkan. Ia mengekalkan Kod pelanggan dan pemiliknya; yang satu lagi dipadamkan.
• Kedua-dua pelanggan mestilah jenis yang sama: Perniagaan dengan Perniagaan, Individu dengan Individu.

Langkah

1. Pilih Pelanggan dalam bar sisi dan buka pelanggan yang anda mahu kekalkan.
2. Dalam menu ···, pilih Gabungkan pelanggan pendua….
3. Di bawah Pilih pendua, taip dalam Cari pelanggan mengikut nama dan pilih baris pendua, kemudian pilih Seterusnya.
4. Di bawah Pilih nilai, pilih nilai yang hendak dikekalkan dalam setiap baris, dalam lajur Dikekalkan: … atau lajur Pendua: …. Setiap baris bermula pada nilai pelanggan yang dikekalkan.
5. Matikan Hanya medan yang berbeza jika anda mahu melihat setiap medan, kemudian pilih Seterusnya.
6. Di bawah Semak, baca Berpindah ke pelanggan yang dikekalkan dan Kekal seperti dikeluarkan.
7. Pilih Gabungkan pelanggan.

Apa yang berlaku seterusnya

Anda kekal pada pelanggan yang dikekalkan, dan pendua keluar daripada setiap senarai dan pemilih. Sejarah pelanggan yang dikekalkan merekodkan penggabungan itu dan nilai yang diambil daripada pendua.

Yang berikut berpindah ke pelanggan yang dikekalkan: kenalan, peluang jualan, kontrak, pesanan belian dan pesanan penghantaran pendua, aktivitinya, sebarang prospek yang ditukar kepadanya, dan ahli pasukan yang belum berada dalam Pasukan Pelanggan yang dikekalkan. Pada pelanggan Perniagaan, setiap kenalan berpindah bersama sebut harga, invois dan nota kreditnya.

Pada pelanggan Individu, individu pendua dipadamkan bersamanya. Invois draf, sebut harga terbuka atau draf dan draf lain miliknya berpindah ke individu yang dikekalkan; nota kredit draf pada invois yang telah dikeluarkan kekal bersama invois itu, dan dokumen yang telah dikeluarkan kekal seperti dikeluarkan.

Awas

Penggabungan tidak boleh diundurkan. Baca langkah Semak sebelum anda memilih Gabungkan pelanggan.

Peraturan yang perlu diketahui

• Hanya pelanggan jenis sama yang boleh anda sunting dan padam disenaraikan, paling banyak 20 pada satu masa, mengikut susunan nama. Taip lebih banyak daripada nama itu untuk mengecilkan senarai.
• Kod pelanggan, Pemilik dan Peranan ialah baris berkunci. Pelanggan yang dikekalkan mengekalkan kod dan pemiliknya; untuk memindahkan pemilik selepas itu, gunakan Tukar Pemilik.
• Peranan Pelanggan dan Pembekal kedua-dua rekod digabungkan. Jika ini menjadikan pelanggan yang dikekalkan, yang sebelum ini pembekal sahaja, seorang pelanggan dan ia tiada kod, ia diberi Kod pelanggan yang seterusnya.
• Alamat bil ialah satu pilihan: semua barisnya datang daripada pelanggan yang sama.
• Pada pelanggan Perniagaan, apabila No. Pendaftaran Cukai pelanggan yang dikekalkan kosong dan pendua mempunyainya, nombor pendua dipilih untuk anda.
• Invois atau nota kredit yang telah dikeluarkan tidak pernah diubah. Ia mengekalkan nama pelanggan, alamat dan nombor cukai semasa ia dikeluarkan, dan diambil kira dalam Tertunggak dan penyata pelanggan yang dikekalkan.
• Lajur Kenalan dan Invois, dan kebanyakan kiraan di bawah Semak, disembunyikan bagi modul yang tidak dapat dilihat oleh peranan anda pada All records (semua rekod).

Mengapa ia berfungsi begini

Satu pelanggan, satu baki. Pelanggan anda berhutang satu amaun kepada anda, bukan satu amaun bagi setiap rekod. Selepas penggabungan, Tertunggak, umur hutang dan penyata menjumlahkan setiap invois, jadi peringatan atau penyata yang anda hantar adalah lengkap.

Dokumen yang dikeluarkan kekal tepat seperti dikeluarkan. Pelanggan anda memfailkan setiap invois dengan nama dan alamat yang tercetak padanya, dan mungkin telah menuntut GST padanya. Menulis semula invois itu dengan butiran pelanggan yang dikekalkan akan menjadikan salinan anda berbeza daripada salinan mereka, jadi penggabungan memindahkan tempat invois itu diambil kira, tidak pernah apa yang dinyatakannya.

Pelanggan yang dikekalkan mengekalkan kod dan pemiliknya. Kod pelanggan mungkin sudah ada dalam perisian perakaunan anda dan pada penyata lama; mengubahnya sebagai kesan sampingan akan memutuskan pautan itu. Siapa yang memiliki pelanggan ialah keputusan untuk Tukar Pemilik, yang mempunyai semakannya sendiri.

Penggabungan memerlukan Edit dan Delete. Ia mengubah pelanggan yang dikekalkan dan memadam yang satu lagi, jadi easySales meminta kedua-dua kebenaran, pada kedua-dua pelanggan. Seseorang yang tidak boleh memadam pelanggan tidak boleh menghapuskannya dengan menggabungkannya.

