ใบแจ้งหนี้ผู้ขาย

เมื่อผู้ขายเรียกเก็บเงินตามใบสั่งซื้อ ให้บันทึกบิลนั้นไว้ในใบสั่งซื้อ แล้วบันทึกการชำระเงินของคุณเมื่อจ่าย easySales จะแสดงยอดที่เรียกเก็บ ยอดที่ชำระ และยอดที่ยังไม่ได้เรียกเก็บ และบิลนั้นจะเป็นต้นทุนจริงของดีล — ดูต้นทุนและกำไรขั้นต้น หน้านี้สำหรับผู้ดูแลบิลของผู้ขาย

ก่อนเริ่ม

• คุณต้องมีสิทธิ์ View และ Edit ของ Purchase (การสั่งซื้อ) ในใบสั่งซื้อนั้น
• ใบสั่งซื้อต้องเป็นสถานะ ออกแล้ว หรือ ปิดแล้ว ฉบับร่างยังไม่มีเลขที่ ให้ออกใบสั่งซื้อก่อน ใบสั่งซื้อที่ยกเลิกแล้วบันทึกบิลหรือการชำระเงินไม่ได้
• เตรียมใบแจ้งหนี้ของผู้ขายไว้ หากต้องการแนบเป็น PDF หรือรูปภาพ

บันทึกใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย

1. เปิดใบสั่งซื้อแล้วเลือก บันทึกใบแจ้งหนี้ผู้ขาย ที่ด้านบน หรือในส่วน ใบแจ้งหนี้ผู้ขาย
2. กรอก เลขที่ใบแจ้งหนี้ผู้ขาย วันที่ใบแจ้งหนี้ ยอดรวมย่อยก่อนภาษี และ ภาษี ตามที่ผู้ขายพิมพ์ไว้ ยอดรวมย่อยตั้งต้นเป็นส่วนของใบสั่งซื้อที่ยังไม่ออกใบแจ้งหนี้ และใส่ วันครบกำหนด (ไม่บังคับ) หากต้องการ
3. สำหรับใบสั่งซื้อในสกุลเงินอื่น ให้ตรวจ อัตราแลกเปลี่ยน หากเว้นว่างไว้จะใช้ตารางอัตราของคุณ ใช้อัตราของใบสั่งซื้อ จะคัดลอกอัตราของใบสั่งซื้อนั้นมาใช้
4. เลือก การปฏิบัติทางภาษี เป็น ภาษีซื้อที่ขอคืนได้ หรือ ภาษีที่ขอคืนไม่ได้ (เป็นส่วนของต้นทุน) ค่าตั้งต้นเป็นไปตามการจดทะเบียนภาษีของบริษัทในวันที่ใบแจ้งหนี้ หากเลือกอีกแบบหนึ่ง ระบบจะขอ เหตุผลที่เปลี่ยน
5. แนบ เอกสารใบแจ้งหนี้ผู้ขาย หากมี ได้ไม่เกินสิบไฟล์ ไฟล์ละไม่เกิน 25 MB เป็น PDF รูปภาพ หรือเอกสาร Office
6. เลือก บันทึกใบแจ้งหนี้ผู้ขาย อีกครั้งที่ด้านล่างของแผงเพื่อบันทึก

บันทึกการชำระเงินของคุณ

1. ในใบสั่งซื้อ เลือก บันทึกการชำระเงิน ในส่วน การชำระเงิน เมื่อใบสั่งซื้อออกใบแจ้งหนี้ครบแล้ว ปุ่มนี้จะเป็นปุ่มหลักที่ด้านบนด้วย
2. กรอก วันที่ชำระเงิน จำนวนเงิน วิธีชำระ และ เลขอ้างอิง และเลือก ใบแจ้งหนี้ผู้ขาย (ไม่บังคับ) ที่ชำระหากต้องการเชื่อมโยง วิธีชำระเงินเป็นรายการเดียวกับการชำระเงินของลูกค้า
3. เลือก บันทึกการชำระเงิน ที่ด้านล่างของหน้าต่างเพื่อบันทึก

