คัดลอกใบเสนอราคา

เมื่อข้อเสนอใหม่คล้ายกับที่คุณเคยทำไว้ เช่น งานประเภทเดียวกันสำหรับลูกค้าอีกราย หรือการสั่งซ้ำ ให้คัดลอกใบเสนอราคานั้น แทนการพิมพ์ใหม่ ใบที่คัดลอกเป็นฉบับร่างใหม่ของตัวเอง ฉบับเดิมไม่เปลี่ยนแปลง หากต้องการแทนที่ข้อเสนอที่ลูกค้ามีอยู่ด้วยฉบับใหม่ ให้ออกฉบับแก้ไขแทน

ก่อนเริ่ม

• คุณต้องเปิดใบเสนอราคานั้นได้ คือมีสิทธิ์ View ของ Quote (ใบเสนอราคา) และหากเป็น Own records only ต้องเป็นใบของคุณเอง และต้องมีสิทธิ์ Add ของ Quote ไม่ต้องมีสิทธิ์ Edit ในใบนั้น ใบที่คัดลอกนับรวมในขีดจำกัดจำนวนใบเสนอราคาตามใบอนุญาตของคุณ เหมือนใบเสนอราคาใหม่
• ใบเสนอราคาจะอยู่ในสถานะใดก็ได้ รวมถึง ถูกแทนที่แล้ว หรือ ลูกค้าปฏิเสธ

ขั้นตอน

1. เปิดใบเสนอราคาที่ต้องการคัดลอก
2. เลือก คัดลอก ในเมนู ··· ในกลุ่ม เอกสาร
3. อ่านกล่อง คัดลอกใบเสนอราคา แล้วเลือก คัดลอก ระบบจะแจ้ง คัดลอกเป็นฉบับร่าง พร้อมเลขที่ของฉบับร่างใหม่ และฉบับร่างจะเปิดขึ้น
4. ตรวจสอบลูกค้า รายการ และราคา แล้วแก้ส่วนที่ต่างออกไป
5. เมื่อพร้อมแล้วยืนยันเพื่อให้ได้เลขที่ใบเสนอราคา

สิ่งที่เกิดขึ้นต่อไป

• ใบที่คัดลอกเป็น ฉบับร่าง ที่มีเลขที่ฉบับร่าง QD- และเป็นของคุณ คุณคือ พนักงานขาย ของใบนี้
• ระบบคัดลอกลูกค้า ผู้ติดต่อ รายการพร้อมราคา หน่วย ต้นทุน และรหัสภาษี สกุลเงิน เงื่อนไขการชำระเงิน เงื่อนไข หมายเหตุ ฟิลด์กำหนดเอง และลิงก์ไปยังโอกาสทางการขาย
• วันที่เป็นวันนี้ วันหมดอายุ นับตามจำนวนวันเท่ากับใบเดิม
• ใช้อัตราภาษีและอัตราแลกเปลี่ยนของวันนี้ ยอดรวมจึงคำนวณใหม่และอาจต่างจากใบเดิม
• หากมีบางอย่างคัดลอกตามเดิมไม่ได้ เช่น รายการที่สินค้าไม่มีอยู่แล้วจะถูกข้าม ภาษีที่ไม่ใช้แล้วจะเปลี่ยนเป็นภาษีของวันนี้ หรือไม่ได้เชื่อมโอกาสทางการขาย ระบบจะแจ้งว่าเป็นอะไร ตรวจฉบับร่างก่อนยืนยัน
• ระบบไม่คัดลอกสถานะ เครื่องหมายส่งแล้ว การยอมรับ แผนการวางบิล ใบแจ้งหนี้ กิจกรรม หรือไฟล์แนบของใบเดิม

กฎที่ควรรู้

• การคัดลอกไม่เปลี่ยนใบเดิม แต่การออกฉบับแก้ไขเปลี่ยน คือฉบับเก่าจะ ถูกแทนที่แล้ว เมื่อคุณยืนยันฉบับแก้ไข
• ใบที่คัดลอกไม่เชื่อมกับใบเดิมอีกต่อไป การเปลี่ยนใบหนึ่งไม่เปลี่ยนอีกใบ
• หากผู้ติดต่อของใบเดิมเป็นผู้ติดต่อที่คุณเลือกในใบเสนอราคาใหม่ไม่ได้ ระบบจะปฏิเสธการคัดลอก
• ใบเสนอราคาสกุลเงินต่างประเทศคัดลอกไม่ได้ ขณะที่ easySales ยังไม่มีอัตราแลกเปลี่ยนของสกุลเงินนั้น

