วางแผนงวดการวางบิล
คัดลอกให้ AI
แผนการวางบิลกำหนดไว้ล่วงหน้าว่าใบเสนอราคาจะออกใบแจ้งหนี้อย่างไร คือเงินมัดจำ แล้วตามด้วยงวดงานหรือรอบที่สม่ำเสมอ แต่ละงวดจะกลายเป็นใบแจ้งหนี้เมื่อถึงกำหนด หากต้องการแบ่งงวดออกใบแจ้งหนี้ เป็นครั้ง ๆ โดยไม่มีแผน กรุณาดูสร้างใบแจ้งหนี้
ก่อนเริ่ม
หัวข้อ: ก่อนเริ่มคุณต้องมีสิทธิ์ Edit (แก้ไข) ของ Quote (ใบเสนอราคา) สำหรับใบเสนอราคานั้น เพื่อตั้ง แก้ไข ข้าม หรือยกเลิกแผน แม้ใบเสนอราคาจะถูกล็อกแล้วก็ตาม การสร้างใบแจ้งหนี้ของงวดต้องมีสิทธิ์ Add (เพิ่ม) ของ Invoice (ใบแจ้งหนี้) ด้วย การเปิดหรือปิดการสร้างฉบับร่างอัตโนมัติก็ต้องมีสิทธิ์ Add ของ Invoice เช่นกัน ใบเสนอราคาหนึ่งใบมีแผนการวางบิลได้ครั้งละหนึ่งแผน ใบเสนอราคาที่เป็น ฉบับร่าง จะมีแผนไม่ได้ จนกว่าคุณจะยืนยัน ใบเสนอราคาที่ ลูกค้าปฏิเสธ จะมีแผนการวางบิลไม่ได้ แผนของใบเสนอราคานั้นจะตั้ง แก้ไข ข้าม หรือออกใบแจ้งหนี้ไม่ได้อีก ทำได้เพียงยกเลิก
ขั้นตอน
หัวข้อ: ขั้นตอน- เปิดใบเสนอราคา ในการ์ด แผนการวางบิล เลือก ตั้งแผนการวางบิล
- เลือก ประเภทแผน เป็น งวดงาน หรือ ตามรอบ เพื่อเรียกเก็บเท่า ๆ กัน ทุก สัปดาห์ เดือน ไตรมาส หรือปี นับจาก รอบแรกเริ่ม ตาม จำนวนรอบ
- เลือก เพิ่มงวด สำหรับแต่ละงวด และเลือก ประเภท เป็น เงินมัดจำ งวดงาน หรือ รอบ ตั้ง ชื่องวด ระบุเปอร์เซ็นต์หรือจำนวนเงิน และวันที่วางแผน
- เลือก การหักเงินมัดจำ เป็นหักในงวดสุดท้าย หักตามสัดส่วนในแต่ละงวด หรือไม่หักเลย
- เลือก บันทึกแผน
- เมื่องวดใดถึงกำหนด ให้เลือก สร้างใบแจ้งหนี้ ในแถวของงวดนั้น แล้วสร้างใบแจ้งหนี้ในกล่องโต้ตอบที่เปิดขึ้น จำนวนเงินคือยอดที่งวดนั้นยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้
จะเกิดอะไรต่อ
หัวข้อ: จะเกิดอะไรต่อeasySales สร้างใบแจ้งหนี้ ฉบับร่าง สำหรับงวดนั้น และ สถานะ ของงวดจะเปลี่ยนดังนี้
| สถานะ | ความหมาย |
|---|---|
| รอดำเนินการ | ยังไม่ถึงวันที่วางแผน |
| ถึงกำหนด | ถึงวันที่วางแผนแล้ว |
| มีฉบับร่าง | มีใบแจ้งหนี้ฉบับร่างเรียกเก็บงวดนี้ |
| ออกใบแจ้งหนี้บางส่วน | ใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วเรียกเก็บงวดนี้บางส่วน |
| ออกใบแจ้งหนี้แล้ว | ใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วเรียกเก็บงวดนี้ครบทั้งหมด |
| ข้ามแล้ว | คุณเลือก ข้าม และเลือก ยกเลิกการข้าม เพื่อนำกลับมาได้ |
สร้างฉบับร่างของแต่ละรอบโดยอัตโนมัติ
หัวข้อ: สร้างฉบับร่างของแต่ละรอบโดยอัตโนมัติแผนการวางบิลแต่ละแผนมีสวิตช์ สร้างฉบับร่างของแต่ละงวดโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะสร้างใบแจ้งหนี้ฉบับร่างสำหรับงวดประเภท รอบ ในวันที่ถึงกำหนด สวิตช์ปิดอยู่จนกว่าคุณจะเปิด และการ์ดจะแสดง เปิดใช้ตั้งแต่ วันที่คุณเปิด
