หนี้ค้างชำระนาน

เมื่อใบแจ้งหนี้ค้างเกินหนึ่งเดือนและการเตือนอย่างเป็นมิตรไม่ได้ผล คำถามจะเปลี่ยนจาก “ลูกค้าลืมหรือเปล่า” เป็น “ลูกค้าจะจ่ายไหม และจ่ายอย่างไร” หน้านี้อธิบายขั้นตอนระหว่างการเตือนกับการตัดหนี้สูญ ได้แก่ การพักงาน หนังสือแจ้งเตือนครั้งสุดท้าย แผนผ่อนชำระ และเมื่อไม่มีวิธีอื่นได้ผล คือการตัดหนี้สูญ การเตือนช่วงแรกอยู่ในเก็บเงินได้เร็วขึ้น

เนื้อหานี้เป็นแนวทางทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย ก่อนส่งหนังสือบอกกล่าวทวงถาม ยื่นฟ้อง หรือใช้บริษัทติดตามหนี้ กรุณาปรึกษานักกฎหมาย หรืออ่านคู่มือที่ศาลหรือหน่วยงานพิจารณาคดีมูลค่าน้อย (small claims) ในประเทศของคุณเผยแพร่ไว้

แนวทางที่ได้ผล

หาสาเหตุก่อนจะทวงหนักขึ้น ลูกค้าที่เงียบไปอาจมีข้อโต้แย้งเรื่องงาน มีปัญหาสภาพคล่อง หรือใบแจ้งหนี้อาจอยู่ผิดคน การโทรหาผู้อนุมัติการจ่ายเงินจะบอกได้ว่าเป็นกรณีไหน และแต่ละกรณีต้องรับมือต่างกัน

แก้ข้อโต้แย้งด้วยใบลดหนี้ ไม่ใช่รอ หากงานบางส่วนผิดพลาดหรือล่าช้า และคุณตกลงจะคิดเงินน้อยลง ให้ออกใบลดหนี้สำหรับส่วนนั้น ลูกค้าจะมียอดค้างที่ชัดเจนและตกลงกันแล้ว และไม่มีเหตุผลที่จะค้างยอดที่เหลืออีก

พักงานใหม่ไว้ระหว่างที่ยังมีหนี้ค้าง การทำงานใหม่ให้ลูกค้าที่ไม่จ่ายเงินยิ่งเพิ่มยอดที่เสี่ยง ให้แจ้งลูกค้าอย่างตรงไปตรงมาว่าคำสั่งซื้อใหม่ต้องรอจนกว่าจะชำระยอดค้าง และตกลงเรื่องนี้กับผู้ที่อนุมัติส่วนลดและเครดิตในบริษัทของคุณ

เสนอแผนผ่อนชำระเป็นลายลักษณ์อักษร ลูกค้าที่ขาดสภาพคล่องอาจผ่อนชำระได้ แม้จะจ่ายเต็มจำนวนไม่ไหว ให้ตกลงจำนวนเงินและวันที่เป็นลายลักษณ์อักษร บันทึกการรับชำระแต่ละงวดเมื่อได้รับ และติดตามทันทีในวันที่งวดใดไม่ได้ชำระ

ส่งหนังสือแจ้งเตือนครั้งสุดท้ายพร้อมกำหนดวัน หนังสือแจ้งเตือนครั้งสุดท้ายระบุยอดเงิน ใบแจ้งหนี้ วันที่ต้องได้รับชำระ และสิ่งที่คุณจะดำเนินการต่อหากไม่ได้รับเงิน ระบุเฉพาะขั้นตอนที่คุณพร้อมจะทำจริง

รู้ว่าเมื่อใดควรหยุด เมื่อธุรกิจของลูกค้าปิดไปแล้ว ติดตามตัวไม่ได้ หรือหนี้มีมูลค่าน้อยกว่าค่าใช้จ่ายในการติดตาม ให้ตัดหนี้สูญในบัญชีของคุณ การตัดหนี้สูญไม่ได้ยกหนี้ให้ลูกค้า หากลูกค้าจ่ายภายหลัง คุณยังรับชำระได้

ลำดับที่สมเหตุสมผล ค้าง 30 วัน โทรและพักงานใหม่ ค้าง 45 วัน ส่งหนังสือแจ้งเตือนครั้งสุดท้าย ค้าง 60 วัน ตกลงแผนผ่อนชำระ หรือขอคำแนะนำเรื่องหนังสือบอกกล่าวทวงถามหรือการฟ้องร้อง หลังจากนั้นจึงตัดสินใจว่าจะดำเนินการต่อหรือตัดหนี้สูญ

