ปิดการขาย

ดีลจะปิดได้จริงเมื่อลูกค้าตอบตกลงเป็นลายลักษณ์อักษร ทั้งสองฝ่ายเข้าใจเงื่อนไขตรงกัน และผู้ที่ลงมือทำงานรู้ว่าขายอะไรไป หากขาดข้อใดข้อหนึ่ง ปัญหาเดิม ๆ จะตามมาภายหลัง ได้แก่ การโต้แย้งเรื่องขอบเขตงาน เงินมัดจำที่ไม่เคยมาถึง หรือทีมที่ส่งมอบงานต่างไปจากที่สัญญาไว้เล็กน้อย บทความนี้อธิบายการปิดการขายและการส่งต่องาน

แนวทางที่ได้ผล

ขอคำตัดสินใจ เมื่อตอบคำถามครบแล้ว ให้ถามตรง ๆ ว่า “ถ้าอย่างนั้นเราเริ่มดำเนินการเลยดีไหม” ลูกค้าหลายรายพร้อมตอบตกลงแล้ว และรอให้คุณถามอยู่

รับการตอบรับเป็นลายลักษณ์อักษร ใบเสนอราคาที่ลงนามแล้ว ใบสั่งซื้อ หรืออีเมลที่ระบุว่า “ตกลงตามใบเสนอราคา QN-10000125-R1” ก็เพียงพอ ซึ่งเป็นการยืนยันฉบับ ราคา และเงื่อนไขที่ตกลงกัน

เก็บเงินมัดจำก่อนลงทุน หากงานต้องใช้วัสดุหรือจองเวลาไว้ ให้ขอเงินมัดจำตามที่ตกลงในใบเสนอราคาก่อนสั่งของหรือจัดตารางงาน ลูกค้าที่จ่ายมัดจำแล้วก็ผูกพันกับงานด้วยเช่นกัน

ยืนยันข้อมูลที่ทำให้ใบแจ้งหนี้ถูกต้อง ชื่อบริษัทตามที่จดทะเบียนของลูกค้า เลขประจำตัวผู้เสียภาษี (ถ้ามี) ผู้อนุมัติใบแจ้งหนี้ ผู้จ่ายเงิน และเลขที่ใบสั่งซื้อที่ลูกค้าต้องการให้ระบุในใบแจ้งหนี้

ส่งต่องานครั้งเดียวให้ครบ บอกผู้ที่ลงมือทำงานว่าขายอะไรไป สัญญาอะไรไว้ วันที่สำคัญ และผู้ติดต่อฝั่งลูกค้าคือใคร เขียนไว้ในที่ที่ทีมหาเจอ ไม่ใช่แค่บอกกันปากเปล่า

ปิดใบเสนอราคาอื่นให้เรียบร้อย หากคุณส่งหลายทางเลือก หรือใบเปรียบเทียบกับคู่แข่ง ให้แจ้งลูกค้าว่าดำเนินการตามใบไหน แล้วปิดใบที่เหลือ

ทำใน easySales

1. ยอมรับใบเสนอราคา ในฉบับที่ลูกค้ายอมรับ ให้เลือก ยอมรับ ในเมนู ··· และยืนยันด้วย ยอมรับใบเสนอราคา หากโอกาสทางการขายมีใบเสนอราคาอื่นที่ รอพิจารณา easySales จะถามว่า ปฏิเสธใบเสนอราคาอื่นหรือไม่ ให้ติ๊กใบที่จะปฏิเสธไว้แล้วเลือก ปฏิเสธรายการที่เลือก ดูยอมรับหรือปฏิเสธ
2. ทำเครื่องหมายว่าปิดการขายได้ จากนั้น easySales จะถามว่า ทำเครื่องหมายโอกาสทางการขายว่าปิดการขายได้หรือไม่ เลือก ปิดการขายได้ ดีลจะออกจากบอร์ดไปป์ไลน์การขาย และนับเป็นดีลที่ปิดได้ในเดือนนี้
3. ออกใบแจ้งหนี้เงินมัดจำ หากมีแผนการวางบิล ให้สร้างใบแจ้งหนี้ของงวดเงินมัดจำ หากไม่มี ให้เลือก สร้างใบแจ้งหนี้ ในใบเสนอราคา หากลูกค้าจ่ายเงินก่อนคุณออกใบแจ้งหนี้ ให้บันทึกเป็นเงินรับล่วงหน้า ดูเงินประกันและเงินรับล่วงหน้า
4. ตรวจข้อมูลลูกค้า เพิ่ม เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และผู้ติดต่อที่ถูกต้องในหน้าลูกค้าก่อนออกใบแจ้งหนี้ใบแรก ดูรายละเอียดลูกค้า
5. ส่งต่องาน สร้างงานในโอกาสทางการขายให้เพื่อนร่วมงานที่จะลงมือทำ และกล่าวถึงผู้อื่นที่ต้องรู้ด้วย @ ใส่ขอบเขตงานและสิ่งที่สัญญาไว้เป็นบันทึกในโอกาสทางการขายเดียวกัน ดูงาน
6. ติดตามโครงการ การ์ด โครงการ ในโอกาสทางการขายที่ปิดได้แสดงมูลค่าสัญญา ยอดที่ออกใบแจ้งหนี้แล้ว และยอดที่ยังค้างอยู่ ดูโอกาสทางการขาย

