ตั้งใบแจ้งหนี้ประจำ

ตั้งใบแจ้งหนี้ประจำเมื่อลูกค้าชำระรายการเดิมตามกำหนดเวลา ดูใบแจ้งหนี้ประจำเพื่อเข้าใจว่าทำงานอย่างไร

ก่อนเริ่ม

คุณต้องมีสิทธิ์ Add (เพิ่ม) และ Edit (แก้ไข) ของ Invoice (ใบแจ้งหนี้) หากตั้งเป็น Own records only (เฉพาะระเบียนของตนเอง) คุณต้องเป็นเจ้าของ ตัดสินใจเรื่องต่อไปนี้

• ใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับเรียกเก็บอะไร: รายการ ราคา ภาษี และสกุลเงิน
• งวดมาถึงบ่อยเพียงใด และงวดแรกเริ่มวันใด
• สิ้นสุดเมื่อใด หากมีกำหนดสิ้นสุด
• จะออกใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับในวันแรกของงวด วันสุดท้าย หรือวันที่ใดวันหนึ่งของเดือน

สกุลเงิน วันเริ่มต้น ความถี่ และวันที่ออกใบแจ้งหนี้ เปลี่ยนไม่ได้หลังบันทึก

ขั้นตอน

1. เริ่มได้สามวิธี
   • ที่ ใบแจ้งหนี้ประจำ หรือแท็บ ใบแจ้งหนี้ประจำ ของลูกค้า เลือก ใบแจ้งหนี้ประจำใหม่
   • เปิดใบแจ้งหนี้ประจำแล้วเลือก คัดลอกเป็นใบแจ้งหนี้ประจำใหม่ เพื่อใช้ลูกค้าและรายการเดิม
   • เปิดใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วและเลือก ตั้งเป็นใบแจ้งหนี้ประจำ ในเมนู ··· เพื่อเริ่มจากลูกค้า สกุลเงิน และรายการของใบแจ้งหนี้นั้น
2. เลือก ผู้ติดต่อ แล้ว บัญชี จะตามมา สกุลเงิน และ เงื่อนไขการชำระเงิน จะตามบัญชีจนกว่าคุณจะเปลี่ยน หากเว้น เงื่อนไขการชำระเงิน ไว้ จะแสดง เว้นว่าง: ใช้เงื่อนไขของลูกค้า ถ้าไม่มีใช้ค่าเริ่มต้นของบริษัท (NET 30) (พร้อมค่าเริ่มต้นจริงของบริษัท) ใบแจ้งหนี้แต่ละใบจะออกตามเงื่อนไขของลูกค้า หรือค่าเริ่มต้นของบริษัทหากลูกค้าไม่มี
3. เลือก เจ้าของ
4. ใต้ กำหนดการ ตั้ง ซ้ำทุก (จำนวนสัปดาห์ เดือน ไตรมาส หรือปี) และ งวดแรกเริ่มวันที่
5. เลือกเวลา สิ้นสุด: ไม่สิ้นสุด ในวันที่กำหนด หรือ หลังจากครบจำนวนงวด
6. เลือกวัน ออกใบแจ้งหนี้ในวันที่: วันแรกของแต่ละงวด วันสุดท้าย หรือวันที่ใดวันหนึ่งของเดือน
7. เปิด สร้างฉบับร่างของแต่ละงวดโดยอัตโนมัติ ไว้ หรือปิดเพื่อสร้างฉบับร่างแต่ละงวดเอง
8. เพิ่ม รายการที่ซ้ำทุกงวด พร้อมภาษี เงื่อนไข และหมายเหตุ รายละเอียดใช้ [Month], [Year], [PeriodStart], [PeriodEnd] และ [Period n/N] ได้ ซึ่งระบบจะเติมค่าให้ในแต่ละฉบับร่าง
9. เลือก สร้างใบแจ้งหนี้ประจำ

จะเกิดอะไรต่อ

ใบแจ้งหนี้ประจำจะใช้งานอยู่ และปรากฏใต้ ใบแจ้งหนี้ประจำ และในแท็บของลูกค้า พร้อมงวดของมัน เมื่อเปิดฉบับร่างอัตโนมัติ ฉบับร่างของแต่ละงวดจะถูกสร้างภายในหนึ่งชั่วโมงหลังวันของงวด เปิด ตรวจ และออกใบแจ้งหนี้