ทำไมจึงทำงานแบบนี้

ใบที่คัดลอกเป็นข้อเสนอใหม่ จึงคิดราคา ณ วันนี้ ภาษีและอัตราแลกเปลี่ยนของใบเดิมถูกต้อง ณ วันที่ของใบนั้น ใบที่คัดลอกจะใช้อัตราที่มีผลวันนี้ ข้อเสนอที่คุณส่งตอนนี้จึงถูกต้องสำหรับตอนนี้ ส่วนฉบับแก้ไขต่างออกไป เพราะเป็นการระบุดีลเดิมใหม่และคงอัตราที่ใช้เสนอราคาไว้

ใบที่คัดลอกเป็นของคุณ ผู้ที่คัดลอกจะเป็นพนักงานขายของใบนั้น ใบนี้จึงแสดงในรายการและงานติดตามของคุณเอง หากต้องการส่งต่อให้เพื่อนร่วมงาน ให้ใช้ เปลี่ยนผู้รับผิดชอบ ในเมนู ···

ไม่มีอะไรผูกสองใบไว้ด้วยกัน ใบเดิมคงสถานะ การยอมรับ และใบแจ้งหนี้ของตัวเอง ส่วนใบที่คัดลอกเริ่มต้นใหม่ทั้งหมด คุณจึงคัดลอกใบเสนอราคาที่ลูกค้าปฏิเสธหรือถูกแทนที่แล้วได้โดยไม่ต้องเปิดใบนั้นขึ้นมาใหม่

คัดลอกเฉพาะสิ่งที่ยังมีอยู่ สินค้าที่ถูกลบไปแล้ว หรือโอกาสทางการขายที่คุณใช้ไม่ได้อีก จะทำให้บันทึกฉบับร่างไม่ได้ easySales จึงข้ามส่วนนั้นและแจ้งให้คุณทราบ แทนที่จะปฏิเสธการคัดลอกทั้งหมด

ทำงานให้เร็วขึ้น

• เก็บใบเสนอราคาที่สมบูรณ์ไว้หนึ่งใบสำหรับงานแต่ละประเภท คัดลอกใบนั้นสำหรับลูกค้าใหม่แต่ละราย แล้วเปลี่ยนเฉพาะผู้ติดต่อ จำนวน และราคา ดูรายการในใบเสนอราคา
• คัดลอกใบเสนอราคาที่ลูกค้าปฏิเสธเมื่อลูกค้ากลับมา รายการมีอยู่แล้ว ปรับให้ตรงกับคำขอใหม่ ดูยอมรับหรือปฏิเสธ
• อ่านข้อความหลังคัดลอก ข้อความจะระบุรายการที่ถูกข้ามและแจ้งเมื่อภาษีเปลี่ยน คุณจึงรู้ว่าต้องตรวจอะไรบ้าง
• ออกฉบับแก้ไขแทนเมื่อเป็นดีลเดิม สำหรับลูกค้าและข้อเสนอเดิม ฉบับแก้ไขจะเก็บประวัติไว้ในฉบับต่อเนื่องชุดเดียว ดูออกใบเสนอราคาฉบับแก้ไข
• คัดลอกใบแจ้งหนี้ได้ด้วย สำหรับงานซ้ำที่ออกใบแจ้งหนี้ไปแล้ว คัดลอก ในใบแจ้งหนี้จะสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่โดยตรง ดูคัดลอกใบแจ้งหนี้

