ตัวเลขในรายงาน

ตัวเลขทุกตัวในรายงานมาจากเอกสารที่มีอยู่แล้วใน easySales ตามกฎเดียวกับรายการใบแจ้งหนี้ และใบแจ้งยอดของลูกค้า หน้านี้แสดงว่าแต่ละรายงานนับอะไรและมีตัวกรองใดบ้าง

กฎของทุกรายงาน

• นับเฉพาะใบแจ้งหนี้ที่ ออกแล้ว ใบแจ้งหนี้ฉบับร่างและใบแจ้งหนี้ที่ยกเลิกแล้วจะไม่นับในช่วงเวลาใดเลย รวมถึงใบลดหนี้ของใบแจ้งหนี้เหล่านั้น ใบแจ้งหนี้ที่เป็น ชำระแล้ว ลดหนี้แล้ว หรือ ตัดหนี้สูญแล้ว ยังคงนับ
• ใบแจ้งหนี้อยู่ในช่วงเวลาของ วันที่ใบแจ้งหนี้ ใบลดหนี้ถูกหักในช่วงของวันที่ของใบลดหนี้เอง ไม่ใช่ในช่วงของใบแจ้งหนี้ ใบลดหนี้เป็นของใบแจ้งหนี้ของมัน จึงนับให้พนักงานขายและลูกค้าของใบแจ้งหนี้นั้น ตามอัตราแลกเปลี่ยนของใบแจ้งหนี้นั้น นับเฉพาะใบลดหนี้ที่ออกแล้ว
• เมื่อ สกุลเงิน เป็น ทั้งหมด (แปลงเป็น สกุลเงินหลักของคุณ**)** เอกสารแต่ละฉบับจะถูกแปลงตามอัตราที่บันทึกไว้ของตัวเอง ปัดเศษครั้งเดียวเป็นหน่วยที่เล็กที่สุดของสกุลเงินหลัก (เซนต์ สำหรับ SGD) แล้วจึงรวมจำนวนเงินที่แปลงแล้ว เอกสารสกุลเงินอื่นที่ไม่มีอัตราที่บันทึกไว้จะไม่ถูกนับและแสดงแยก เมื่อเลือกสกุลเงินเดียว จะนับเฉพาะเอกสารในสกุลเงินนั้นตามจำนวนเงินเดิม
• จำนวนเงินไม่รวมภาษีโดยค่าเริ่มต้น เกณฑ์ภาษี แบบ รวมภาษี ใช้จำนวนที่เรียกเก็บจากลูกค้า
• ช่วงเวลาเริ่มตั้งแต่วันแรกจนถึงวันสุดท้าย โดยรวมทั้งสองวัน เดือนนี้ ไตรมาสนี้ และ ปีนี้ เป็นเดือน ไตรมาส และปีปฏิทินเต็ม จึงรวมวันที่ยังมาไม่ถึงด้วย

ผลงานการขาย

• ตัวกรอง: ช่วงเวลา (ตามวันที่ในใบแจ้งหนี้) ทีม พนักงานขาย สกุลเงิน เกณฑ์ภาษี
• ตัวเลข: ยอดขายสุทธิ ยอดออกใบแจ้งหนี้ และ ใบแจ้งหนี้ที่ออก แต่ละตัวแสดงช่วงก่อนหน้าไว้ด้านล่าง และ ใบลดหนี้ พร้อมจำนวนใบที่ออก มีกราฟ ยอดขายสุทธิตามพนักงานขาย และ แนวโน้มรายเดือน ของยอดออกใบแจ้งหนี้และยอดสุทธิ
• ยอดขายสุทธิ คือ ยอดออกใบแจ้งหนี้ หัก ใบลดหนี้
• ช่วงก่อนหน้า มีจำนวนวันเท่ากัน และสิ้นสุดในวันก่อนวันเริ่มต้นของช่วงที่คุณเลือก สำหรับ 1 ถึง 31 ตุลาคม ช่วงก่อนหน้าคือ 31 สิงหาคม ถึง 30 กันยายน
• ตาราง: แยกตามพนักงานขาย ได้แก่ ใบแจ้งหนี้ ยอดออกใบแจ้งหนี้ ใบลดหนี้ (จำนวนใบ แล้วตามด้วยจำนวนเงิน) และ สุทธิ เรียงจากยอดสุทธิมากที่สุด พร้อมแถว รวม ใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีพนักงานขายรวมเป็นแถวเดียว คือ ไม่มีพนักงานขาย