Bekerja lebih pantas

• Kekalkan pelanggan yang mempunyai sejarah. Mulakan daripada pelanggan yang lebih lama, yang mempunyai invois yang telah dikeluarkan, supaya ia mengekalkan kod dan pemiliknya. Lajur Kenalan dan Invois di bawah Pilih pendua menunjukkan bilangan yang dipegang oleh setiap pelanggan yang disenaraikan.
• Lihat hanya apa yang berbeza. Hanya medan yang berbeza dihidupkan apabila langkah itu dibuka, jadi anda hanya menyemak baris yang berbeza antara kedua-dua pelanggan.
• Terima satu bayaran untuk kedua-duanya. Selepas penggabungan, Rekod bayaran pada tab Resit membolehkan satu resit menyelesaikan invois daripada kedua-dua pelanggan. Lihat Rekod bayaran.
• Halang pendua seterusnya. Amaran pendua pada pelanggan baharu memberi amaran semasa anda menaip. Lihat Amaran pendua.
• Semak apa yang berubah. Tab Sejarah pelanggan yang dikekalkan menyenaraikan penggabungan itu dan setiap nilai yang diambil. Lihat Jejak audit.

Contoh

Dua pelanggan dengan satu invois belum dibayar setiap satu. Lim & Co mempunyai Harbour Café Pte Ltd, yang dimiliki oleh Daniel Lim, dan Harbour Cafe, yang dicipta oleh Mei Tan untuk pesanan kedua. Setiap satu mempunyai satu invois belum dibayar:

• INV-10000301 pada Harbour Café Pte Ltd: SGD 1,000.00 + GST 9% SGD 90.00 = SGD 1,090.00
• INV-10000312 pada Harbour Cafe: SGD 2,000.00 + GST 9% SGD 180.00 = SGD 2,180.00

Daniel membuka Harbour Café Pte Ltd dan memilih Gabungkan pelanggan pendua…. Di bawah Pilih nilai, pelanggannya tiada No. Pendaftaran Cukai, jadi nombor pendua sudah dipilih; dia juga memilih Telefon pendua. Semak menunjukkan satu kenalan berpindah dan satu invois yang dikeluarkan kekal seperti dikeluarkan.

Selepas Gabungkan pelanggan, Harbour Café Pte Ltd menunjukkan Tertunggak SGD 1,090.00 + SGD 2,180.00 = SGD 3,270.00. Apabila kafe itu membayar SGD 3,270.00, Daniel merekodkan satu resit yang menyelesaikan kedua-dua invois. INV-10000312 masih mencetak “Harbour Cafe”, nama semasa ia dikeluarkan.

Dua pelanggan Individu. Rachel Koh, seorang pemilik rumah, dimasukkan dua kali. Pendua memegang invois yang telah dikeluarkan, INV-10000305, sebanyak SGD 500.00 + GST 9% SGD 45.00 = SGD 545.00, dan invois draf untuk biliknya yang seterusnya. Mei membuka rekod Rachel yang lebih lama dan menggabungkan pendua ke dalamnya. Draf berpindah ke Rachel yang dikekalkan, jadi Mei mengeluarkannya dari situ; INV-10000305 kekal seperti dikeluarkan, dan SGD 545.00 itu diambil kira dalam Tertunggak pelanggan yang dikekalkan.

Soalan lazim

• Apa yang berlaku kepada invois pelanggan pendua apabila saya menggabungkan? Pada pelanggan Perniagaan, invois berpindah bersama kenalannya; pada pelanggan Individu, draf berpindah ke individu yang dikekalkan. Dalam kedua-dua keadaan, invois yang telah dikeluarkan diambil kira dalam Tertunggak dan penyata pelanggan yang dikekalkan. Invois yang telah dikeluarkan mengekalkan butiran pelanggan semasa ia dikeluarkan; tiada apa-apa padanya yang diubah.
• Adakah baki pelanggan berubah selepas penggabungan? Tiada amaun yang berubah. Tertunggak pelanggan yang dikekalkan menjadi jumlah baki kedua-dua pelanggan.
• Mengapa pelanggan yang saya mahu gabungkan tiada dalam senarai? Ia hanya disenaraikan apabila ia jenis yang sama dengan pelanggan yang dikekalkan dan peranan anda boleh menyunting dan memadamnya. Senarai menunjukkan 20 pelanggan pada satu masa, jadi taip lebih banyak daripada nama itu.
• Kod pelanggan mana yang dikekalkan oleh pelanggan yang digabungkan? Kod pelanggan yang dikekalkan. Kod pendua bersara bersamanya.
• Adakah penggabungan mengubah pemilik pelanggan? Tidak. Pelanggan yang dikekalkan mengekalkan pemiliknya; gunakan Tukar Pemilik untuk memindahkannya.
• Bolehkah saya menggabungkan lebih daripada dua pelanggan sekali gus? Tidak. Satu penggabungan menyatukan satu pasangan; ulanginya daripada pelanggan yang dikekalkan bagi setiap pendua seterusnya.
• Bolehkah saya menggabungkan pelanggan Perniagaan dengan pelanggan Individu? Tidak. Hanya pelanggan jenis sama boleh digabungkan. Lihat Edit atau nyahaktifkan.

Berkaitan

• Pelanggan dan kenalan
• Edit atau nyahaktifkan
• Amaran pendua
• Baki tertunggak