ริบเงินประกัน

เมื่อลูกค้าผิดสัญญาที่เงินประกันค้ำไว้ คุณเก็บเงินประกันนั้นไว้ได้ทั้งหมดหรือบางส่วน หน้านี้สำหรับผู้ที่ดูแลเงินประกันของลูกค้า

ก่อนเริ่ม

คุณต้องมีสิทธิ์ View (เปิดดู) และ Edit (แก้ไข) ของ Invoice (ใบแจ้งหนี้) ที่ตั้งเป็น All records (ทุกระเบียน) และสิทธิ์ควบคุม ริบเงินประกัน ในบทบาทของคุณ ใบเสร็จรับเงินต้องยังมีเงินประกันคงเหลือ และต้องยืนยันประเทศของบริษัทใต้ ตั้งค่าระบบ → ภาษี แล้ว

การริบใช้สำหรับค่าชดเชยเท่านั้น เงินประกันที่ใช้ชำระค่าเช่า ค่าธรรมเนียม ค่าซ่อม หรือใบแจ้งหนี้ถือเป็นการขาย ให้ใช้ ใช้เงินประกันตัดชำระใบแจ้งหนี้ หรือ ออกใบแจ้งหนี้จากเงินประกัน แทน

ขั้นตอน

1. เปิดใบเสร็จรับเงินจากแท็บ ใบเสร็จรับเงิน ของลูกค้า
2. ในเมนู ··· เลือก ริบเงินประกัน หากเป็นสีเทา บรรทัดใต้ปุ่มจะบอกเหตุผล
3. ใต้ เหตุใดจึงเก็บเงินประกันไว้ เลือกเหตุผล เช่น สัญญาสิ้นสุดก่อนกำหนด และเงื่อนไขอนุญาตให้เก็บเงินประกันไว้ หากเลือก ใช้ชำระค่าเช่า ค่าธรรมเนียม ค่าซ่อม หรือใบแจ้งหนี้ จะแสดง นั่นไม่ใช่การริบ และเสนออีกสองทางเลือก
4. ตรวจสอบจำนวนเงิน เช่น จำนวนที่ริบ (SGD) ค่าเริ่มต้นคือเงินประกันคงเหลือทั้งหมด พิมพ์น้อยกว่านั้นหากต้องการเก็บเพียงบางส่วน
5. เว้น วันที่ริบ ว่างไว้สำหรับวันนี้ หรือเลือกวันก่อนหน้าที่ไม่ก่อนวันที่ได้รับเงินประกัน
6. เพิ่ม หมายเหตุ ซึ่งต้องกรอกเมื่อเลือก ค่าชดเชยอื่น (อธิบายด้านล่าง)
7. อ่านข้อความใต้ช่อง ซึ่งระบุการปฏิบัติด้านภาษีและเงื่อนไขที่รองรับ หากแสดงเป็นข้อผิดพลาดสีแดงแทน easySales จะบันทึกการริบนี้ไม่ได้ และ ริบ จะเป็นสีเทา
8. ติ๊ก ข้าพเจ้ายืนยันว่าเงินประกันนี้เก็บไว้เป็นค่าชดเชยจากการผิดสัญญาของลูกค้า ไม่ใช่ค่าสินค้าหรือบริการ แล้วเลือก ริบ

จะเกิดอะไรต่อ

easySales แสดง “บันทึกการริบ DF-… แล้ว” ไม่มีการออกใบแจ้งหนี้และไม่คิดภาษี จำนวนเงินจะบันทึกเป็นรายได้อื่น ใบเสร็จรับเงินแสดงยอด ริบแล้ว และส่วน การริบ ซึ่งเลขที่ DF- ของการริบจะเปิด NOTICE OF FORFEITURE OF SECURITY DEPOSIT (หนังสือแจ้งการริบเงินประกัน) เป็น PDF เพื่อส่งให้ลูกค้า ใบแจ้งยอดบัญชีของลูกค้าแสดงการริบเป็นหมายเหตุ ไม่รวมในยอดคงเหลือ

หากต้องการกลับรายการการริบที่บันทึกผิดพลาด ให้เลือก กลับรายการ ที่แถวนั้น กรอก เหตุใดจึงริบผิดพลาด แล้วเลือก กลับรายการการริบ จำนวนเงินจะกลับมาถือเป็นเงินประกันอีกครั้ง บันทึกและหนังสือแจ้งยังคงอยู่โดยทำเครื่องหมายว่ากลับรายการแล้ว