- ระบบสร้างฉบับร่างเฉพาะตอนที่ใบเสนอราคา ลูกค้ายอมรับ แล้วเท่านั้น คุณเปิดสวิตช์ไว้ก่อนได้ แต่จะยังไม่มีการสร้างใดจนถึงตอนนั้น
- สร้างเฉพาะงวดประเภท รอบ เงินมัดจำและงวดงานยังต้องออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง
- รอบที่ถึงกำหนดก่อนวันที่คุณเปิดสวิตช์จะไม่ถูกสร้างโดยอัตโนมัติ ให้สร้างใบแจ้งหนี้ของรอบเหล่านั้นเอง
- งวดประเภทรอบที่ครอบคลุมบางส่วนของรอบจะถูกแบ่งแบบเดียวกับรายการของใบเสนอราคา
- ฉบับร่างจะสร้างในนามพนักงานขายของใบเสนอราคา จะไม่มีสิ่งใดถูกออกหรือส่งโดยอัตโนมัติ
- แต่ละรอบถูกสร้างโดยอัตโนมัติเพียงครั้งเดียว หากคุณลบฉบับร่างของรอบนั้น ให้สร้างใบแจ้งหนี้เอง
- เมื่อมีการแก้ไขใบเสนอราคาเป็นฉบับใหม่ ฉบับใหม่จะคงสวิตช์เปิดไว้ และรอบที่ดำเนินการไปแล้วจะไม่ถูกสร้างซ้ำ
- ระบบจะไม่สร้างฉบับร่างเมื่อพนักงานขายไม่ได้เป็นผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่แล้ว เมื่อเงินมัดจำยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้ครบ เมื่อฉบับร่างนั้นจะทำให้ใบแจ้งหนี้เกินมูลค่าสัญญา หรือเมื่อบริษัทของคุณยังสร้างฉบับร่างไม่ได้ แถวของงวดจะบอกเหตุผลและสิ่งที่ต้องทำ
- ระบบส่งการแจ้งเตือนถึงเจ้าของโอกาสทางการขาย หรือหากไม่มี ก็ถึงพนักงานขายของใบเสนอราคา
- การทำเครื่องหมายโอกาสทางการขายว่าปิดการขายไม่ได้ไม่ทำให้การสร้างฉบับร่างหยุด ให้ปิดสวิตช์หรือยกเลิกแผน ฉบับร่างที่สร้างไปแล้วจะยังอยู่จนกว่าจะมีผู้ลบ
กฎที่ควรรู้
หัวข้อ: กฎที่ควรรู้- เมื่อยอดเรียกเก็บไม่รวมเป็น 100% ของมูลค่าสัญญา การ์ดจะแสดงคำเตือน
- งวดเรียกเก็บสุดท้ายที่ยังเปิดอยู่จะหักเงินมัดจำที่ยังไม่ได้หักทั้งหมด ไม่ว่ายอดเรียกเก็บจะรวมเป็นเท่าใด
- เมื่อมีใบแจ้งหนี้เรียกเก็บงวดใดแล้ว ประเภทและยอดของงวดนั้นจะคงเดิม แต่ยังเปลี่ยนชื่อหรือวันที่ได้
- การยกเลิกใบแจ้งหนี้ของงวด หรือการลบฉบับร่างของงวด จะทำให้งวดนั้นกลับมาเรียกเก็บได้อีก ใบลดหนี้ Reversal (กลับรายการ) ทำให้ยอดที่กลับรายการกลับมาเรียกเก็บได้อีก ส่วนใบลดหนี้ Goods returned (รับคืนสินค้า) Allowance (ส่วนลดภายหลัง) และ Over-invoiced (เรียกเก็บเกิน) ไม่ทำให้ยอดใดกลับมาเรียกเก็บได้
- ลบใบเสนอราคาไม่ได้ ตราบที่ยังมีฉบับร่างเรียกเก็บงวดในแผน
- หากมีผู้อื่นบันทึกแผนหลังจากที่คุณเปิด การบันทึกของคุณจะถูกปฏิเสธ กรุณาโหลดหน้าใหม่แล้วลองอีกครั้ง
- ยกเลิกแผน จะเก็บแผนไว้เป็นบันทึก ใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วยังคงเดิม
- PDF ใบเสนอราคาจะพิมพ์ตารางการชำระเงินเมื่อใบเสนอราคามีแผนการวางบิล โดยไม่รวมงวดที่ข้าม หากต้องการซ่อน ให้ยกเลิกการเลือก Print the payment schedule (billing plan) (พิมพ์ตารางการชำระเงิน (แผนการวางบิล)) ในเทมเพลตใบเสนอราคา หัวข้อของตารางพิมพ์เป็นภาษาอังกฤษ
