Eksport perakaunan

easySales mengurus jualan dan akaun belum terima; buku akaun dan penyata cukai anda kekal dalam perisian perakaunan anda. Eksport perakaunan memuat turun invois dan nota kredit yang dikeluarkan dalam sesuatu tempoh sebagai fail yang diimport oleh Xero atau QuickBooks Online, jadi tiada siapa perlu menaipnya dua kali. Ia juga boleh memuat turunnya sebagai satu buku kerja Excel, atau invois sebagai ZIP PDF.

Sebelum anda mula

• Anda memerlukan kawalan Eksport dokumen secara pukal dalam peranan anda, dan Invoice (invois) List (senarai) pada All records (semua rekod). Peranan Administrator (pentadbir) mempunyai kedua-duanya. Orang yang hanya melihat invois sendiri tidak boleh mengeksport.
• Nota kredit juga memerlukan Credit Note (nota kredit) List pada All records. Rekod pelanggan memerlukan Account (pelanggan) List pada All records, dan alamat e-mel mereka Contact (kenalan) List pada All records. Tanpanya, bahagian itu ditinggalkan dan halaman menyatakan sebabnya.
• Eksport dibuat dalam pelayar sahaja. Kunci API dan sambungan AI tidak boleh mengeksport.
• Untuk Xero, isi tab Pemetaan sekali sebelum eksport pertama (di bawah).

Eksport satu tempoh

1. Buka Tetapan sistem dan pilih Eksport perakaunan dalam kumpulan Data. Anda juga boleh membukanya dari Invois: pilih ⋯, kemudian Eksport untuk perisian perakaunan… di bawah Eksport.
2. Pada tab Eksport, pilih Eksport ke: Xero, QuickBooks Online, Excel easySales atau PDF invois.
3. Pilih Tempoh. Ia dibuka pada bulan lepas. Dokumen dipilih mengikut tarikh dokumen.
4. Di bawah Sertakan, tandakan Invois yang dikeluarkan, Nota kredit dan Kenalan (bagi QuickBooks Online, Pelanggan).
5. Semak Pratonton dan Ringkasan. Pratonton menunjukkan Jumlah easySales setiap dokumen di sebelah Jumlah dalam fail, dan sebab sesuatu dokumen tiada dalam fail.
6. Pilih Muat turun ZIP, atau Muat turun Excel untuk buku kerja.

Tetapkan pemetaan Xero

1. Buka tab Pemetaan.
2. Masukkan Kod akaun jualan dan Kod akaun pembundaran daripada carta akaun Xero anda, dan Kadar cukai Xero tanpa cukai.
3. Di bawah Kadar cukai, masukkan Nama kadar cukai Xero bagi setiap kod cukai easySales yang digunakan dalam tempoh itu, tepat seperti yang ditunjukkan oleh Xero, atau pilih Isikan nama cadangan dan semaknya.
4. Pilih Simpan pemetaan.

QuickBooks Online tidak memerlukan pemetaan: anda memadankan kod cukai sekali dalam skrin importnya sendiri.

Kandungan setiap eksport

• Xero — ZIP dengan fail invois, fail nota kredit (amaun negatif, seperti yang diminta Xero), fail kenalan dan fail ringkasan, paling banyak 500 baris dalam setiap fail invois atau nota kredit. Xero mengimport dokumen sebagai draf untuk anda luluskan, dan melangkau nombor invois yang sudah ada. Setiap baris membawa cukainya sendiri, dan baris Rounding (pembundaran) ditambah apabila perlu, supaya jumlah Xero sama dengan jumlah easySales.
• QuickBooks Online — ZIP dengan fail invois yang setiap satunya paling banyak 100 invois, fail pelanggan dan fail ringkasan. Nota kredit, dan invois dengan baris negatif, tidak boleh diimport: ia disenaraikan sebagai Tidak boleh diimport: masukkan secara manual. QuickBooks mengira cukai sendiri, jadi bandingkan jumlahnya dengan fail ringkasan.
• Excel easySales — satu buku kerja dengan lima helaian: invois, baris invois, nota kredit, baris nota kredit dan pelanggan. Dokumen yang dibatalkan disertakan, dengan statusnya.
• PDF invois — ZIP dengan satu PDF bagi setiap invois yang dikeluarkan, seperti dicetak. Ia disediakan satu demi satu, jadi tempoh yang panjang mengambil masa seminit.