สิ่งที่เกิดขึ้นต่อไป

แถบด้านบนของใบสั่งซื้อจะอัปเดตยอด ออกใบแจ้งหนี้แล้ว ชำระแล้ว และ ยังไม่ออกใบแจ้งหนี้ และแท็ก การออกใบแจ้งหนี้ กับ การชำระเงิน ในรายการจะเปลี่ยนตาม ออกใบแจ้งหนี้แล้ว และ ชำระแล้ว รวมภาษี ใต้ ชำระแล้ว จะแสดง ยอดคงค้างชำระ เมื่อออกใบแจ้งหนี้และชำระครบแล้ว ให้เลือก ปิดใบสั่งซื้อ

กฎที่ควรรู้

• วันที่ใบแจ้งหนี้และวันที่ชำระเงินต้องไม่เกินวันนี้
• การเรียกเก็บเกินยอดรวมย่อยของใบสั่งซื้อ หรือการชำระเกินยอดใบแจ้งหนี้ที่บันทึกไว้หรือยอดรวมของใบสั่งซื้อ เป็นเพียงคำเตือน ไม่ใช่การปฏิเสธ ตรวจสอบก่อนบันทึก
• ระบบจะไม่รับภาษีซื้อที่ขอคืนได้ หากในวันที่ใบแจ้งหนี้ บริษัทของคุณไม่ได้จดทะเบียนภาษีที่ขอคืนได้
• ใบแจ้งหนี้ผู้ขายที่ไม่มีไฟล์แนบจะถูกติดแท็ก ไม่มีเอกสาร ใบสั่งซื้อจะแสดง ไม่มีเอกสาร: พร้อมจำนวน และตัวกรอง ใบแจ้งหนี้ผู้ขายที่ไม่มีเอกสาร ในรายการหาใบสั่งซื้อเหล่านี้ได้
• หากเลขที่ใบแจ้งหนี้เดียวกันจากผู้ขายรายเดียวกันอยู่ในใบแจ้งหนี้ผู้ขายอีกใบที่ยังไม่ถูกยกเลิก แถวของใบแจ้งหนี้นั้นจะถูกติดแท็ก เลขอ้างอิงผู้ขายซ้ำ พร้อมลิงก์ไปยังใบสั่งซื้อใบอื่น
• หากต้องการแก้ไขใบแจ้งหนี้หรือการชำระเงินที่บันทึกไว้ ให้เลือก แก้ไข ในเมนูของแถวนั้น ยกเลิกใบแจ้งหนี้ผู้ขาย และ ยกเลิกการชำระเงิน จะขอเหตุผล แถวที่ยกเลิกแล้วยังแสดงในรายการแต่ไม่นับรวมอีกต่อไป
• ภาษีที่นับเป็นต้นทุนจะเพิ่มต้นทุนจริงของดีล ภาษีซื้อที่ขอคืนได้ไม่เพิ่ม
• การชำระเงินให้ผู้ขายไม่เปลี่ยนต้นทุน ต้นทุนเป็นไปตามใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย

ทำไมจึงทำงานแบบนี้

คุณกรอกตัวเลขของผู้ขาย ไม่ใช่ตัวเลขของคุณเอง บิลเป็นเอกสารของผู้ขาย การคัดลอกเลขที่ วันที่ ยอดรวมย่อย และภาษีตามจริง ทำให้บันทึกของคุณตรงกับใบแจ้งยอดของผู้ขาย และนักบัญชีของคุณตามรอยทุกยอดกลับไปถึงเอกสารต้นฉบับได้

ต้นทุนเป็นไปตามบิล ไม่ใช่ตามการจ่ายเงิน คุณเป็นหนี้ตั้งแต่วันที่ถูกเรียกเก็บเงิน และนั่นคือวันที่รู้ต้นทุนของงาน การจ่ายช้าเปลี่ยนเงินสดของคุณ ไม่ได้เปลี่ยนต้นทุนของงาน กำไรของดีลจึงถูกต้องไม่ว่าเงื่อนไขการชำระเงินจะเป็นอย่างไร

การปฏิบัติทางภาษีกำหนดว่าภาษีเป็นต้นทุนหรือไม่ บริษัทที่จดทะเบียน GST ขอคืนภาษีซื้อในแบบแสดงรายการภาษีได้ ภาษีนั้นจึงไม่เป็นภาระในท้ายที่สุด ส่วนบริษัทที่ขอคืนไม่ได้จะจ่ายภาษีนั้นเป็นส่วนหนึ่งของต้นทุน เมื่อคุณเลือกต่างจากค่าที่ระบบแนะนำ เหตุผลจะถูกเก็บไว้ในบันทึกให้นักบัญชีของคุณ