ทะเบียนการริบเงินประกัน

ในรายการ ใบแจ้งหนี้ เปิดเมนู ··· แล้วเลือก การริบเงินประกัน ใต้ ทะเบียน กรองตาม ริบระหว่าง ลูกค้า และ แสดงรายการที่กลับรายการแล้ว อ่านยอดรวม แล้วเลือก ดาวน์โหลด CSV ต้องมีสิทธิ์ View ของ Invoice ที่ตั้งเป็น All records

กฎที่ควรรู้

• การริบจะถูกปฏิเสธสำหรับบริษัทที่จดทะเบียนภาษีในมาเลเซีย นิวซีแลนด์ หรือออสเตรเลีย และขณะที่ยังไม่ได้ยืนยันประเทศ บริษัทมาเลเซียที่ไม่ได้จดทะเบียนแต่ออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ผ่าน MyInvois จะได้รับคำเตือนว่าการริบต้องมีใบแจ้งหนี้ดังกล่าว ซึ่งคุณส่งเอง
• ริบมากกว่าเงินประกันที่ยังเหลืออยู่ไม่ได้
• ใบเสร็จรับเงินที่มีการริบอยู่ทำเป็นโมฆะไม่ได้ ให้กลับรายการการริบก่อน

ทำไมจึงทำงานแบบนี้

ค่าชดเชยไม่ใช่การขาย เมื่อคุณเก็บเงินประกันไว้เพราะลูกค้าผิดสัญญา คุณไม่ได้ส่งมอบสิ่งใดให้ลูกค้าเป็นการตอบแทน easySales จึงบันทึกเป็นรายได้อื่นในบันทึก DF- ของตนเองแทนการออกใบแจ้งหนี้ และขอให้คุณยืนยันว่าเป็นค่าชดเชย เงินที่เก็บไว้เพื่อชำระค่าเช่า ค่าธรรมเนียม หรือค่าซ่อม เป็นการชำระค่าสินค้าหรือบริการ จึงต้องผ่านใบแจ้งหนี้

การจดทะเบียนภาษี ณ วันนั้นเป็นตัวกำหนดภาษี การปฏิบัติด้านภาษีพิจารณาจากการจดทะเบียนภาษีของคุณ ณ วันที่ริบ และบันทึกไว้ในระเบียน การเปลี่ยนการตั้งค่าภาษีภายหลังจะไม่แก้ไขการริบที่ทำไปแล้ว ตัวเลขของไตรมาสที่แล้วจึงคงเดิมตามที่คุณรายงาน

ลูกค้าได้รับหนังสือแจ้ง ไม่ใช่ใบแจ้งหนี้ หนังสือแจ้งแสดงเงินประกันที่ได้รับ จำนวนที่เก็บไว้ และยอดที่ยังถือไว้ให้ลูกค้า ลูกค้าเห็นได้ชัดว่าเงินประกันของตนถูกจัดการอย่างไร และคุณมีเอกสารอ้างอิงหากลูกค้าโต้แย้ง

แยกจากยอดขาย ทะเบียนแสดงการริบเป็นรายได้อื่น แยกจากยอดขาย นักบัญชีของคุณจึงรายงานได้ถูกต้องเมื่อสิ้นปี

ทำงานให้เร็วขึ้น

• เก็บไว้เฉพาะที่สัญญาอนุญาต พิมพ์จำนวนที่ริบ ส่วนที่เหลือยังถือไว้พร้อมคืนเงิน ดูคืนเงินให้ลูกค้า
• ส่งหนังสือแจ้งจากใบเสร็จรับเงินโดยตรง เลขที่ DF- ใต้ การริบ จะเปิดหนังสือแจ้งในแท็บใหม่ พร้อมบันทึกและส่งอีเมล
• เลือกทางที่เหมาะสม หากเงินนั้นใช้ชำระค่าซ่อมหรือใบแจ้งหนี้ ออกใบแจ้งหนี้จากเงินประกัน หรือ ใช้เงินประกันตัดชำระใบแจ้งหนี้ คือขั้นตอนที่ถูกต้อง ดูเงินประกันและเงินรับล่วงหน้า
• ตรวจทานการริบเมื่อสิ้นงวด ทะเบียน การริบเงินประกัน กรองตามวันที่และลูกค้า รวมยอด และดาวน์โหลดเป็น CSV ให้นักบัญชีได้