ทำใน easySales

• ดูภาพรวมของลูกค้า เปิดหน้าลูกค้า การ์ด ลูกหนี้ แสดง ยอดค้างชำระ เกินกำหนดชำระ และ อายุลูกหนี้ตามวันครบกำหนด ได้แก่ ยังไม่ถึงกำหนด 1–30 31–60 61–90 และ 90+ วันหลังครบกำหนด ดูติดตามใบแจ้งหนี้เกินกำหนด
• ส่งใบแจ้งยอดบัญชีพร้อมหนังสือแจ้งเตือนครั้งสุดท้าย ใบแจ้งยอดบัญชี… ในหน้าลูกค้าให้ PDF ที่รวมใบแจ้งหนี้ การรับชำระ และเครดิตทั้งหมดใน ช่วงเวลา ที่คุณเลือก ลูกค้าจึงเห็นตัวเลขเดียวกับคุณ
• บันทึกการโทรและหนังสือทุกครั้ง บันทึกการโทรแต่ละครั้งเป็นการสื่อสารในใบแจ้งหนี้หรือหน้าลูกค้า และบันทึกหนังสือแต่ละฉบับเป็นบันทึก พร้อมสิ่งที่ตกลงกัน หากภายหลังคุณตัดหนี้สูญ แบบฟอร์มจะถาม การดำเนินการติดตามทวงถามหนี้ และบันทึกเหล่านี้คือคำตอบของคุณ ดูนัดหมายและการสื่อสาร
• นัดวันที่ของแต่ละงวด สร้างงานในใบแจ้งหนี้ที่ครบกำหนดในวันผ่อนชำระงวดถัดไป เมื่อได้รับเงิน ให้บันทึกการรับชำระ แล้วเลือก เสร็จและกำหนดขั้นตอนถัดไป เพื่อนัดวันถัดไป ใบแจ้งหนี้จะแสดงสถานะ ชำระบางส่วน จนกว่าจะชำระครบ
• แก้ยอดที่มีข้อโต้แย้ง ด้วยใบลดหนี้สำหรับส่วนที่คุณตกลงลดให้
• ตัดหนี้สูญส่วนที่เก็บไม่ได้ ในใบแจ้งหนี้ ให้เลือก ตัดเป็นหนี้สูญ… ในเมนู ··· เลือก เหตุผล อธิบายขั้นตอนที่ได้ดำเนินการ แล้วเลือก ตัดหนี้สูญ แผง สิทธิทางภาษี แสดงว่าภาษีของหนี้นั้นอาจขอคืนได้ตามกฎของประเทศคุณหรือไม่ ระบบไม่ออกใบลดหนี้และไม่แจ้งลูกค้า ใบแจ้งยอดบัญชีของลูกค้ายังคงแสดงหนี้นั้น
• หากลูกค้าจ่ายในที่สุด ให้เลือก บันทึกหนี้สูญได้รับคืน ในแท็บ หนี้สูญ ของใบแจ้งหนี้

ตัวอย่างข้อความ

บทพูดทางโทรศัพท์ เมื่อค้างประมาณ 30 วัน

สวัสดีครับ/ค่ะ คุณ[ชื่อ] Mei จาก Lim & Co นะครับ/คะ ขอรบกวนสอบถามเรื่องใบแจ้งหนี้ INV-10000290 จำนวน SGD 1,090.00 ที่ครบกำหนดชำระเมื่อวันที่ 15 สิงหาคมครับ/ค่ะ ไม่ทราบว่าทางคุณ[ชื่อ]ติดขัดเรื่องใดอยู่หรือเปล่าครับ/คะ เช่น มีข้อสงสัยเกี่ยวกับงาน หรือใบแจ้งหนี้อาจส่งไปไม่ถึงผู้ที่ดูแล … ไม่ทราบว่าทางเราจะได้รับชำระประมาณวันไหนครับ/คะ

แจ้งพักงานใหม่

เรียน คุณ[ชื่อ]

ทางเรายินดีที่จะเริ่มงานระยะที่สองให้ อย่างไรก็ตาม เนื่องจากใบแจ้งหนี้ INV-10000290 และ INV-10000301 (รวม SGD 2,180.00) ขณะนี้เกินกำหนดชำระมาแล้วกว่า 30 วัน ทางเราจะจัดตารางงานใหม่ให้เมื่อได้รับชำระยอดค้างเรียบร้อยแล้ว หากขณะนี้การชำระเงินมีความไม่สะดวก กรุณาโทรติดต่อเพื่อตกลงแผนการชำระร่วมกัน

ขอแสดงความนับถือ

แผนผ่อนชำระ ยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษร

เรียน คุณ[ชื่อ]

ขอขอบคุณที่ตกลงแผนการชำระยอดค้าง SGD 2,180.00 ดังนี้ SGD 730.00 ภายในวันที่ 31 ตุลาคม SGD 725.00 ภายในวันที่ 30 พฤศจิกายน และ SGD 725.00 ภายในวันที่ 31 ธันวาคม หากงวดใดไม่ได้ชำระตามกำหนด ยอดคงเหลือทั้งหมดจะถึงกำหนดชำระทันที กรุณาตอบกลับเพื่อยืนยัน

