Salin invois

Apabila anda membilkan pelanggan untuk kerja yang sama sekali lagi, atau membilkan pelanggan lain untuk kerja yang serupa, salin invois dan bukannya menaipnya semula. Salinan ialah invois baharu yang tersendiri; invois asal tidak berubah.

Sebelum anda mula

• Anda perlu boleh membuka invois itu — Invoice (invois) View (lihat); dengan Own records only (rekod sendiri sahaja), invois anda sendiri — dan Invoice (invois) Add (tambah) serta Edit (sunting).
• Invois itu boleh dalam apa-apa status, termasuk yang dibatalkan.

Langkah

1. Buka invois yang ingin anda salin.
2. Pilih Salin dalam menu ···, dalam kumpulan Dokumen.
3. Baca kotak Salin invois dan pilih Salin. Mesej Invois disalin dipaparkan, dan invois baharu dibuka.
4. Semak pelanggan, baris, harga, Terma pembayaran dan Tarikh Akhir Bayaran, dan ubah apa yang berbeza.
5. Apabila sudah sedia, keluarkannya.

Apa yang berlaku seterusnya

• Salinan ialah Draf, seperti mana-mana invois baharu, dan anda ialah jurujualnya.
• Ia membawa pelanggan, kenalan, mata wang, tajuk, terma, catatan, medan tersuai dan baris.
• Tarikh invoisnya ialah hari ini. Ia mengekalkan Terma pembayaran invois asal jika terma itu masih ada dalam senarai syarikat anda; jika tidak, ia menggunakan terma pelanggan, kemudian lalai syarikat. Tarikh akhir bayarannya ialah hari ini ditambah bilangan hari terma itu (NET 30 ialah 30 hari, COD ialah hari ini). Jika terma itu tiada bilangan hari, tarikh akhir bayarannya ialah hari ini ditambah tempoh kredit invois asal (tarikh akhir bayarannya tolak tarikh invoisnya); jika kedua-duanya tiada, ia ialah hari ini.
• Kadar cukai dan kadar pertukaran hari ini digunakan, jadi jumlahnya dikira semula dan mungkin berbeza daripada invois asal.
• Ia tidak membawa nombor invois asal, nombor PO pelanggan, pautan sebut harga atau pelan pengebilan, penghantaran, bayaran, kredit, hapus kira, kelulusan, tanda dihantar, lampiran atau sejarah.
• Jika sesuatu tidak dapat disalin seperti asal, mesej akan menamakannya: baris yang produknya sudah tiada, atau baris yang menolak deposit, ditinggalkan; cukai yang tidak lagi berkuat kuasa bertukar kepada kadar hari ini atau dibuang; jumlah yang berubah ditunjukkan. Semak invois baharu sebelum anda mengeluarkannya.

Peraturan yang perlu diketahui

• Menyalin tidak pernah mengubah invois asal, dan kedua-duanya tidak dipautkan selepas itu.
• Potongan deposit milik invois asal, jadi ia tidak pernah disalin. Tolak deposit pada invois baharu sendiri jika masih berkenaan.
• Mengubah Kenalan pada salinan tidak mengubah Mata Wang, Terma pembayaran atau Tarikh Akhir Bayarannya; tetapkannya sendiri untuk pelanggan baharu.

Mengapa ia berfungsi begini

Salinan ialah jualan baharu, bukan cetakan semula. Ia menerima nombornya sendiri apabila anda mengeluarkannya dan mengutip bayarannya sendiri. Invois asal kekal tepat seperti sebelumnya, jadi baki dan penyata pelanggan pertama tidak terganggu.

Tarikh, cukai dan kadar ialah hari ini. Anda mengecaj pelanggan sekarang. Salinan yang bertarikh bulan lepas, pada kadar cukai atau kadar pertukaran yang tidak lagi berkuat kuasa, akan meletakkan jualan itu dalam tempoh cukai yang salah dengan amaun yang salah.

Sesetengah perkara hanya milik invois asal. Nombor PO menamakan pesanan bagi invois asal, potongan deposit telah pun mendapatkan semula deposit itu, dan pembayaran telah menjelaskan baki invois asal. Membawanya ke invois baharu akan memadankan invois baharu dengan pesanan yang salah atau menolak deposit yang sama dua kali.

