ส่งออกบัญชี
คัดลอกให้ AI
easySales ดูแลการขายและลูกหนี้ ส่วนสมุดบัญชีและการยื่นภาษียังอยู่ในโปรแกรมบัญชีของคุณ ส่งออกบัญชี จะดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ที่ออกแล้วในช่วงเวลาหนึ่งเป็นไฟล์ที่ Xero หรือ QuickBooks Online นำเข้าได้ จึงไม่ต้องพิมพ์ซ้ำอีกรอบ และยังดาวน์โหลดเป็นสมุดงาน Excel หนึ่งไฟล์ หรือดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้เป็น ZIP ของ PDF ได้ด้วย
ก่อนเริ่ม
หัวข้อ: ก่อนเริ่ม- คุณต้องมีสิทธิ์ควบคุม Bulk export documents (ส่งออกเอกสารจำนวนมาก) ในบทบาทของคุณ และ List (ดูรายการ) ของ Invoice (ใบแจ้งหนี้) ในระดับ All records (ทุกระเบียน) บทบาท Administrator (ผู้ดูแลระบบ) มีทั้งสองอย่าง ผู้ที่เห็นเฉพาะใบแจ้งหนี้ของตนเองส่งออกไม่ได้
- ใบลดหนี้ต้องมี List (ดูรายการ) ของ Credit Note (ใบลดหนี้) ในระดับ All records (ทุกระเบียน) ด้วย ข้อมูลลูกค้าต้องมี List (ดูรายการ) ของ Account (ลูกค้า) ในระดับ All records (ทุกระเบียน) และอีเมลของลูกค้าต้องมี List (ดูรายการ) ของ Contact (ผู้ติดต่อ) ในระดับ All records (ทุกระเบียน) หากไม่มี ส่วนนั้นจะถูกตัดออกและหน้าจะแจ้งเหตุผล
- ส่งออกได้จากเบราว์เซอร์เท่านั้น คีย์ API และการเชื่อมต่อ AI ส่งออกไม่ได้
- สำหรับ Xero ให้กรอกแท็บ การจับคู่ หนึ่งครั้งก่อนส่งออกครั้งแรก (ดูด้านล่าง)
ส่งออกหนึ่งช่วงเวลา
หัวข้อ: ส่งออกหนึ่งช่วงเวลา- เปิด ตั้งค่าระบบ แล้วเลือก ส่งออกบัญชี ในกลุ่ม ข้อมูล หรือเปิดจาก ใบแจ้งหนี้ ก็ได้: เลือก ⋯ แล้วเลือก ส่งออกไปยังโปรแกรมบัญชี… ใต้ ส่งออก
- ในแท็บ ส่งออก เลือก ส่งออกไปยัง: Xero, QuickBooks Online, Excel ของ easySales หรือ PDF ใบแจ้งหนี้
- เลือก ช่วงเวลา ซึ่งตั้งต้นเป็นเดือนที่แล้ว ระบบเลือกเอกสารตามวันที่ของเอกสาร
- ใต้ รวม ให้เลือก ใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว, ใบลดหนี้ และ ผู้ติดต่อ (สำหรับ QuickBooks Online คือ ลูกค้า)
- ตรวจดู ตัวอย่าง และ สรุป ตัวอย่างแสดง ยอดรวม easySales ของแต่ละเอกสารคู่กับ ยอดรวมในไฟล์ และเหตุผลที่เอกสารใดไม่อยู่ในไฟล์
- เลือก ดาวน์โหลด ZIP หรือ ดาวน์โหลด Excel สำหรับสมุดงาน
ตั้งค่าการจับคู่ Xero
หัวข้อ: ตั้งค่าการจับคู่ Xero- เปิดแท็บ การจับคู่
- กรอก รหัสบัญชีขาย และ รหัสบัญชีปัดเศษ จากผังบัญชีของ Xero และ อัตราภาษี Xero สำหรับไม่มีภาษี
- ใต้ อัตราภาษี ให้กรอก ชื่ออัตราภาษี Xero ของรหัสภาษี easySales แต่ละรหัสที่ใช้ในช่วงเวลานั้น ให้ตรงกับที่ Xero แสดง หรือเลือก เติมชื่อที่แนะนำ แล้วตรวจสอบ
- เลือก บันทึกการจับคู่