คำเตือน ไม่ใช่การปฏิเสธ ผู้ขายเพิ่มของและแบ่งบิลได้ easySales แจ้งเตือนยอดที่สูงกว่าใบสั่งซื้อเพื่อให้คุณตรวจสอบ แต่ยังให้บันทึกยอดที่ผู้ขายเรียกเก็บจริงได้ บิลที่ยกเลิกแล้วยังแสดงอยู่พร้อมเหตุผล ประวัติของใบสั่งซื้อจึงครบถ้วน

ทำงานให้เร็วขึ้น

• ให้ยอดรวมย่อยกรอกเอง แผงจะตั้งต้น ยอดรวมย่อยก่อนภาษี เป็นยอดที่ยังไม่ออกใบแจ้งหนี้ หากบิลใบเดียวครอบคลุมทั้งใบสั่งซื้อ เพียงเทียบกับเอกสารแล้วบันทึก
• แนบไฟล์ขณะบันทึก บิลที่บันทึกโดยไม่มีไฟล์จะมีแท็ก ไม่มีเอกสาร ตัวกรอง ใบแจ้งหนี้ผู้ขายที่ไม่มีเอกสาร ในรายการช่วยหาเอกสารที่ขาดก่อนสิ้นเดือน ดูใบสั่งซื้อ
• จ่ายมัดจำก่อนได้รับบิล บันทึกการชำระเงิน ใช้ได้ก่อนบันทึกใบแจ้งหนี้ผู้ขายใดๆ ใบสั่งซื้อจะแสดง ชำระล่วงหน้า จนกว่าบิลจะมาถึง
• ใช้อัตราของใบสั่งซื้อสำหรับบิลสกุลเงินต่างประเทศ ใช้อัตราของใบสั่งซื้อ จะคัดลอกอัตราที่กำหนดไว้เมื่อออกใบสั่งซื้อ ดูสกุลเงินและอัตรา
• สร้างรอบการจ่ายเงินจากรายการ นำ เดือน ออกจากแถบตัวกรอง แล้วกรอง การชำระเงิน เป็น ยังไม่ชำระ และ ชำระบางส่วน เพื่อดูใบสั่งซื้อที่ยังจ่ายไม่ครบ ดูรายการและคอลัมน์

ตัวอย่าง

บิลที่สูงกว่าใบสั่งซื้อ ใบสั่งซื้อของ Lim & Co ถึงโรงงานช่างไม้สำหรับงานตกแต่งร้าน Harbour Café มีมูลค่า SGD 10,500.00 ก่อนภาษี หลังเพิ่มชั้นวางอีกหนึ่งชั้น โรงงานเรียกเก็บ SGD 10,800.00 บวก GST SGD 972.00 (9% ของ 10,800.00) รวมทั้งสิ้น SGD 11,772.00 Mei Tan บันทึกบิลพร้อมเลขอ้างอิงของโรงงาน แนบ PDF และอ่านคำเตือนว่ายอดใบแจ้งหนี้สูงกว่าใบสั่งซื้อ SGD 300.00 เธอตรวจสอบชั้นวางที่เพิ่มแล้วจึงบันทึกด้วย ภาษีซื้อที่ขอคืนได้ เพราะ Lim & Co จดทะเบียน GST ใบสั่งซื้อตอนนี้แสดง ออกใบแจ้งหนี้แล้ว SGD 11,772.00 และ ออกใบแจ้งหนี้เกิน และต้นทุนจริงของดีลเพิ่มขึ้น SGD 10,800.00 เพราะ GST ขอคืนได้จึงไม่เป็นต้นทุน เมื่อ Lim & Co โอนเงินผ่านธนาคาร Mei บันทึก SGD 11,772.00 easySales แจ้งว่ายอดนี้สูงกว่ายอดรวมของใบสั่งซื้อ SGD 11,445.00 (10,500.00 บวก GST 945.00) และใบสั่งซื้อแสดง ชำระแล้ว