Terma pembayaran turut dibawa. Pelanggan yang mempunyai NET 30 kekal dengan NET 30, dikira dari hari ini, jadi anda tidak perlu mengira tarikh akhir bayaran yang baharu.

Bekerja lebih pantas

• Salin, kemudian ubah hanya yang berbeza. Apabila kerja berulang mempunyai baris yang sama dengan kuantiti baharu, edit kuantiti dan keluarkannya. Lihat Keluarkan invois.
• Biarkan caj tetap didrafkan sendiri. Bagi caj yang sama setiap bulan atau tahun, invois berulang mencipta draf mengikut jadual.
• Keluarkan semula invois yang dibatalkan. Salin invois yang dibatalkan dan betulkan salinannya: barisnya sudah tersedia. Lihat Batalkan invois.
• Bilkan kerja baharu daripada sebut harganya. Apabila kerja itu telah disebut harga, Jana invois pada sebut harga menyalin barisnya dan mengekalkan pautannya. Lihat Jana invois.

Contoh

Penggayaan semula bulanan. Lim & Co menggayakan semula Harbour Café setiap bulan. Pada 1 Oktober Mei Tan menyalin INV-10000310 bulan September, yang bertarikh 1 September dengan NET 30 dan perlu dibayar pada 1 Oktober. Salinan itu mengekalkan NET 30, bertarikh 1 Oktober dan perlu dibayar pada 31 Oktober. Ia membawa baris yang sama:

Item	Kuantiti	Harga Unit	Jumlah
Seasonal styling refresh	1	600.00	600.00
Fresh flower arrangement	4	45.00	180.00

Iaitu SGD 780.00 serta GST 9% sebanyak SGD 70.20, SGD 850.20 kesemuanya. Oktober mempunyai lima penghantaran mingguan, jadi Mei mengubah bunga kepada 5 (SGD 225.00). Invois menjadi SGD 825.00 serta GST sebanyak SGD 74.25, SGD 899.25 kesemuanya, dan dia mengeluarkannya.

Pakej yang sama untuk pelanggan lain. Seaview Dental Clinic mahukan konsultasi dan mood board yang dibuat oleh Lim & Co untuk Harbour Café pada INV-10000318 (SGD 2,398.00 termasuk GST). Pada 12 Oktober Mei menyalin invois itu dan mengubah Kenalan kepada kenalan klinik itu. Salinan mengekalkan NET 30, jadi tarikh akhir bayaran dibawa sebagai 11 November. Terma pembayaran klinik itu ialah NET 14, jadi dia memilih NET 14 dalam Terma pembayaran dan Tarikh Akhir Bayaran beralih ke 26 Oktober sebelum mengeluarkannya.

Soalan lazim

• Bagaimana saya membuat pendua invois? Bukanya dan pilih Salin dalam menu ···, kemudian Salin sekali lagi untuk mengesahkan. Draf baharu terus dibuka.
• Adakah menyalin invois mengubah invois asal? Tidak. Invois asal mengekalkan nombor, baris, bayaran dan statusnya, dan kedua-duanya tidak dipautkan.
• Mengapa jumlah salinan berbeza daripada invois asal? Salinan menggunakan kadar cukai dan kadar pertukaran hari ini, dan baris yang tidak dapat disalin ditinggalkan. Mesej selepas menyalin menyatakan apa yang berubah.
• Bolehkah saya menyalin invois yang dibatalkan? Ya. Invois dalam apa-apa status boleh disalin, dan ini cara pantas untuk mengeluarkan semula invois yang mempunyai pelanggan atau tarikh yang salah.
• Adakah nombor PO pelanggan disalin? Tidak. Ia menamakan pesanan bagi invois asal; taip nombor baharu dalam Nombor PO pelanggan.
• Bolehkah saya menyalin invois untuk pelanggan lain? Ya. Ubah Kenalan pada salinan, kemudian semak Mata Wang, Terma pembayaran dan Tarikh Akhir Bayarannya, yang kekal seperti disalin.
• Bagaimana tarikh akhir bayaran salinan dikira? Dari hari ini, menggunakan Terma pembayaran salinan: NET 14 ialah 14 hari. Jika terma itu tiada bilangan hari, tempoh kredit invois asal digunakan.

Berkaitan

• Cipta invois
• Keluarkan invois
• Invois berulang
• Salin sebut harga