ออกใบแจ้งหนี้จากใบส่งของ

เมื่อคุณส่งของก่อนแล้วออกใบแจ้งหนี้ทีหลัง สร้างใบแจ้งหนี้ จะนำใบส่งของมาสร้างเป็นใบแจ้งหนี้ฉบับร่าง คุณจึงไม่ต้องพิมพ์รายการใหม่ ความสัมพันธ์ของเอกสารทั้งสองอ่านได้ในการส่งของและใบแจ้งหนี้

ก่อนเริ่ม

• คุณต้องมีสิทธิ์ Add (เพิ่ม) ของ Invoice (ใบแจ้งหนี้) และสิทธิ์ Edit (แก้ไข) ของ Delivery (การส่งของ) ในใบส่งของแต่ละใบ
• ใบส่งของต้องเป็น ออกแล้ว หรือ ส่งมอบแล้ว ของลูกค้ารายเดียว และต้องมาจากใบเสนอราคาใบเดียวกันทั้งหมด หรือไม่อ้างอิงเอกสารทั้งหมด สำหรับใบส่งของจากใบเสนอราคา คุณต้องแก้ไขใบเสนอราคานั้นได้ด้วย
• ใบส่งของที่สร้างจากใบแจ้งหนี้ถูกเรียกเก็บโดยใบแจ้งหนี้นั้นอยู่แล้ว จึงไม่แสดงที่นี่

ขั้นตอน

1. เปิดใบส่งของแล้วเลือก สร้างใบแจ้งหนี้ ซึ่งเป็นปุ่มหลักในใบส่งของที่ส่งมอบแล้ว และอยู่ในเมนู ··· ในใบส่งของที่ออกแล้ว หากมีหลายใบ ให้เลือกใบส่งของในรายการ ใบส่งของ แล้วเลือก สร้างใบแจ้งหนี้ เหนือรายการ
2. กล่องโต้ตอบแสดงแต่ละรายการพร้อม ใบส่งของ รายการ จำนวนที่ส่งมอบ และ จำนวนในใบแจ้งหนี้ ทุกรายการที่ยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้จะถูกทำเครื่องหมายเลือกไว้ตามจำนวนที่เหลือ
3. ยกเลิกเครื่องหมายรายการ หรือลด จำนวนในใบแจ้งหนี้ เพื่อออกใบแจ้งหนี้เพียงบางส่วนในครั้งนี้
4. สำหรับใบส่งของที่ไม่อ้างอิงเอกสาร ทุกรายการที่เลือกไว้ซึ่งพิมพ์โดยไม่ได้เลือกสินค้าต้องมีสินค้า ให้เลือกใต้ ออกใบแจ้งหนี้เป็นสินค้า และเมื่อใบส่งของเหล่านั้นไม่ได้ระบุผู้ติดต่อเพียงคนเดียว ให้เลือก ผู้ติดต่อ ที่ใบแจ้งหนี้ส่งถึงจากผู้ติดต่อของลูกค้ารายนั้น
5. ตรวจสอบ วันที่ใบแจ้งหนี้
6. เลือก สร้างใบแจ้งหนี้ฉบับร่าง ใบแจ้งหนี้ฉบับร่างใบใหม่จะเปิดขึ้น
7. ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ แล้วออกเอกสารเมื่อถูกต้อง

จะเกิดอะไรต่อ

• ใบแจ้งหนี้เป็น ฉบับร่าง ยังไม่มีการเรียกเก็บเงินจนกว่าคุณจะออกเอกสาร
• รายการจากใบเสนอราคาใช้ราคา ภาษี ผู้ติดต่อ และสกุลเงินของใบเสนอราคา รายการที่ไม่อ้างอิงเอกสารใช้ ราคาตั้ง ของสินค้านั้น หรือของสินค้าที่เลือกใต้ ออกใบแจ้งหนี้เป็นสินค้า เมื่อสินค้ามีราคาในสกุลเงินของใบแจ้งหนี้ ซึ่งคือสกุลเงินของลูกค้า หรือสกุลเงินหลักของคุณหากลูกค้าไม่ได้กำหนดไว้ รายการที่ไม่มีราคาดังกล่าวจะเข้ามาเป็นศูนย์ และ easySales จะไม่ออกใบแจ้งหนี้หรือส่งขออนุมัติจนกว่าคุณจะกรอกราคา
• หากการตั้งค่าภาษีของคุณแสดงวันที่ส่งมอบสินค้าหรือให้บริการ ระบบจะกรอกให้จากวันที่ส่งมอบ และคุณแก้ไขได้ในฉบับร่าง
• ใบส่งของแต่ละใบแสดงว่าออกใบแจ้งหนี้ไปแล้วเท่าใด คือ ยังไม่ออกใบแจ้งหนี้ ออกใบแจ้งหนี้บางส่วน หรือ ออกใบแจ้งหนี้แล้ว ส่วนที่คุณเว้นไว้ยังพร้อมสำหรับใบแจ้งหนี้ครั้งหลัง