QuickBooks Online ไม่ต้องจับคู่ คุณจับคู่รหัสภาษีครั้งเดียวในหน้าจอนำเข้าของ QuickBooks เอง
สิ่งที่อยู่ในการส่งออกแต่ละแบบ
หัวข้อ: สิ่งที่อยู่ในการส่งออกแต่ละแบบ- Xero — ZIP ที่มีไฟล์ใบแจ้งหนี้ ไฟล์ใบลดหนี้ (ยอดเงินติดลบตามที่ Xero กำหนด) ไฟล์ผู้ติดต่อ และไฟล์สรุป ไฟล์ใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้แต่ละไฟล์มีไม่เกิน 500 แถว Xero นำเข้าเอกสารเป็นฉบับร่าง ให้คุณอนุมัติ และข้ามเลขที่ใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่แล้ว แต่ละบรรทัดมีภาษีของตัวเอง และจะเพิ่มบรรทัด Rounding (ปัดเศษ) เมื่อจำเป็น เพื่อให้ยอดรวมใน Xero ตรงกับยอดรวมใน easySales
- QuickBooks Online — ZIP ที่มีไฟล์ใบแจ้งหนี้ไฟล์ละไม่เกิน 100 ใบ ไฟล์ลูกค้า และไฟล์สรุป ใบลดหนี้และใบแจ้งหนี้ที่มีบรรทัดติดลบนำเข้าไม่ได้ ระบบจะแสดงว่า นำเข้าไม่ได้: ป้อนด้วยตนเอง QuickBooks คำนวณภาษีเอง จึงควรเทียบยอดรวมกับไฟล์สรุป
- Excel ของ easySales — สมุดงานหนึ่งไฟล์ที่มีห้าแผ่นงาน: ใบแจ้งหนี้ บรรทัดใบแจ้งหนี้ ใบลดหนี้ บรรทัดใบลดหนี้ และลูกค้า เอกสารที่ยกเลิกแล้วจะรวมอยู่ด้วยพร้อมสถานะ
- PDF ใบแจ้งหนี้ — ZIP ที่มี PDF หนึ่งไฟล์ต่อใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วแต่ละใบ เหมือนตอนพิมพ์ ระบบเตรียมทีละไฟล์ ช่วงเวลายาวจึงใช้เวลาประมาณหนึ่งนาที
กฎที่ควรรู้
หัวข้อ: กฎที่ควรรู้- ไม่ส่งออกฉบับร่างเลย เอกสารที่ยกเลิกแล้วมีเฉพาะในสมุดงาน Excel
- ใบลดหนี้ Reversal ที่ยกเลิกใบแจ้งหนี้เป็นใบลดหนี้ที่ออกแล้ว จึงถูกส่งออกเหมือนใบลดหนี้อื่น โดยลงวันที่ตามวันที่ยกเลิก
- เอกสารที่ลูกค้าไม่มีอยู่แล้วจะแสดงเป็น ไม่มีลูกค้า: ป้อนด้วยตนเอง
- การชำระเงิน การตัดชำระ และการคืนเงินไม่ถูกส่งออก ให้บันทึกในโปรแกรมบัญชีของคุณ
- หลังส่งออกแล้วไม่มีการซิงค์ เอกสารที่แก้ไขใน easySales ภายหลังจะไม่ถูกส่งซ้ำ
- ส่งออกได้ไม่เกิน 5,000 เอกสารต่อครั้ง และ PDF ใบแจ้งหนี้ไม่เกิน 50 ไฟล์ต่อการดาวน์โหลด หากมากกว่านั้นให้เลือกช่วงเวลาที่สั้นลง
- QuickBooks Online จะไม่อัปเดตลูกค้าที่มีอยู่แล้วเมื่อคุณนำเข้าไฟล์ลูกค้าอีกครั้ง
- การส่งออกไปยัง Xero จะถูกปฏิเสธจนกว่าบัญชีและรหัสภาษีทุกรหัสที่ใช้ในช่วงเวลานั้นจะมีชื่อที่บันทึกไว้ สรุป จะแสดง การจับคู่ Xero ยังไม่ครบ พร้อม เปิดการจับคู่
- เติมชื่อที่แนะนำ เสนอชื่อที่ Xero ใช้ทั่วไปในสิงคโปร์ เช่น Standard-Rated Supplies และ Zero-Rated Supplies ระบบส่งออกเฉพาะชื่อที่คุณบันทึก จึงควรตรวจสอบแต่ละชื่อกับอัตราภาษีในองค์กร Xero ของคุณ
- ทุกการดาวน์โหลดจะถูกบันทึกในบันทึกการตรวจสอบ
