Penyata akaun pelanggan

Penyata akaun menunjukkan kepada satu pelanggan amaun yang terhutang olehnya: setiap invois, bayaran dan nota kredit dalam satu tempoh, dengan baki berjalan. Halaman ini untuk sesiapa yang menuntut bayaran atau menjawab soalan pelanggan “berapa yang kami berhutang kepada anda?”.

Sebelum anda mula

Anda memerlukan View (lihat) bagi Account (pelanggan) pada pelanggan itu dan View bagi Invoice (invois) ditetapkan kepada All records (semua rekod); jika tidak, butang Penyata akaun tidak dipaparkan. Untuk memilih kenalan Perhatian, anda juga memerlukan List (senarai) bagi Contact (kenalan).

Langkah

1. Pilih Pelanggan dalam bar sisi dan buka pelanggan itu.
2. Pilih Penyata akaun di bahagian atas.
3. Semak Tempoh. Ia dibuka pada bulan lepas, dari hari pertama hingga hari terakhirnya.
4. Untuk mengubahnya, pilih medan Tempoh dan pilih Bulan ini, Bulan lepas, 3 bulan lepas atau Tahun ini, atau pilih sendiri hari pertama dan hari terakhir.
5. Pilih kenalan Perhatian yang dialamatkan oleh penyata itu.
6. Baca sebarang notis, kemudian ringkasannya: Baki Awal, Diinvois, Pembayaran, Nota Kredit, Pelarasan jika ada, dan Baki Akhir.
7. Pilih PDF. Tetingkap dibuka dengan penyata di dalamnya; pilih Muat turun dan hantar fail itu dari e-mel anda sendiri.
8. Tandakan Telah dihantar kepada pelanggan. Garis masa pelanggan merekodkan tempoh yang anda hantar.

Apa yang berlaku seterusnya

PDF itu, bertajuk STATEMENT OF ACCOUNT (penyata akaun) pada kepala surat anda, dialamatkan kepada pelanggan dan kenalan Perhatian anda. Ia menunjukkan Customer code (kod pelanggan) jika ada, tempoh, mata wang utama anda dan tarikh hari ini sebagai tarikh dikeluarkan.

Jadualnya mempunyai lajur DATE, DOCUMENT, DETAILS, CHARGES, CREDITS dan BALANCE (tarikh, dokumen, butiran, caj, kredit dan baki), dari baki awal hingga Balance due (baki perlu dibayar), diikuti analisis umur hutang setakat hari terakhir tempoh itu. Tiada apa-apa dihantar kepada pelanggan; easySales tidak menghantar penyata melalui e-mel.

Peraturan yang perlu diketahui

• Kedua-dua hari tempoh itu disertakan. Baki Akhir = Baki Awal + Diinvois − Pembayaran − Nota Kredit − Pelarasan.
• Hanya invois dan nota kredit yang telah dikeluarkan diambil kira. Invois yang dibatalkan kekal dalam tempohnya sendiri, dan nota kreditnya dipaparkan pada tarikh pembatalan.
• Amaun dalam mata wang utama anda. Invois mata wang asing, bayarannya dan nota kreditnya menggunakan kadar yang direkodkan pada invois; invois tanpa kadar yang direkodkan ditinggalkan dan dinamakan dalam satu nota.
• Baki di bawah sifar dipaparkan sebagai Kredit Pelanggan, dan PDF mencetak Customer credit (kredit pelanggan) dan bukannya Balance due.
• Hutang lapuk yang telah anda hapus kira kekal pada penyata; laci penyata menyatakan berapa amaunnya. Deposit keselamatan yang dipegang atau dilucut hak dicetak sebagai nota, tidak pernah dalam baki. Untung atau rugi tukaran yang direalisasikan hanya dipaparkan dalam laci penyata.
• Alamatnya ialah Alamat surat-menyurat kenalan, atau Alamat bil pelanggan jika alamat itu kosong. Tanpa List bagi Contact, kenalan pertama pelanggan digunakan.
• Lebih daripada 4,999 baris tidak boleh dimuat turun; pilih tempoh yang lebih pendek.
• PDF dicetak dalam bahasa Inggeris, apa pun bahasa yang anda gunakan dalam easySales.
• Penyata dikira daripada rekod anda setiap kali ia dibuat. Bayaran yang dialih keluar atau diundurkan tarikhnya kemudian akan mengubah tempoh itu, jadi simpan PDF yang anda hantar.