กฎที่ควรรู้

• ใบส่งของจากใบเสนอราคาที่มีแผนเรียกเก็บเงินจะแสดง ส่งของอย่างเดียว ใบแจ้งหนี้ของใบเสนอราคานั้นเป็นไปตามแผน จึงไม่มี สร้างใบแจ้งหนี้ ให้เลือก และหากคุณเลือกใบส่งของนั้นในรายการ กล่องโต้ตอบจะอธิบายเหตุผล
• เมื่อใบแจ้งหนี้จะทำให้ยอดเกินยอดรวมของใบเสนอราคา easySales จะเตือนก่อน เลือก ยืนยันสร้าง เฉพาะเมื่อตั้งใจเช่นนั้น
• จำนวนในใบแจ้งหนี้มีทศนิยมได้ไม่เกินสองตำแหน่ง และต้องไม่เกินจำนวนที่เหลือให้ออกใบแจ้งหนี้
• การยกเลิกใบแจ้งหนี้ทำให้รายการที่ส่งแล้วกลับเป็นยังไม่ออกใบแจ้งหนี้ คุณจึงออกใบแจ้งหนี้ได้อีกครั้ง

ทำไมจึงทำงานแบบนี้

คุณเรียกเก็บเงินตามสิ่งที่ลูกค้าได้รับ เมื่อสินค้าออกไปหลายเที่ยว การออกใบแจ้งหนี้จากใบส่งของจะเรียกเก็บเฉพาะจำนวนที่ส่งถึงแล้ว ทุกรายการในใบแจ้งหนี้จึงจับคู่กับการส่งของที่เซ็นรับได้ ลูกค้าสอบถามใบแจ้งหนี้น้อยลงเมื่อใบแจ้งหนี้ทุกใบตรงกับเอกสารที่ตนเซ็น

สินค้าที่ส่งมอบแต่ละหน่วยออกใบแจ้งหนี้เพียงครั้งเดียว ใบส่งของจำไว้ว่าแต่ละรายการอยู่ในใบแจ้งหนี้ไปแล้วเท่าใด คุณจึงแบ่งออกใบแจ้งหนี้สำหรับการส่งของหนึ่งครั้งเป็นหลายส่วนในหลายใบได้ และสินค้าชุดเดียวกันจะไม่ถูกเรียกเก็บซ้ำ

เริ่มเป็นฉบับร่างก่อน เพราะราคามาจากที่อื่น ใบส่งของไม่มีราคา ใบแจ้งหนี้จึงนำราคามาจากใบเสนอราคาหรือรายการสินค้าของคุณ การเริ่มเป็นฉบับร่างทำให้คุณตรวจราคาและภาษีทุกรายการได้ก่อนเรียกเก็บเงินจากลูกค้า

ทำงานให้เร็วขึ้น

• ออกใบแจ้งหนี้สำหรับการส่งของทั้งสัปดาห์ในครั้งเดียว กรองรายการ ใบส่งของ ด้วย สถานะ ส่งมอบแล้ว และค้นหาลูกค้า เลือกใบส่งของของลูกค้ารายนั้น แล้วเลือก สร้างใบแจ้งหนี้ ดูใบส่งของ
• เลือกสินค้าตั้งแต่ตอนส่งของ รายการในใบส่งของที่ไม่อ้างอิงเอกสารซึ่งมีสินค้าแล้ว ไม่ต้องเลือก ออกใบแจ้งหนี้เป็นสินค้า ภายหลัง ดูสร้างใบส่งของ
• ปรับราคาตั้งให้เป็นปัจจุบัน รายการที่ไม่อ้างอิงเอกสารใช้ ราคาตั้ง ของสินค้าแต่ละตัว หากราคาเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ ก็จะไม่มีรายการราคาศูนย์ให้ต้องแก้ ดูสร้างสินค้า
• ออกใบแจ้งหนี้ในวันที่ส่งของ ใบส่งของที่ออกแล้วออกใบแจ้งหนี้ได้ก่อนทำเครื่องหมายว่าส่งมอบแล้ว จากเมนู ··· ของใบส่งของนั้น ดูวางบิลให้ตรงเวลา