ทำไมจึงทำงานแบบนี้
หัวข้อ: ทำไมจึงทำงานแบบนี้เงินมัดจำอยู่ข้างงวดเรียกเก็บ ไม่ได้อยู่ในงวดเรียกเก็บ งวดเรียกเก็บอธิบายงาน จึงรวมกันเป็นมูลค่าสัญญา เงินมัดจำคือเงินล่วงหน้าสำหรับงานนั้น ออกใบแจ้งหนี้ก่อนและหักคืนภายหลัง ใบแจ้งหนี้ของลูกค้าจึงรวมเป็นมูลค่าสัญญาไม่ว่าคุณจะเก็บเงินมัดจำเท่าใด
ใบแจ้งหนี้ของงวดเป็นฉบับร่างธรรมดา แผนเสนอจำนวนเงินและวันที่ให้ คุณยังต้องตรวจฉบับร่างและออกเอกสารเอง แม้แต่ฉบับร่างอัตโนมัติก็ไม่ถูกออกหรือส่งเอง จึงไม่มีอะไรถึงมือลูกค้าโดยที่คุณไม่รู้
งวดที่ออกใบแจ้งหนี้แล้วคงยอดเดิม เมื่อมีใบแจ้งหนี้เรียกเก็บงวดใดแล้ว การเปลี่ยนสัดส่วนของงวดจะทำให้แผนไม่ตรงกับยอดที่เรียกเก็บจากลูกค้า ชื่อและวันที่ของงวดยังเปลี่ยนได้ เพราะไม่ได้เปลี่ยนจำนวนเงินใด
มีเพียงการกลับรายการที่คืนงวดกลับมา ใบลดหนี้ Reversal (กลับรายการ) ย้อนการเรียกเก็บ งานนั้นจึงยังต้องเรียกเก็บอยู่ ใบลดหนี้สำหรับการรับคืนสินค้าหรือส่วนลดภายหลังลดยอดที่ลูกค้าชำระ แต่งวดนั้นถูกเรียกเก็บไปแล้ว จึงยังนับว่าเรียกเก็บแล้ว
ทำงานให้เร็วขึ้น
หัวข้อ: ทำงานให้เร็วขึ้น- ใช้ตามรอบสำหรับค่าบริการรายงวดและงานบำรุงรักษา เลือก ตามรอบ ความถี่ และ จำนวนรอบ easySales จะเขียนงวดให้คุณ โดยแต่ละงวดลงวันที่วันแรกของรอบนั้น
- ให้ฉบับร่างของแต่ละรอบสร้างเอง เปิด สร้างฉบับร่างของแต่ละงวดโดยอัตโนมัติ ฉบับร่างแต่ละใบจะรอคุณในวันที่ถึงกำหนด พร้อมให้ตรวจและออกเอกสาร ดูออกใบแจ้งหนี้
- แสดงตารางในใบเสนอราคา PDF ใบเสนอราคาพิมพ์ตารางการชำระเงิน ลูกค้าจึงตกลงงวดต่าง ๆ ไปพร้อมกับการยอมรับข้อเสนอ ดูPDF ใบเสนอราคา
- ข้ามแทนการลบ ข้าม นำงวดออกจากยอดรวมของแผนโดยระบุเหตุผลได้ (ไม่บังคับ) และ ยกเลิกการข้าม นำงวดกลับมา
- ออกฉบับแก้ไขโดยไม่ต้องสร้างแผนใหม่ เมื่อคุณออกฉบับแก้ไขของใบเสนอราคา แผนจะย้ายไปยังฉบับใหม่เมื่อยืนยัน ดูออกใบเสนอราคาฉบับแก้ไข
ตัวอย่าง
หัวข้อ: ตัวอย่างLim & Co เสนอราคางานตกแต่งคลินิกให้ Orchid Dental เป็นเงิน SGD 50,000.00 ก่อนภาษี ที่ GST 9% (SR) Mei Tan ตั้งสามงวด ได้แก่ เงินมัดจำ 30% งวดงาน “งานแล้วเสร็จ” 50% และ งวดงาน “ตรวจรับงาน” 50% โดยหักเงินมัดจำในงวดสุดท้าย
| งวด | สัดส่วน | ก่อนภาษี | GST 9% | ลูกค้าชำระ |
|---|---|---|---|---|
| เงินมัดจำ | 30% | 15,000.00 | 1,350.00 | 16,350.00 |
| งานแล้วเสร็จ | 50% | 25,000.00 | 2,250.00 | 27,250.00 |
| ตรวจรับงาน | 50% | 25,000.00 หักเงินมัดจำ 15,000.00 = 10,000.00 | 900.00 | 10,900.00 |
- ยอดเรียกเก็บสองงวดรวมเป็น 100% การ์ดจึงไม่แสดงคำเตือน เงินมัดจำเรียกเก็บเพิ่มจากสองงวดนี้ และหักคืนในงวดสุดท้าย