มัดจำก่อน แล้วจึงได้บิล Lim & Co สั่งโซฟาสั่งทำราคา SGD 4,000.00 บวก GST SGD 360.00 รวมทั้งสิ้น SGD 4,360.00 และผู้ผลิตขอเงินล่วงหน้า 30% Mei บันทึกการชำระเงิน SGD 1,308.00 (30% ของ 4,360.00) easySales แจ้งว่ายังไม่มีการบันทึกใบแจ้งหนี้ผู้ขาย เธอบันทึก และใบสั่งซื้อแสดง ชำระล่วงหน้า เมื่อโซฟามาถึงพร้อมใบแจ้งหนี้ SGD 4,360.00 เธอบันทึกบิล ใบสั่งซื้อแสดง ชำระบางส่วน พร้อมยอดคงค้างชำระ SGD 3,052.00 (4,360.00 − 1,308.00) เธอบันทึกการชำระเงินนั้น ใบสั่งซื้อแสดง ชำระแล้ว และเธอปิดใบสั่งซื้อ

คำถามที่พบบ่อย

• บันทึกใบแจ้งหนี้ผู้ขายในใบสั่งซื้อที่ปิดแล้วได้ไหม? ได้ ใบสั่งซื้อที่ปิดแล้วยังรับใบแจ้งหนี้ผู้ขายและการชำระเงินในส่วน ใบแจ้งหนี้ผู้ขาย และ การชำระเงิน ได้ ไม่ต้องเปิดใบสั่งซื้ออีกครั้ง
• จ่ายเงินให้ผู้ขายก่อนได้รับใบแจ้งหนี้ได้ไหม? ได้ บันทึกการชำระเงินในใบสั่งซื้อที่ออกแล้ว ใบสั่งซื้อจะแสดง ชำระล่วงหน้า จนกว่าจะบันทึกใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย
• ผู้ขายส่งใบแจ้งหนี้ใบเดียวสำหรับใบสั่งซื้อสองใบ จะบันทึกอย่างไร? บันทึกในแต่ละใบสั่งซื้อ ด้วยเลขที่ใบแจ้งหนี้เดียวกัน และเฉพาะส่วนที่เป็นของใบสั่งซื้อนั้น easySales จะเตือนว่าเลขที่นี้บันทึกไว้แล้ว และติดแท็ก เลขอ้างอิงผู้ขายซ้ำ ทั้งสองแถว
• GST ในใบแจ้งหนี้ผู้ขายเป็นต้นทุนของฉันไหม? เป็นต้นทุนเฉพาะเมื่อคุณบันทึกเป็น ภาษีที่ขอคืนไม่ได้ (เป็นส่วนของต้นทุน) ภาษีซื้อที่ขอคืนได้ไม่นับรวมในต้นทุนของดีล ดูต้นทุนและกำไรขั้นต้น
• บันทึกใบแจ้งหนี้ผู้ขายผิด แก้อย่างไร? เลือก แก้ไข ในเมนูของแถวนั้นแล้วแก้ไข หากใบแจ้งหนี้นั้นไม่ใช่ของใบสั่งซื้อนี้เลย ให้เลือก ยกเลิกใบแจ้งหนี้ผู้ขาย และระบุเหตุผล ใบแจ้งหนี้จะยังแสดงในรายการในสถานะยกเลิกแล้ว
• ใบแจ้งหนี้ผู้ขายสกุลเงินต่างประเทศใช้อัตราแลกเปลี่ยนใด? ใช้อัตราจากตารางอัตราของคุณ เว้นแต่คุณจะพิมพ์อัตราเอง ใช้อัตราของใบสั่งซื้อ จะใช้อัตราของใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้จะบันทึกในสกุลเงินของใบสั่งซื้อ
• บันทึกการชำระเงินที่ยังไม่ได้จ่ายได้ไหม? ไม่ได้ วันที่ชำระเงินต้องไม่เกินวันนี้ จึงบันทึกการชำระเงินหลังจากจ่ายแล้วเท่านั้น

เกี่ยวข้อง

• ใบสั่งซื้อ
• ต้นทุนและกำไรขั้นต้น
• โอกาสทางการขาย
• การเก็บรักษาเอกสาร