ตัวอย่างข้อความ

ขอคำตัดสินใจ

เรียน คุณ[ชื่อ]

ทางเราคิดว่าได้หารือกันครบทุกประเด็นแล้ว ทั้งแบบที่ปรับแก้ ราคา SGD 1,980.00 ก่อน GST และการติดตั้งในสัปดาห์แรกของเดือนธันวาคม หากท่านพร้อมดำเนินการ กรุณาลงนามและส่งใบเสนอราคากลับ ทางเราจะส่งใบแจ้งหนี้เงินมัดจำให้ภายในวันนี้

ขอแสดงความนับถือ

ยืนยันคำสั่งซื้อ

เรียน คุณ[ชื่อ]

ขอขอบคุณที่ตอบรับใบเสนอราคา QN-10000125-R1 ทางเราขอยืนยันว่าจะจัดหาและติดตั้งเคาน์เตอร์และระบบไฟตามใบเสนอราคา โดยเริ่มงานวันที่ 1 ธันวาคม ได้แนบใบแจ้งหนี้เงินมัดจำ 50% มาพร้อมนี้ เมื่อได้รับชำระแล้วทางเราจะสั่งวัสดุทันที ผู้ประสานงานของท่านระหว่างดำเนินงานคือคุณ Siti Nadia

จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ

ขอแสดงความนับถือ

บันทึกส่งต่องานให้ทีม

Harbour Café — เคาน์เตอร์และระบบไฟ QN-10000125-R1 SGD 1,980.00 ก่อน GST ออกใบแจ้งหนี้เงินมัดจำ 50% แล้ว ติดตั้งตั้งแต่ 1 ธันวาคม ก่อนร้านเปิดวันที่ 10 ผู้ติดต่อฝั่งลูกค้า: Grace Wong สิ่งที่สัญญาไว้: เคาน์เตอร์ไม้โอ๊ก โคมไฟแขวนสี่ดวง ช่างไฟฟ้าของร้านเป็นผู้เดินสาย

คำถามที่พบบ่อย

• จะขอให้ลูกค้าตัดสินใจปิดการขายอย่างไร สรุปสิ่งที่ตกลงกัน ได้แก่ ขอบเขตงาน ราคา และวันที่ แล้วถามว่า “เริ่มดำเนินการเลยดีไหม” และบอกวิธีตอบรับให้ชัด คือ ลงนามในใบเสนอราคาหรือตอบกลับทางอีเมล
• ลูกค้าตอบรับทางอีเมลถือว่าเพียงพอหรือไม่ สำหรับงานเล็กส่วนใหญ่ อีเมลที่ชัดเจนและระบุฉบับของใบเสนอราคาเป็นหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษรที่ดี สำหรับงานใหญ่หรือซับซ้อน ให้ขอใบเสนอราคาที่ลงนามหรือใบสั่งซื้อ
• ควรเก็บเงินมัดจำเท่าไร พอที่จะครอบคลุมต้นทุนที่คุณต้องจ่ายก่อนที่ลูกค้าจะชำระส่วนที่เหลือ ได้แก่ ค่าวัสดุและเวลาที่จองไว้ ตกลงไว้ในใบเสนอราคา ไม่ใช่หลังลูกค้าตอบรับ
• ยอมรับใบเสนอราคาแล้วระบบสร้างใบแจ้งหนี้ให้หรือไม่ ไม่ การยอมรับเป็นการบันทึกคำตอบของลูกค้า ให้สร้างใบแจ้งหนี้จากใบเสนอราคา หรือจากแผนการวางบิลของใบเสนอราคา ดูสร้างใบแจ้งหนี้
• ใบเสนอราคาอื่นในดีลเดียวกันจะเป็นอย่างไร เมื่อคุณยอมรับใบหนึ่ง easySales จะเสนอให้ปฏิเสธใบเสนอราคาอื่นที่ รอพิจารณา ในโอกาสทางการขายเดียวกัน
• เปิดดีลที่ทำเครื่องหมายว่าปิดการขายได้แล้วขึ้นมาใหม่ได้หรือไม่ ได้ เปิดโอกาสทางการขายแล้วย้ายไปขั้นตอนที่ยังเปิดอยู่ด้วย ย้ายขั้นตอน

เกี่ยวข้อง

• ยอมรับหรือปฏิเสธ
• วางแผนงวดการวางบิล
• วางบิลให้ตรงเวลา
• คู่มือการขาย