- รวมแล้วคลินิกชำระ 16,350.00 + 27,250.00 + 10,900.00 = SGD 54,500.00 ซึ่งเท่ากับยอดรวมรวม GST ของใบเสนอราคา
- หาก Mei ข้าม “ตรวจรับงาน” ก่อนออกใบแจ้งหนี้ “งานแล้วเสร็จ” งวด “งานแล้วเสร็จ” จะเป็นงวดเรียกเก็บสุดท้ายที่ยังเปิดอยู่ และหักเงินมัดจำ SGD 15,000.00 ทั้งหมด
ค่าบริการจัดตกแต่งรายไตรมาส Harbour Café ยอมรับใบเสนอราคา SGD 12,000.00 ก่อนภาษี ที่ GST 9% สำหรับงานจัดตกแต่งตามฤดูกาลตลอดสามไตรมาส Mei เลือก ตามรอบ ทุก ไตรมาส รอบแรกเริ่ม 2026-11-01 และ จำนวนรอบ 3 แล้วเปิด สร้างฉบับร่างของแต่ละงวดโดยอัตโนมัติ
| งวด | สัดส่วน | วันที่วางแผน | ก่อนภาษี | GST 9% | ลูกค้าชำระ |
|---|---|---|---|---|---|
| Period 1 | 33.333333% | 2026-11-01 | 4,000.00 | 360.00 | 4,360.00 |
| Period 2 | 33.333333% | 2027-02-01 | 4,000.00 | 360.00 | 4,360.00 |
| Period 3 | 33.333334% | 2027-05-01 | 4,000.00 | 360.00 | 4,360.00 |
- 100% แบ่งเป็นสามส่วนเท่ากันไม่ได้ รอบสุดท้ายจึงรับเศษที่เหลือ แต่ละยอดปัดเศษเพียงครั้งเดียวเป็นหน่วยเซนต์: 12,000.00 × 33.333333% = 3,999.99996 ซึ่งเท่ากับ 4,000.00 และรอบสุดท้ายคือ 12,000.00 − 8,000.00 = 4,000.00
- ฉบับร่างของแต่ละรอบจะสร้างในวันที่วางแผน เพื่อให้ Mei ตรวจและออกเอกสาร
- ร้านชำระ 3 × 4,360.00 = SGD 13,080.00 ซึ่งเท่ากับยอดรวมรวม GST ของใบเสนอราคา
คำถามที่พบบ่อย
หัวข้อ: คำถามที่พบบ่อย- แผนการวางบิลต่างจากการสร้างใบแจ้งหนี้เป็นงวดอย่างไร? แผนกำหนดทุกงวดไว้ล่วงหน้า ติดตามสถานะของแต่ละงวด และพิมพ์ตารางการชำระเงิน ส่วนการสร้างใบแจ้งหนี้เป็นงวดคือการตัดสินใจทีละใบระหว่างทาง ดูสร้างใบแจ้งหนี้
- เรียกเก็บเงินโครงการเป็นงวดรายเดือนได้อย่างไร? ตั้งแผนการวางบิลด้วย ตามรอบ ทุก เดือน และ จำนวนรอบ มูลค่าสัญญาจะถูกแบ่งเท่า ๆ กันตามรอบ
- เปลี่ยนแผนการวางบิลหลังออกใบแจ้งหนี้งวดแล้วได้ไหม? ได้ ด้วย แก้ไขแผน งวดที่ออกใบแจ้งหนี้แล้วคงประเภทและยอดเดิม งวดอื่นเปลี่ยนได้
- ทำไมไม่มีการสร้างฉบับร่างอัตโนมัติ? ใบเสนอราคาต้อง ลูกค้ายอมรับ แล้ว รอบนั้นต้องถึงกำหนดในหรือหลังวันที่คุณเปิดสวิตช์ และต้องไม่มีสิ่งใดในแถวของงวดที่ขัดขวางอยู่ เช่น เงินมัดจำที่ยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้ครบ แถวนั้นจะบอกว่าต้องทำอะไร
- เมื่อออกฉบับแก้ไขของใบเสนอราคา แผนการวางบิลจะเป็นอย่างไร? แผนจะย้ายไปยังฉบับใหม่เมื่อคุณยืนยันฉบับแก้ไข และแผนของฉบับเดิมจะมีเครื่องหมาย “Revised to …” (แก้ไขเป็น …)
- ลูกค้าเห็นแผนการวางบิลไหม? เห็น ในรูปตารางการชำระเงินใน PDF ใบเสนอราคา เว้นแต่คุณยกเลิกการเลือก Print the payment schedule (billing plan) ในเทมเพลตใบเสนอราคา