Peraturan yang perlu diketahui

• Draf tidak pernah dieksport. Dokumen yang dibatalkan hanya ada dalam buku kerja Excel.
• Nota kredit Reversal (pembalikan) yang membatalkan invois ialah nota kredit yang dikeluarkan, jadi ia dieksport seperti nota kredit lain, bertarikh hari pembatalan.
• Dokumen yang pelanggannya tiada lagi akaun disenaraikan sebagai Tiada pelanggan: masukkan secara manual.
• Bayaran, knock-off dan bayaran balik tidak dieksport: rekodkannya dalam perisian perakaunan anda.
• Tiada apa yang kekal segerak selepas eksport. Dokumen yang diubah kemudian dalam easySales tidak dihantar semula.
• Paling banyak 5,000 dokumen bagi setiap eksport, dan paling banyak 50 PDF invois bagi setiap muat turun. Pilih tempoh yang lebih pendek untuk lebih banyak.
• QuickBooks Online tidak mengemas kini pelanggan yang sudah ada padanya apabila anda mengimport fail pelanggan sekali lagi.
• Eksport Xero ditolak sehingga akaun dan setiap kod cukai yang digunakan dalam tempoh itu mempunyai nama yang disimpan; Ringkasan kemudian menyatakan Pemetaan Xero belum lengkap. bersama Buka Pemetaan.
• Isikan nama cadangan menawarkan nama Singapura yang lazim dalam Xero, seperti Standard-Rated Supplies dan Zero-Rated Supplies. Hanya nama yang anda simpan dieksport, jadi semak setiap satu berbanding kadar cukai dalam organisasi Xero anda.
• Setiap muat turun direkodkan dalam log audit.
• Syarikat yang lesennya baca sahaja masih boleh mengeksport rekodnya.

Mengapa ia berfungsi begini

Satu serahan dan bukan dua set buku akaun. Lejar, penyesuaian bank dan penyata cukai akauntan anda berada dalam perisian perakaunan. Menghantar dokumen yang anda keluarkan kepadanya, sebagai fail, bermakna setiap jualan ditaip sekali dan kedua-dua sistem bermula daripada angka yang sama.

Hanya dokumen yang dikeluarkan, dipilih mengikut tarikhnya sendiri. Draf masih boleh berubah atau dipadam; mengeksportnya boleh merekodkan jualan yang tidak pernah berlaku. Dokumen yang dikeluarkan adalah tetap, dan tarikh dokumennya meletakkannya dalam tempoh cukai yang betul, tidak kira hari anda mengeksport.

Jumlah fail disemak berbanding easySales. Xero membundarkan setiap baris secara berasingan, jadi easySales menghantar cukai setiap baris dan, apabila perlu, baris Rounding supaya jumlahnya tepat hingga ke sen. QuickBooks Online mengira cukai sendiri, jadi fail ringkasan memberi anda angka easySales untuk dibandingkan.

Eksport pukal memerlukan akses kepada semua yang dimuatkannya. Fail yang mengandungi setiap invois membawa keluar angka semua pelanggan anda daripada easySales. Dengan memerlukan kawalan eksport dan akses All records, serta merekodkan setiap muat turun dalam log audit, fail itu kekal di tangan orang yang dipercayai dengan kesemuanya.