- บริษัทที่ใบอนุญาตเป็นแบบอ่านอย่างเดียวยังส่งออกระเบียนของตนได้
ทำไมจึงทำงานแบบนี้
หัวข้อ: ทำไมจึงทำงานแบบนี้ส่งต่อครั้งเดียว แทนการมีบัญชีสองชุด บัญชีแยกประเภท การกระทบยอดธนาคาร และการยื่นภาษีของนักบัญชีอยู่ในโปรแกรมบัญชี การส่งเอกสารที่คุณออกแล้วไปเป็นไฟล์ ทำให้การขายแต่ละรายการถูกพิมพ์เพียงครั้งเดียว และทั้งสองระบบเริ่มจากตัวเลขเดียวกัน
เฉพาะเอกสารที่ออกแล้ว และเลือกตามวันที่ของเอกสารเอง ฉบับร่างยังเปลี่ยนหรือถูกลบได้ การส่งออกฉบับร่างอาจบันทึกการขาย ที่ไม่เคยเกิดขึ้น เอกสารที่ออกแล้วคงที่ และวันที่ของเอกสารทำให้เอกสารอยู่ในงวดภาษีที่ถูกต้อง ไม่ว่าคุณจะส่งออกวันใด
ยอดรวมในไฟล์ถูกตรวจเทียบกับ easySales Xero ปัดเศษแต่ละบรรทัดแยกกัน easySales จึงส่งภาษีของแต่ละบรรทัด และเมื่อจำเป็น จะเพิ่มบรรทัด Rounding เพื่อให้ยอดรวมตรงทุกเซ็นต์ QuickBooks Online คำนวณภาษีเอง ไฟล์สรุปจึงให้ตัวเลขของ easySales ไว้เปรียบเทียบ
การส่งออกจำนวนมากต้องมีสิทธิ์เข้าถึงทุกอย่างที่อยู่ในไฟล์ ไฟล์ที่มีใบแจ้งหนี้ทั้งหมดจะนำตัวเลขของลูกค้าทุกรายออกจาก easySales การกำหนดให้ต้องมีสิทธิ์ควบคุมการส่งออกและสิทธิ์ All records และบันทึกทุกการดาวน์โหลดในบันทึกการตรวจสอบ ทำให้ไฟล์นั้นอยู่ในมือของผู้ที่ได้รับความไว้วางใจให้เข้าถึงข้อมูลทั้งหมด
ทำงานให้เร็วขึ้น
หัวข้อ: ทำงานให้เร็วขึ้น- ส่งออกเดือนที่แล้วในวันที่กำหนดไว้ ช่วงเวลา ตั้งต้นเป็นเดือนที่แล้ว การส่งออกประจำหลังสิ้นเดือนจึงใช้เพียงไม่กี่คลิก และเอกสารแต่ละฉบับถูกส่งเพียงครั้งเดียว
- กรอกการจับคู่จากชื่อที่แนะนำ เติมชื่อที่แนะนำ จะกรอกชื่อที่ Xero ใช้ทั่วไปสำหรับรหัสภาษีที่ระบบรู้จัก ตรวจสอบกับ Xero แล้วเลือก บันทึกการจับคู่ ทำเพียงครั้งเดียว และการส่งออกครั้งต่อไปจะใช้ซ้ำ
- อ่านตัวอย่างก่อนดาวน์โหลด เอกสารแต่ละฉบับที่ไม่อยู่ในไฟล์จะแสดงพร้อมเหตุผล เช่น นำเข้าไม่ได้: ป้อนด้วยตนเอง คุณจึงรู้ว่าต้องพิมพ์อะไรลงในโปรแกรมบัญชีเอง
- ไม่ต้องรวมลูกค้าเมื่อนำเข้าแล้ว หลังการส่งออกครั้งแรก ให้ยกเลิกการเลือก ผู้ติดต่อ หรือ ลูกค้า เว้นแต่มีลูกค้าใหม่ที่ต้องส่ง
- ให้สมุดงานแก่นักบัญชีของคุณ Excel ของ easySales รวมใบแจ้งหนี้ บรรทัด ใบลดหนี้ และลูกค้าไว้ในไฟล์เดียว รวมเอกสารที่ยกเลิกแล้วพร้อมสถานะ พร้อมสำหรับตรวจทานหรือกระทบยอด
- ดาวน์โหลด PDF สำหรับเก็บเอกสารของงวด PDF ใบแจ้งหนี้ บันทึกใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วทุกใบตามที่พิมพ์ ได้สูงสุด 50 ใบต่อการดาวน์โหลด ดูPDF ใบแจ้งหนี้
ตัวอย่าง