Mengapa ia berfungsi begini

Penyata adalah untuk pelanggan, jadi ia menunjukkan pihak mereka. Pelanggan anda berhutang apa yang tertera pada invois mereka, apa pun yang anda lakukan secara dalaman. Itulah sebabnya hutang lapuk yang telah anda hapus kira kekal padanya, dan untung atau rugi tukaran pada bayaran asing tidak dipaparkan: itu catatan dalam buku akaun anda, bukan perubahan pada amaun yang terhutang oleh pelanggan.

Satu kadar bagi setiap invois memastikan akaun asing tepat. Jika setiap bayaran ditukar pada kadar hari itu, invois yang telah dibayar sepenuhnya masih boleh meninggalkan beberapa dolar pada penyata. Menggunakan kadar invois itu sendiri bagi invois, bayarannya dan kreditnya menjadikan invois yang selesai berjumlah tepat sifar.

Umur hutang berjumlah sama dengan baki. Baki setiap invois dikira umurnya mengikut tarikh akhirnya sendiri, jadi lima amaun umur hutang sentiasa berjumlah sama dengan baki akhir. Pelanggan anda boleh memadankan kedua-dua angka itu dan melihat serta-merta invois mana yang lewat.

Ia bermula pada bulan lepas kerana itulah penyata yang anda hantar. Kebanyakan perniagaan menghantar penyata bagi bulan yang baru ditutup, jadi tempoh dibuka di situ. “Bulan lepas” mengikut zon waktu syarikat anda, jadi ia bulan yang sama bagi semua orang dalam pasukan anda.

Bekerja lebih pantas

• Semak siapa yang lewat sebelum anda hantar. Lewat tempoh di bawah tajuk pelanggan dan umur hutang pada tab Invoisnya menunjukkan apa yang telah melepasi tarikh akhir. Lihat Susuli invois lewat tempoh.
• Selesaikan wang belum di-knock-off dahulu. Meng-knock-off amaun belum di-knock-off resit ke invois yang dibayarnya mengeluarkan invois itu daripada umur hutang lewat tempoh, jadi umur hutang yang dibaca oleh pelanggan sepadan dengan apa yang telah mereka bayar. Lihat Guna amaun belum di-knock-off.
• Isikan alamat surat-menyurat kenalan sekali. Penyata menggunakannya setiap kali; tanpanya, penyata menggunakan alamat bil pelanggan. Lihat Butiran kenalan.
• Tetapkan kepala surat anda sekali. Penyata mencetak kepala surat dan butiran syarikat yang sama seperti invois anda. Lihat Butiran syarikat.
• Hantar satu penyata terakhir sebelum hapus kira. Penyata bertarikh ialah rekod bahawa anda telah meminta bayaran. Lihat Hapus kira hutang lapuk.

Contoh

Bulan yang mempunyai nota kredit. Pada 2 Disember 2026, Priya Nair di Lim & Co membuka Harbour Café dan memilih Penyata akaun; Tempoh dibuka pada 1 hingga 30 November. Pada awal November kafe itu masih berhutang INV-10000322, SGD 5,450.00. Dalam bulan November:

• 12 November: INV-10000340 untuk pencahayaan, SGD 2,000.00 + GST 9% SGD 180.00 = SGD 2,180.00, dengan terma NET 30.
• 18 November: kafe itu membayar INV-10000322, SGD 5,450.00.
• 25 November: nota kredit CN-10000070 untuk lampu yang dipulangkan, SGD 200.00 + GST SGD 18.00 = SGD 218.00, bagi INV-10000340.