Bekerja lebih pantas

• Eksport bulan lepas pada hari yang tetap. Tempoh dibuka pada bulan lepas, jadi eksport rutin selepas hujung bulan hanya memerlukan beberapa klik, dan setiap dokumen dihantar sekali.
• Isi pemetaan daripada cadangan. Isikan nama cadangan mengisi nama lazim Xero bagi kod cukai yang dikenalinya; semaknya berbanding Xero dan pilih Simpan pemetaan. Anda melakukannya sekali, dan eksport kemudian menggunakannya semula.
• Baca pratonton sebelum anda memuat turun. Setiap dokumen yang tiada dalam fail disenaraikan bersama sebabnya, seperti Tidak boleh diimport: masukkan secara manual, jadi anda tahu apa yang perlu ditaip sendiri ke dalam perisian perakaunan.
• Tinggalkan pelanggan selepas mereka diimport. Selepas eksport pertama, nyahtanda Kenalan atau Pelanggan melainkan anda mempunyai pelanggan baharu untuk dihantar.
• Berikan buku kerja kepada akauntan anda. Excel easySales meletakkan invois, baris, nota kredit dan pelanggan dalam satu fail, termasuk dokumen yang dibatalkan bersama statusnya, sedia untuk disemak atau disesuaikan.
• Muat turun PDF untuk rekod sesuatu tempoh. PDF invois menyimpan setiap invois yang dikeluarkan seperti dicetak, sehingga 50 bagi setiap muat turun. Lihat PDF invois.

Contoh

Oktober untuk Xero. Pada 2 November 2026 Priya Nair, yang menyimpan buku akaun Lim & Co, membuka Eksport perakaunan. Eksport ke ialah Xero, Tempoh ialah Oktober 2026, dan ketiga-tiga kotak ditandakan. Pratonton menyenaraikan invois dan nota kredit bulan itu. INV-10000340 berbunyi Dibatalkan: tidak dieksport: Mei Tan membatalkannya pada 20 Oktober, minggu ia dikeluarkan. Nota kredit Reversalnya, bertarikh 20 Oktober, berada dalam fail nota kredit.

Priya memilih Muat turun ZIP dan mengimport fail ke dalam Xero, tempat setiap dokumen tiba sebagai draf. Oleh sebab INV-10000340 tidak pernah sampai ke Xero, dia memadam draf nota kredit Reversalnya di situ dan bukannya meluluskannya, dan meluluskan yang lain.

Pembatalan pada bulan kemudian. INV-10000318, SGD 1,090.00, telah dieksport bersama September dan telah diluluskan dalam Xero. Mei membatalkannya pada 6 Oktober. Eksport Oktober membawa nota kredit Reversalnya bernilai SGD 1,090.00, bertarikh 6 Oktober, dengan INV-10000318 sebagai rujukannya, jadi meluluskannya dalam Xero mengkreditkan pelanggan SGD 1,090.00 yang sama di situ.

Soalan lazim

• Bolehkah saya mengeksport invois daripada easySales ke Xero? Ya. Dalam Eksport perakaunan, pilih Xero, pilih Tempoh dan pilih Muat turun ZIP, kemudian import fail itu dalam Xero. Isi tab Pemetaan sekali dahulu.
• Adakah easySales disegerakkan secara automatik dengan Xero atau QuickBooks Online? Tidak. Setiap eksport ialah satu set fail bagi satu tempoh. Dokumen yang diubah dalam easySales selepas anda mengeksportnya tidak dihantar semula.
• Adakah bayaran dieksport ke perisian perakaunan saya? Tidak. Bayaran, knock-off dan bayaran balik tidak dieksport; rekodkannya dalam Xero atau QuickBooks Online.
• Mengapa nota kredit saya tiada dalam fail QuickBooks Online? QuickBooks Online tidak boleh mengimport nota kredit. Pratonton menyenaraikannya sebagai Tidak boleh diimport: masukkan secara manual; masukkannya sendiri dalam QuickBooks.
• Mengapa ada baris Rounding pada invois dalam Xero? Xero membundarkan setiap baris secara berasingan. Baris Rounding menjadikan jumlah Xero sama dengan jumlah easySales hingga ke sen, dan direkodkan ke Kod akaun pembundaran yang anda tetapkan pada tab Pemetaan.
• Bolehkah saya memuat turun semua invois saya sebagai PDF sekali gus? Ya, sehingga 50 bagi setiap muat turun. Pilih PDF invois dan Tempoh; untuk lebih banyak invois, pilih tempoh yang lebih pendek.
• Siapa yang boleh menggunakan eksport perakaunan? Seseorang yang peranannya mempunyai kawalan Eksport dokumen secara pukal dan Invoice List pada All records, seperti peranan Administrator. Lihat Peranan dan kebenaran.

Berkaitan

• Invois
• Nota kredit
• Peranan dan kebenaran
• Audit dan sejarah