ตัวอย่าง

Harbour Café วางเงินประกันที่ต้องคืนได้ SGD 2,000.00 ไว้ที่ RCT-10000016 สำหรับชิ้นงานตกแต่งที่ยืมไปจัดแสดง ร้านยกเลิกการยืมก่อนกำหนด และสัญญาอนุญาตให้ Lim & Co เก็บ SGD 500.00

Mei Tan เปิด RCT-10000016 เลือก ริบเงินประกัน เลือกเหตุผลการสิ้นสุดก่อนกำหนด และพิมพ์ 500.00 ข้อความแจ้งว่า “No GST is charged on this forfeiture, …” (ไม่คิด GST จากการริบนี้ …) เธอติ๊กการยืนยัน และเลือก ริบ ระบบบันทึก DF-10000001 และหนังสือแจ้งแสดงดังนี้

บรรทัด	จำนวนเงิน
Security deposit received (เงินประกันที่ได้รับ)	SGD 2,000.00
Retained by this notice (ที่เก็บไว้ตามหนังสือนี้)	SGD 500.00
Security deposit still held for you (เงินประกันที่ยังถือไว้ให้คุณ)	SGD 1,500.00

Mei ส่งหนังสือแจ้งทางอีเมล แล้วเลือก คืนเงินประกัน เพื่อจ่ายคืน SGD 1,500.00

การริบที่บันทึกผิดใบเสร็จรับเงิน Daniel Lim ริบ SGD 300.00 จาก RCT-10000023 ซึ่งเป็นเงินประกัน SGD 1,000.00 ของลูกค้ารายอื่น แทนที่จะเป็นของ Harbour Café เขาเปิด RCT-10000023 เลือก กลับรายการ ที่ DF-10000002 พิมพ์ Entered on the wrong customer’s deposit (บันทึกผิดเงินประกันของลูกค้า) แล้วเลือก กลับรายการการริบ RCT-10000023 กลับมาถือเงินประกัน SGD 1,000.00 และ DF-10000002 ยังคงอยู่ในทะเบียนโดยทำเครื่องหมายว่ากลับรายการแล้ว เมื่อเปิด แสดงรายการที่กลับรายการแล้ว

คำถามที่พบบ่อย

• เก็บเงินประกันของลูกค้าไว้ได้ไหมถ้าลูกค้ายกเลิก? ได้ หากสัญญาอนุญาต เลือกเหตุผลที่ตรงกัน เช่น การซื้อขายถูกยกเลิก และไม่มีการส่งมอบสิ่งใด แล้วริบจำนวนที่สัญญาอนุญาตให้เก็บไว้
• ต้องคิด GST จากเงินประกันที่ริบไหม? ในสิงคโปร์ไม่ต้อง เพราะเป็นค่าชดเชย บันทึกเป็นรายได้อื่นโดยไม่มีใบแจ้งหนี้ สำหรับบริษัทที่จดทะเบียนภาษีในมาเลเซีย นิวซีแลนด์ หรือออสเตรเลีย easySales จะปฏิเสธการริบ ดูกฎภาษีและใบแจ้งหนี้ของแต่ละประเทศ
• เก็บเงินประกันไว้เพียงบางส่วนได้ไหม? ได้ พิมพ์จำนวนที่น้อยกว่าใน จำนวนที่ริบ ส่วนที่เหลือยังถือไว้
• ยกเลิกการริบอย่างไร? เลือก กลับรายการ ที่รายการนั้นในส่วน การริบ ของใบเสร็จรับเงิน และระบุเหตุผล จำนวนเงินจะกลับมาถือเป็นเงินประกันอีกครั้ง
• ริบเงินประกันเพื่อชำระค่าซ่อมได้ไหม? ไม่ได้ การซ่อมเป็นบริการ ให้ใช้ ออกใบแจ้งหนี้จากเงินประกัน เพื่อเรียกเก็บค่าซ่อมจากเงินประกัน
• ทำไมริบเงินประกันเป็นสีเทา? บรรทัดใต้ปุ่มจะบอกเหตุผล หากบทบาทของคุณไม่มีสิทธิ์ควบคุม ริบเงินประกัน ปุ่มนี้จะไม่แสดงเลย

เกี่ยวข้อง

• เงินประกันและเงินรับล่วงหน้า
• ใบเสร็จรับเงิน
• กฎภาษีและใบแจ้งหนี้ของแต่ละประเทศ
• บทบาทและสิทธิ์