หากต้องการเปลี่ยนในภายหลัง ให้เลือก แก้ไข คุณเปลี่ยนผู้ติดต่อ เจ้าของ เงื่อนไขการชำระเงิน วันที่สิ้นสุด (ยกเว้นเมื่อกำหนดจำนวนงวดคงที่) รายการ และสวิตช์ฉบับร่างอัตโนมัติได้ การเปลี่ยนรายการมีผลกับฉบับร่างที่สร้างหลังจากนั้นเท่านั้น หากต้องการเปลี่ยนสกุลเงิน วันเริ่มต้น ความถี่ หรือวันที่ออกใบแจ้งหนี้ ให้คัดลอกเป็นใบแจ้งหนี้ประจำใหม่

กฎที่ควรรู้

• ตั้งเป็นใบแจ้งหนี้ประจำ มีให้ที่ใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วซึ่งไม่ได้ยกเลิก และไม่ได้สร้างเป็นงวดหนึ่งของใบเสนอราคา เช่น เงินมัดจำ การเรียกเก็บตามงวดงาน หรืองวดของแผนการวางบิล ระบบคัดลอกลูกค้า สกุลเงิน และรายการของใบแจ้งหนี้ ภาษีเป็นไปตามอัตราที่ใช้ในแต่ละวันที่ออกใบแจ้งหนี้ แบบฟอร์มแสดงสิ่งที่คัดลอกและขอให้กำหนดกำหนดการ หากต้องการเปลี่ยนรายการ ให้เลือก แก้ไข หลังสร้างแล้ว งวดแรกเริ่มหนึ่งขั้นหลังวันที่ของใบแจ้งหนี้ เพราะใบแจ้งหนี้นั้นเรียกเก็บงวดของตัวเองไปแล้ว คุณเปลี่ยนวันที่ได้
• สำเนาจะนำลูกค้า สกุลเงิน เงื่อนไขการชำระเงิน และรายการมา กำหนดการเริ่มว่างเปล่า และไม่นำงวดหรือใบแจ้งหนี้ของใบเดิมมา
• ฉบับร่างอัตโนมัติเริ่มจากวันที่คุณบันทึกหรือเปิดสวิตช์ งวดแรกที่ผ่านไปแล้วจะเป็น ครบกำหนด - รอคุณดำเนินการ ให้สร้างหรือข้ามเอง
• การเริ่มจากแท็บของลูกค้าจะกรอกผู้ติดต่อให้ก็ต่อเมื่อลูกค้ามีผู้ติดต่อที่คุณเห็นได้เพียงคนเดียว
• ฉบับร่างจะไม่ถูกออกหรือส่งโดยอัตโนมัติ
• การเปลี่ยนเจ้าของต้องมีสิทธิ์ Edit ของ Invoice ที่ All records (ทุกระเบียน)
• ซ้ำทุก รับค่า 1 ถึง 12 จำนวนงวด 1 ถึง 120 และ วันที่ของเดือน 1 ถึง 31 ใบแจ้งหนี้ประจำต้องมีอย่างน้อยหนึ่งรายการ
• แต่ละงวดนับจากงวดแรก การเริ่มวันที่ 31 มกราคมจึงอยู่ที่สิ้นเดือนเสมอ คือ 28 หรือ 29 กุมภาพันธ์ แล้ว 31 มีนาคม วันที่ของเดือน ที่เป็น 29, 30 หรือ 31 จะตรงกับวันสุดท้ายของเดือนที่สั้นกว่า
• เมื่อเลือก ในวันที่กำหนด งวดสุดท้ายคืองวดที่เริ่มในหรือก่อนวันที่สิ้นสุด
• ในแต่ละฉบับร่าง [Month] และ [Year] จะเป็นเดือนและปีที่งวดเริ่ม เช่น “October 2026” [PeriodStart] และ [PeriodEnd] เป็นวันแรกและวันสุดท้ายของงวด เช่น “1 Oct 2026” และ [Period n/N] เป็น “Period 3 of 12” หรือ “Period 3” เมื่อไม่ได้กำหนดจำนวนงวดไว้
• ฉบับร่างลงวันที่ตามวันที่วางแผนของงวด หรือวันที่สร้างหากช้ากว่า เงื่อนไขการชำระเงินคือของใบแจ้งหนี้ประจำเอง หากไม่มีใช้ของลูกค้า และหากยังไม่มีใช้ค่าเริ่มต้นของบริษัท โดยอ่านค่าตอนสร้างฉบับร่าง การเปลี่ยนค่าเริ่มต้นภายหลังจึงมีผลกับงวดที่สร้างหลังจากนั้น เมื่อมีเงื่อนไข เช่น NET 14 วันครบกำหนดชำระจะช้ากว่าวันที่ของฉบับร่างตามจำนวนวัน ส่วน COD คือวันเดียวกัน เงื่อนไขจะแสดงบนใบแจ้งหนี้ ภาษีเป็นไปตามภาษีที่มีผล ณ วันที่นั้น