ตัวอย่าง

ใบส่งของที่ไม่อ้างอิงเอกสารสองใบในใบแจ้งหนี้ใบเดียว Lim & Co ส่งเบาะรองนั่ง 4 ชิ้นให้ Marina Physio ตาม DO-10000044 และม่านทึบแสง 6 ชุดตาม DO-10000046 โดยม่านถูกพิมพ์ไว้โดยไม่ได้เลือกสินค้า Daniel Lim เลือกใบส่งของทั้งสองใบแล้วเลือก สร้างใบแจ้งหนี้ ใบส่งของระบุผู้ติดต่อต่างกัน เขาจึงเลือก Karen Lee เป็น ผู้ติดต่อ และใต้ ออกใบแจ้งหนี้เป็นสินค้า เลือกสินค้าม่านม้วนทึบแสง ที่ราคาตั้ง SGD 85.00 และ SGD 120.00 ฉบับร่างเรียกเก็บ SGD 340.00 (4 × 85.00) บวก SGD 720.00 (6 × 120.00) รวม SGD 1,060.00 ก่อนภาษี และเมื่อรวม GST 9% (SGD 95.40) เป็น SGD 1,155.40

ออกใบแจ้งหนี้สำหรับสิ่งที่ส่งถึงแล้ว ใบเสนอราคาของ Lim & Co ถึง Marina Physio มีตู้เก็บของ 12 ตู้ ตู้ละ SGD 450.00 และไม่มีแผนเรียกเก็บเงิน ภายในสิ้นเดือน ใบส่งของสองใบจากใบเสนอราคานั้น สำหรับ 4 ตู้และ 3 ตู้ ส่งมอบแล้ว Mei Tan เลือกทั้งสองใบแล้วเลือก สร้างใบแจ้งหนี้ ฉบับร่างเรียกเก็บ 7 ตู้ SGD 3,150.00 (7 × 450.00) GST SGD 283.50 รวมทั้งสิ้น SGD 3,433.50 อีก 5 ตู้ยังอยู่ในใบเสนอราคา รอส่งและออกใบแจ้งหนี้ภายหลัง

คำถามที่พบบ่อย

• ทำไมใบส่งของไม่มีปุ่มสร้างใบแจ้งหนี้? ใบส่งของนั้นสร้างจากใบแจ้งหนี้ เป็น ส่งของอย่างเดียว ภายใต้แผนเรียกเก็บเงิน ออกใบแจ้งหนี้ครบแล้ว หรือเป็นฉบับร่างหรือถูกยกเลิก บทบาทของคุณยังต้องมีสิทธิ์ Add ของ Invoice ด้วย
• ออกใบแจ้งหนี้สำหรับบางส่วนของใบส่งของได้ไหม? ได้ ลด จำนวนในใบแจ้งหนี้ หรือยกเลิกเครื่องหมายรายการ ส่วนที่คุณเว้นไว้ยังพร้อมสำหรับใบแจ้งหนี้ครั้งหลัง
• รวมใบส่งของของลูกค้าต่างรายในใบแจ้งหนี้เดียวได้ไหม? ไม่ได้ ใบแจ้งหนี้หนึ่งใบใช้กับลูกค้าหนึ่งราย ให้สร้างใบแจ้งหนี้แยกตามลูกค้า
• รวมใบส่งของจากใบเสนอราคากับใบส่งของที่ไม่อ้างอิงเอกสารในใบแจ้งหนี้เดียวได้ไหม? ไม่ได้ ใบแจ้งหนี้หนึ่งใบมาจากใบส่งของของใบเสนอราคาเดียวกัน หรือจากใบส่งของที่ไม่อ้างอิงเอกสารเท่านั้น
• ทำไมรายการในใบแจ้งหนี้มีราคาเป็นศูนย์? รายการนั้นมาจากใบส่งของที่ไม่อ้างอิงเอกสาร และสินค้าไม่มี ราคาตั้ง ในสกุลเงินของใบแจ้งหนี้ กรอกราคาในฉบับร่างก่อนออกเอกสาร
• ออกใบแจ้งหนี้ก่อนส่งมอบได้ไหม? ได้ ใบส่งของที่ ออกแล้ว ออกใบแจ้งหนี้ได้จากเมนู ··· ในหน้าของใบส่งของนั้น
• หากยกเลิกใบแจ้งหนี้ ใบส่งของจะเป็นอย่างไร? รายการจะกลับเป็นยังไม่ออกใบแจ้งหนี้ และคุณออกใบแจ้งหนี้ใหม่ได้ ดูยกเลิกใบแจ้งหนี้

เกี่ยวข้อง

• การส่งของและใบแจ้งหนี้
• ออกเอกสารและส่งมอบ
• ออกใบแจ้งหนี้
• แผนเรียกเก็บเงิน
• กำหนดเวลาออกใบแจ้งหนี้