ตัวอย่าง

เมื่อเดือนมีนาคม Lim & Co เสนอราคา QN-10000125 ให้ Harbour Café สำหรับงาน fit-out ในเดือนตุลาคม Orchid Bakery ขอให้ทำงานคล้ายกัน Mei Tan เปิด QN-10000125 เลือก คัดลอก และยืนยัน ฉบับร่างที่มีรายการและเงื่อนไขเดิมเปิดขึ้น เธอเปลี่ยนผู้ติดต่อเป็นของ Orchid Bakery ปรับราคางานช่างไม้ แล้วยืนยันเป็นใบเสนอราคาใหม่ QN-10000125 ไม่เปลี่ยนแปลง

เสนอราคาใหม่จากข้อเสนอที่ถูกปฏิเสธ Kelvin Ong ปฏิเสธ QN-10000131 สำหรับผนังตกแต่ง ได้แก่ แผ่นผนัง 12 m² ราคา SGD 180.00 (SGD 2,160.00) และค่าติดตั้ง SGD 640.00 รวม SGD 2,800.00 ก่อนภาษี สามเดือนต่อมาเขาต้องการผนังที่เล็กลง Mei คัดลอก QN-10000131 และเปลี่ยนแผ่นผนังเป็น 8 m²: 8 × 180.00 = 1,440.00 บวกค่าติดตั้ง 640.00 เป็น SGD 2,080.00 ก่อนภาษี เมื่อรวม GST 9% จำนวน SGD 187.20 ใบเสนอราคาใหม่มียอดรวม SGD 2,267.20 ส่วน QN-10000131 ยังคงเป็น ลูกค้าปฏิเสธ

ใบเสนอราคาเป็นดอลลาร์สหรัฐ ในเดือนมิถุนายน Mei เสนอราคาให้ลูกค้าต่างประเทศ USD 10,000.00 ที่อัตราแลกเปลี่ยน 1.3500 คือ SGD 13,500.00 ในสกุลเงินหลักของ Lim & Co ในเดือนตุลาคม เธอคัดลอกใบนี้สำหรับลูกค้ารายอื่น ขณะที่อัตราของวันนี้คือ 1.3200 ใบที่คัดลอกยังคงเป็น USD 10,000.00 แต่มีมูลค่า SGD 13,200.00 ในสกุลเงินหลัก (10,000.00 × 1.3200)

คำถามที่พบบ่อย

• ทำสำเนาใบเสนอราคาได้อย่างไร? เปิดใบเสนอราคาแล้วเลือก คัดลอก ในเมนู ··· จากนั้นเลือก คัดลอก อีกครั้งเพื่อยืนยัน ฉบับร่างใหม่จะเปิดขึ้น
• การคัดลอกเปลี่ยนใบเสนอราคาเดิมไหม? ไม่ ใบเดิมคงเลขที่ สถานะ ประวัติ และใบแจ้งหนี้ของตัวเองไว้
• คัดลอกใบเสนอราคาให้ลูกค้ารายอื่นได้ไหม? ได้ เปลี่ยนผู้ติดต่อในฉบับร่างก่อนยืนยัน
• ทำไมยอดรวมในใบที่คัดลอกจึงต่างจากเดิม? ใบที่คัดลอกคิดราคาด้วยอัตราภาษีและอัตราแลกเปลี่ยนของวันนี้ ข้อความหลังคัดลอกจะแจ้งเมื่อภาษีเปลี่ยน
• ใครเป็นเจ้าของใบเสนอราคาที่คัดลอก? คุณ คุณคือ พนักงานขาย ของใบนั้น ใช้ เปลี่ยนผู้รับผิดชอบ เพื่อส่งต่อให้เพื่อนร่วมงาน
• คัดลอกใบเสนอราคาที่ลูกค้าปฏิเสธหรือหมดอายุแล้วได้ไหม? ได้ ใบเสนอราคาทุกสถานะคัดลอกได้ และ วันหมดอายุ ของใบที่คัดลอกจะเริ่มนับใหม่จากวันนี้
• ทำไมบางรายการหายไปจากใบที่คัดลอก? สินค้าของรายการนั้นไม่มีอยู่แล้ว เพิ่มรายการด้วยสินค้าที่ใช้อยู่ก่อนยืนยันฉบับร่าง

เกี่ยวข้อง

• ออกใบเสนอราคาฉบับแก้ไข
• ยืนยันใบเสนอราคา
• สร้างใบเสนอราคา
• คัดลอกใบแจ้งหนี้