Baris	Amaun
Baki Awal	SGD 5,450.00
Diinvois	SGD 2,180.00
Pembayaran	− SGD 5,450.00
Nota Kredit	− SGD 218.00
Baki Akhir	SGD 1,962.00

5,450.00 + 2,180.00 − 5,450.00 − 218.00 = 1,962.00. INV-10000340 perlu dibayar pada 12 Disember, jadi umur hutang dalam PDF menunjukkan SGD 1,962.00 di bawah Current (semasa). Priya memilih Grace Wong sebagai Perhatian, memilih PDF dan memuat turun fail itu.

Pelanggan yang mempunyai kredit. Orchard Dental berhutang INV-10000335, SGD 1,000.00 + GST SGD 90.00 = SGD 1,090.00. Pada 8 Disember ia memindahkan SGD 3,000.00 untuk turut menampung fasa seterusnya. Mei Tan merekodkan satu resit yang membayar INV-10000335 dan meninggalkan SGD 1,910.00 belum di-knock-off sebagai Lebihan bayaran.

Pada 15 Disember Mei memilih Bulan ini. Baki Awal ialah SGD 1,090.00 dan Pembayaran ialah − SGD 3,000.00, jadi bakinya ialah 1,090.00 − 3,000.00 = −1,910.00. Laci penyata menunjukkan Baki Akhir SGD 1,910.00 bertanda Kredit Pelanggan, dan PDF berakhir dengan Customer credit dan bukannya Balance due.

Soalan lazim

• Bolehkah easySales menghantar penyata kepada pelanggan saya melalui e-mel? Tidak. Pilih PDF, muat turun fail itu dan lampirkannya pada e-mel anda sendiri.
• Mengapa tiada butang Penyata akaun pada pelanggan? View bagi Invoice dalam peranan anda tidak ditetapkan kepada All records. Peranan yang hanya melihat invoisnya sendiri akan melihat baki yang tidak lengkap. Lihat Peranan dan kebenaran.
• Adakah invois draf dipaparkan pada penyata? Tidak. Hanya invois dan nota kredit yang telah dikeluarkan dipaparkan, jadi draf atau proforma tidak pernah masuk ke dalam baki pelanggan.
• Mengapa penyata menyatakan Kredit Pelanggan? Pelanggan telah membayar lebih daripada yang terhutang, atau mempunyai nota kredit yang belum digunakan pada invois. Knock-off wang itu atau bayar baliknya. Lihat Guna amaun belum di-knock-off.
• Mengapa hutang lapuk yang telah saya hapus kira masih ada pada penyata? Hapus kira ialah catatan dalam buku akaun anda; pelanggan masih berhutang wang itu. Laci penyata memberitahu anda berapa banyak daripada baki akhir yang telah dihapus kira dan masih dituntut.
• Bagaimana invois mata wang asing dipaparkan pada penyata? Dalam mata wang utama anda, pada kadar pertukaran yang direkodkan pada setiap invois, dengan amaun dan kadar invois itu sendiri di sebelahnya. Lihat Mata wang dan kadar.
• Mengapa penyata lama berubah apabila saya memuat turunnya semula? Penyata dikira daripada rekod anda sebagaimana keadaannya sekarang. Bayaran yang dialih keluar atau diundurkan tarikhnya sejak itu mengubah tempoh tersebut, jadi simpan PDF yang anda hantar.
• Bolehkah saya mengalamatkan penyata kepada orang lain? Ya. Pilih mereka di bawah Perhatian sebelum anda memilih PDF; senarai itu menunjukkan kenalan pelanggan.

Berkaitan

• Butiran pelanggan
• Baki tertunggak
• Susuli invois lewat tempoh
• Guna amaun belum di-knock-off
• Terima bayaran lebih cepat