ทำไมจึงทำงานแบบนี้

กำหนดการคือแกนหลักของใบแจ้งหนี้ประจำ วันที่ของทุกงวดและวันที่ใบแจ้งหนี้คำนวณจากวันเริ่มต้น ความถี่ และวันที่ออกใบแจ้งหนี้ และทุกงวดเรียกเก็บในสกุลเงินเดียวกัน การเปลี่ยนสิ่งใดสิ่งหนึ่งหลังจากออกใบแจ้งหนี้ของงวดไปแล้ว จะเปลี่ยนวันที่หรือราคาของสิ่งที่ ลูกค้าถูกเรียกเก็บไปแล้ว ทั้งสี่อย่างนี้จึงคงที่ การคัดลอกจะให้กำหนดการใหม่แก่คุณ และคงงวดเดิมไว้ตามเดิม

ใบแจ้งหนี้ประจำที่สร้างจากใบแจ้งหนี้เริ่มช้ากว่าหนึ่งขั้น ใบแจ้งหนี้ที่คุณใช้เริ่มต้นได้เรียกเก็บงวดของตัวเองไปแล้ว การเริ่มกำหนดการในวันเดียวกันจะเรียกเก็บงวดนั้นจากลูกค้าซ้ำสองครั้ง

ภาษีเป็นไปตามวันที่ของแต่ละฉบับร่าง ภาษีที่เปลี่ยนระหว่างสองงวดจะมีผลตั้งแต่ฉบับร่างแรกที่ลงวันที่หลังการเปลี่ยน ใบแจ้งหนี้แต่ละใบจึงคิดภาษีที่มีผล ณ วันที่ของตัวเอง เช่นเดียวกับใบแจ้งหนี้ที่พิมพ์เอง

เรียกเก็บล่วงหน้าหรือเรียกเก็บย้อนหลังเป็นทางเลือกของคุณ การออกในวันแรกจะเรียกเก็บงวดก่อนใช้บริการ แบบเดียวกับค่าบริการรายเดือนล่วงหน้าหรือค่าสมาชิก การออกในวันสุดท้ายจะเรียกเก็บเมื่อส่งมอบแล้ว แบบเดียวกับบริการรายเดือนที่เรียกเก็บย้อนหลัง

ทำงานให้เร็วขึ้น

• ตั้งใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วเป็นแบบประจำ ตั้งเป็นใบแจ้งหนี้ประจำ จะคัดลอกลูกค้า สกุลเงิน และรายการ และเสนอวันเริ่มต้นถัดไปให้ ดูใบแจ้งหนี้ประจำ
• คัดลอกสำหรับสถานที่ที่สองหรือราคาใหม่ คัดลอกเป็นใบแจ้งหนี้ประจำใหม่ คงลูกค้า สกุลเงิน เงื่อนไขการชำระเงิน และรายการไว้ คุณกำหนดเพียงกำหนดการใหม่ เลือก สิ้นสุด ใบเดิมหากใบใหม่มาแทน
• ให้คำอธิบายระบุวันที่เอง “Plant styling for [Month] [Year]” ช่วยให้ไม่ต้องแก้ไขทุกฉบับร่าง และลูกค้าเห็นว่าใบแจ้งหนี้แต่ละใบครอบคลุมงวดใด
• เริ่มจากลูกค้า ใบแจ้งหนี้ประจำใหม่ ในแท็บ ใบแจ้งหนี้ประจำ ของลูกค้าจะกรอกผู้ติดต่อ พร้อมสกุลเงินและเงื่อนไขการชำระเงิน เมื่อลูกค้ามีผู้ติดต่อที่คุณเห็นได้เพียงคนเดียว
• เปลี่ยนเดือนเดียวที่ฉบับร่าง ฉบับร่างของงวดเป็นใบแจ้งหนี้ฉบับร่างธรรมดา เปลี่ยนจำนวนก่อนออกเอกสารได้ และรายการที่ซ้ำทุกงวดยังคงเดิม

ตัวอย่าง

ค่าบริการรายเดือนที่เรียกเก็บล่วงหน้า Lim & Co ตกลงค่าบริการจัดต้นไม้กับ Harbour Café ตั้งแต่ 1 ตุลาคม 2026 SGD 450.00 ต่อเดือนบวก GST 9% เงื่อนไข NET 14 Mei Tan เลือก ใบแจ้งหนี้ประจำใหม่ ในแท็บ ใบแจ้งหนี้ประจำ ของร้าน ตั้ง ซ้ำทุก 1 เดือน งวดแรกเริ่มวันที่ 1 ตุลาคม 2026 สิ้นสุด ไม่สิ้นสุด และ ออกใบแจ้งหนี้ในวันที่ วันแรกของแต่ละงวด รายการเดียวของเธอคือ “Plant styling for [Month] [Year]”