ขอแสดงความนับถือ

หนังสือแจ้งเตือนครั้งสุดท้าย

เรื่อง: แจ้งเตือนครั้งสุดท้าย — ใบแจ้งหนี้ INV-10000290

เรียน คุณ[ชื่อ]

ตามที่ทางเราได้แจ้งเตือนไปเมื่อวันที่ 22 สิงหาคม 29 สิงหาคม และ 14 กันยายน ใบแจ้งหนี้ INV-10000290 จำนวน SGD 1,090.00 ยังไม่ได้รับชำระ จึงขอความกรุณาชำระเต็มจำนวนภายในวันที่ 31 ตุลาคม หากทางเราไม่ได้รับชำระหรือไม่ได้รับการติดต่อจากท่านภายในวันดังกล่าว ทางเราจะพิจารณาดำเนินการขั้นต่อไปเพื่อติดตามหนี้ดังกล่าว ทั้งนี้ได้แนบใบแจ้งยอดบัญชีของท่านมาพร้อมนี้

จึงเรียนมาเพื่อโปรดดำเนินการ

ขอแสดงความนับถือ

คำถามที่พบบ่อย

• ลูกค้าไม่ยอมจ่ายเงินควรทำอย่างไร หาสาเหตุก่อน หากลูกค้าโต้แย้งงานบางส่วน ให้ตกลงออกใบลดหนี้สำหรับส่วนนั้น หากลูกค้าขาดสภาพคล่อง ให้เสนอแผนผ่อนชำระเป็นลายลักษณ์อักษร หากลูกค้าเพิกเฉย ให้ส่งหนังสือแจ้งเตือนครั้งสุดท้ายพร้อมกำหนดวัน แล้วขอคำแนะนำเรื่องหนังสือบอกกล่าวทวงถามหรือการฟ้องร้อง
• ควรตัดหนี้สูญเมื่อใด เมื่อคุณได้ดำเนินการอย่างสมเหตุสมผลแล้วและเก็บหนี้ไม่ได้ เช่น ธุรกิจของลูกค้าปิดไปแล้วหรือติดตามตัวไม่ได้ หรือค่าใช้จ่ายในการติดตามสูงกว่ามูลค่าหนี้ นักบัญชีของคุณบอกได้ว่ากฎภาษีของคุณให้สิทธิทางภาษีเมื่อใด ดูติดตามใบแจ้งหนี้เกินกำหนด
• ตัดหนี้สูญแล้วถือว่าหนี้หมดไปหรือไม่ ไม่ การตัดหนี้สูญนำยอดนั้นออกจากลูกหนี้ของคุณ แต่ลูกค้ายังคงเป็นหนี้อยู่ และใบแจ้งยอดบัญชีของลูกค้ายังแสดงหนี้นั้น หากลูกค้าจ่ายภายหลัง ให้บันทึกหนี้สูญได้รับคืน
• ควรยกเลิกใบแจ้งหนี้แทนการตัดหนี้สูญหรือไม่ ไม่ควร การยกเลิกหมายถึงการเรียกเก็บนั้นผิดพลาด และจะออกใบลดหนี้ให้ลูกค้า ส่วนการตัดหนี้สูญหมายถึงการเรียกเก็บถูกต้องแต่เก็บเงินไม่ได้ ดูการแก้ไขข้อผิดพลาด
• คิดดอกเบี้ยจากการชำระล่าช้าได้หรือไม่ ระบุอัตราดอกเบี้ยการชำระล่าช้าไว้ในข้อกำหนดของใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ก่อนเริ่มงาน หากไม่ได้ระบุไว้ สิ่งที่คุณเรียกร้องได้ขึ้นอยู่กับกฎหมายของประเทศที่คุณทำธุรกิจ กรุณาปรึกษานักกฎหมาย
• บันทึกแผนผ่อนชำระใน easySales อย่างไร บันทึกแต่ละงวดเป็นการรับชำระในใบแจ้งหนี้เมื่อได้รับเงิน และสร้างงานสำหรับวันผ่อนชำระงวดถัดไป ดูบันทึกการรับชำระ
• หนังสือบอกกล่าวทวงถามกับหนังสือแจ้งเตือนครั้งสุดท้ายเหมือนกันหรือไม่ ไม่เหมือนกันทีเดียว หนังสือแจ้งเตือนครั้งสุดท้ายคือการเตือนครั้งสุดท้ายของคุณเอง ส่วนหนังสือบอกกล่าวทวงถามระบุว่าคุณจะดำเนินคดีตามกฎหมายหากไม่ได้รับชำระภายในวันที่กำหนด มักส่งโดยทนายความและอาจมีผลในชั้นศาล กรุณาปรึกษานักกฎหมายก่อนส่ง

เกี่ยวข้อง

• เก็บเงินได้เร็วขึ้น
• ติดตามใบแจ้งหนี้เกินกำหนด
• ใบลดหนี้
• คู่มือการขาย