หัวข้อ: ตัวอย่างเดือนตุลาคมสำหรับ Xero วันที่ 2 พฤศจิกายน 2026 Priya Nair ผู้ทำบัญชีของ Lim & Co เปิด ส่งออกบัญชี ส่งออกไปยัง เป็น Xero ช่วงเวลา เป็นเดือนตุลาคม 2026 และเลือกครบทั้งสามช่อง ตัวอย่างแสดงใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ของเดือนนั้น INV-10000340 แสดง ยกเลิกแล้ว: ไม่ส่งออก เพราะ Mei Tan ยกเลิกเมื่อวันที่ 20 ตุลาคม ในสัปดาห์เดียวกับที่ออก ใบลดหนี้ Reversal ของใบนั้นลงวันที่ 20 ตุลาคม อยู่ในไฟล์ใบลดหนี้
Priya เลือก ดาวน์โหลด ZIP แล้วนำเข้าไฟล์ใน Xero ซึ่งเอกสารทุกฉบับเข้ามาเป็นฉบับร่าง เนื่องจาก INV-10000340 ไม่เคยเข้าไปใน Xero เธอจึงลบฉบับร่างของใบลดหนี้ Reversal ของใบนั้นใน Xero แทนการอนุมัติ และอนุมัติเอกสารที่เหลือ
การยกเลิกในเดือนถัดมา INV-10000318 ยอด SGD 1,090.00 ถูกส่งออกพร้อมเดือนกันยายนและอนุมัติใน Xero แล้ว Mei ยกเลิกใบนี้เมื่อวันที่ 6 ตุลาคม การส่งออกของเดือนตุลาคมจึงมีใบลดหนี้ Reversal ยอด SGD 1,090.00 ลงวันที่ 6 ตุลาคม โดยมี INV-10000318 เป็นเลขอ้างอิง การอนุมัติใน Xero จึงลดหนี้ลูกค้าเป็นจำนวน SGD 1,090.00 เท่ากันที่นั่น
คำถามที่พบบ่อย
หัวข้อ: คำถามที่พบบ่อย- ส่งออกใบแจ้งหนี้จาก easySales ไปยัง Xero ได้ไหม? ได้ ใน ส่งออกบัญชี เลือก Xero เลือก ช่วงเวลา และเลือก ดาวน์โหลด ZIP จากนั้นนำเข้าไฟล์ใน Xero กรุณากรอกแท็บ การจับคู่ หนึ่งครั้งก่อน
- easySales ซิงค์กับ Xero หรือ QuickBooks Online อัตโนมัติไหม? ไม่ การส่งออกแต่ละครั้งเป็นชุดไฟล์ของหนึ่งช่วงเวลา เอกสารที่แก้ไขใน easySales หลังส่งออกแล้วจะไม่ถูกส่งซ้ำ
- การรับชำระถูกส่งออกไปยังโปรแกรมบัญชีด้วยไหม? ไม่ การชำระเงิน การตัดชำระ และการคืนเงินไม่ถูกส่งออก กรุณาบันทึกใน Xero หรือ QuickBooks Online
- ทำไมไฟล์ QuickBooks Online ไม่มีใบลดหนี้? QuickBooks Online นำเข้าใบลดหนี้ไม่ได้ ตัวอย่างจะแสดงใบลดหนี้เป็น นำเข้าไม่ได้: ป้อนด้วยตนเอง กรุณาป้อนใน QuickBooks เอง
- ทำไมใบแจ้งหนี้ใน Xero มีบรรทัด Rounding? Xero ปัดเศษแต่ละบรรทัดแยกกัน บรรทัด Rounding ทำให้ยอดรวมใน Xero เท่ากับยอดรวมใน easySales ทุกเซ็นต์ และลงบัญชีไปที่ รหัสบัญชีปัดเศษ ที่คุณตั้งไว้ในแท็บ การจับคู่
- ดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ทั้งหมดเป็น PDF พร้อมกันได้ไหม? ได้ สูงสุด 50 ใบต่อการดาวน์โหลด เลือก PDF ใบแจ้งหนี้ และ ช่วงเวลา หากมีใบแจ้งหนี้มากกว่านั้น ให้เลือกช่วงเวลาที่สั้นลง
- ใครใช้การส่งออกบัญชีได้? ผู้ที่บทบาทมีสิทธิ์ควบคุม Bulk export documents (ส่งออกเอกสารจำนวนมาก) และ Invoice List ระดับ All records เช่น บทบาท Administrator (ผู้ดูแลระบบ) ดูบทบาทและสิทธิ์