วันที่ 1 ตุลาคม ฉบับร่างถูกสร้าง: “Plant styling for October 2026” SGD 450.00 บวก GST SGD 40.50 (450.00 × 9%) รวม SGD 490.50 ครบกำหนด 15 ตุลาคม Mei ตรวจสอบแล้วออกเอกสาร

การปรับโฉมรายไตรมาสที่สร้างจากใบแจ้งหนี้ วันที่ 15 กันยายน 2026 Lim & Co ออก INV-10000315 ให้ Seaside Florist สำหรับการปรับโฉมหน้าร้าน SGD 1,200.00 บวก GST SGD 108.00 รวม SGD 1,308.00 ร้านดอกไม้ต้องการปรับโฉมอีกสี่ครั้ง ไตรมาสละครั้ง Daniel Lim เปิดใบแจ้งหนี้และเลือก ตั้งเป็นใบแจ้งหนี้ประจำ เมื่อตั้ง ซ้ำทุก 1 ไตรมาส งวดแรกเริ่มวันที่ จะเป็น 15 ธันวาคม 2026 ซึ่งเป็นหนึ่งไตรมาสหลังใบแจ้งหนี้ เขาตั้ง สิ้นสุด หลังจากครบจำนวนงวด 4 ฉบับร่างจึงตรงกับ 15 ธันวาคม 2026 และ 15 มีนาคม 15 มิถุนายน และ 15 กันยายน 2027 เขาเลือก สร้างใบแจ้งหนี้ประจำ แล้ว แก้ไข และเพิ่ม “[Period n/N]” ในคำอธิบายรายการ ฉบับร่างแรกจึงแสดง “Period 1 of 4” สำหรับการปรับโฉมสี่ครั้ง ร้านดอกไม้ชำระ 4 × SGD 1,308.00 = SGD 5,232.00

คำถามที่พบบ่อย

• สร้างใบแจ้งหนี้รายเดือนที่ซ้ำอัตโนมัติได้อย่างไร? เลือก ใบแจ้งหนี้ประจำใหม่ ใต้ ใบแจ้งหนี้ประจำ เลือกผู้ติดต่อและรายการ ตั้ง ซ้ำทุก เป็น 1 เดือน แล้วเลือกวันเริ่มต้น easySales จะสร้างฉบับร่างทุกเดือนให้คุณตรวจและออกเอกสาร
• เปลี่ยนความถี่ของใบแจ้งหนี้ประจำได้ไหม? ไม่ได้ในใบเดิม สกุลเงิน วันเริ่มต้น ความถี่ และวันที่ออกใบแจ้งหนี้คงที่หลังบันทึก ให้เลือก คัดลอกเป็นใบแจ้งหนี้ประจำใหม่ ตั้งกำหนดการใหม่ แล้วสิ้นสุดใบเดิม
• เรียกเก็บย้อนหลังได้ไหม? ได้ เลือกวันสุดท้ายของแต่ละงวดใต้ ออกใบแจ้งหนี้ในวันที่ ฉบับร่างแต่ละใบจะถูกสร้างเมื่องวดสิ้นสุด
• ถ้างวดแรกเริ่มวันที่ 31 จะเป็นอย่างไร? งวดจะอยู่ที่สิ้นเดือนเสมอ คือ 28 หรือ 29 กุมภาพันธ์ 30 เมษายน และต่อไปเรื่อย ๆ
• ทำไมงวดแรกของฉันแสดงครบกำหนด - รอคุณดำเนินการ? วันของงวดผ่านไปแล้วเมื่อคุณบันทึก และฉบับร่างอัตโนมัติสร้างเฉพาะงวด ตั้งแต่วันนั้นเป็นต้นไป เลือก สร้างเดี๋ยวนี้ เพื่อสร้าง หรือข้ามงวดนั้น
• ใบแจ้งหนี้ประจำเปลี่ยนตามอัตรา GST ใหม่ไหม? เปลี่ยน ฉบับร่างแต่ละใบคิดภาษีที่มีผล ณ วันที่ของตัวเอง หากภาษีในใบแจ้งหนี้ประจำไม่มีผลแล้วและไม่มีภาษีที่ใช้แทนได้ งวดนั้นจะไม่ถูกสร้าง และข้อความจะขอให้คุณเปลี่ยนภาษี

เกี่ยวข้อง

• ใบแจ้งหนี้ประจำ
• ใบแจ้งหนี้ประจำ (แนวคิด)
• ออกใบแจ้งหนี้
• คัดลอกใบแจ้งหนี้