อัตราการเปลี่ยนใบเสนอราคา

• ตัวกรอง: ช่วงเวลา (ตามวันที่สร้างใบเสนอราคา) ทีม พนักงานขาย สกุลเงิน เกณฑ์ภาษี
• ใบเสนอราคาใดบ้าง: ที่สร้างในช่วงเวลานั้นและไม่ใช่ฉบับร่าง ใบเสนอราคาที่แก้ไขแล้วนับครั้งเดียว ตามฉบับแก้ไขล่าสุด
• ตัวเลข: ใบเสนอราคาที่ออก และ ได้รับการยอมรับ แต่ละตัวพร้อมมูลค่า อัตราปิดการขาย และ ออกใบแจ้งหนี้แล้ว
• อัตราปิดการขาย คือ ยอมรับ ÷ (ยอมรับ + ปฏิเสธ) ทศนิยมหนึ่งตำแหน่ง ใบเสนอราคาที่ยังรอดำเนินการไม่นับรวม
• ออกใบแจ้งหนี้แล้ว นับใบเสนอราคาที่มีใบแจ้งหนี้ที่ออกจากใบเสนอราคานั้นอย่างน้อยหนึ่งใบและยังไม่ถูกยกเลิก ไม่ว่าใบแจ้งหนี้จะออกเมื่อใด
• ตาราง: แยกตามพนักงานขาย ได้แก่ ออกแล้ว มูลค่าที่ออก ยอมรับ มูลค่าที่ยอมรับ ปฏิเสธ รอดำเนินการ (พร้อมจำนวนที่เลยวันหมดอายุแล้ว ณ วันนี้) ออกใบแจ้งหนี้แล้ว อัตราปิดการขาย และ วันที่ใช้ปิด คือจำนวนวันเฉลี่ยตั้งแต่สร้างจนได้รับการยอมรับหรือถูกปฏิเสธ
• จำนวนเงินในใบเสนอราคาเป็นค่าประมาณ ใบแจ้งหนี้คือบันทึกเงินจริง

ยอดขายตามลูกค้าหรือสินค้า

• ตัวกรอง: ช่วงเวลา (ตามวันที่ในใบแจ้งหนี้) ทีม พนักงานขาย สกุลเงิน จัดอันดับตาม (ลูกค้า หรือ สินค้า) และ แสดง (10 อันดับแรก 20 อันดับแรก หรือ 50 อันดับแรก โดยเปิดที่ 20 อันดับแรก) ไม่รวมภาษีเสมอ
• ใช้เอกสารชุดเดียวกับผลงานการขาย ยอดรวมจึงเท่ากับยอดขายสุทธิของรายงานนั้น ส่วนที่อยู่ต่ำกว่าอันดับแรก ๆ รวมเป็นแถวเดียว คือ อื่น ๆ พร้อมจำนวนแถวที่รวมไว้
• ตาราง: อันดับ ลูกค้าหรือสินค้า ใบแจ้งหนี้ จำนวน (เฉพาะตามสินค้า) ยอดขายสุทธิ และ สัดส่วน ของยอดรวม
• ตามลูกค้า: ลูกค้าที่ถูกเรียกเก็บในใบแจ้งหนี้ ใบลดหนี้นับให้ลูกค้าของใบแจ้งหนี้ของมัน ลูกค้าที่ถูกรวมเข้ากับลูกค้ารายอื่นจะนับเป็นลูกค้าที่ถูกรวมเข้าไป
• ตามสินค้า: จำนวนเงินของเอกสารแต่ละฉบับจะแบ่งให้แต่ละรายการตามสัดส่วนยอดของรายการ รายการของใบลดหนี้ถูกหักด้วยวิธีเดียวกัน รวมทั้งจำนวน รายการหักลดและรายการที่ไม่มีสินค้ารวมเป็นแถวเดียว คือ รายการหักลด (ไม่ได้ปันส่วนไปยังสินค้า)

อายุลูกหนี้

• ตัวกรอง: ณ วันที่ (วันนี้ เว้นแต่คุณเลือกวันอื่น) ลูกค้า และ เจ้าของลูกค้า
• ตัวเลข: ยอดค้างชำระ เกินกำหนดชำระ เกิน 90 วัน และ ลูกค้าที่มียอดค้าง เป็นสกุลเงินหลักของคุณ เกินกำหนดชำระ คือทุกยอดใน 1–30 31–60 61–90 และ 90+
• ตาราง: แยกตามลูกค้า ได้แก่ เจ้าของลูกค้า ยอดใน ยังไม่ถึงกำหนด 1–30 31–60 61–90 และ 90+ วันที่เกินกำหนด และ ยอดคงเหลือ เรียงจากมากที่สุด ยอดคงเหลือของใบแจ้งหนี้แต่ละใบแบ่งอายุตามวันครบกำหนดชำระ ในวันครบกำหนดหรือก่อนหน้านั้นจะอยู่ใน ยังไม่ถึงกำหนด
• ยอดคงเหลือของลูกค้าแต่ละรายตรงกับที่หน้าลูกค้าแสดงในวันเดียวกัน คือใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วหักการชำระเงิน ใบลดหนี้ และการตัดหนี้สูญที่ลงวันที่ไม่เกิน ณ วันที่ เงินที่รับแล้วแต่ยังไม่ได้นำไปใช้นับเป็นเครดิตของลูกค้าใน ยังไม่ถึงกำหนด และลูกค้าที่ชำระเกินยอดที่ค้างจะมีป้าย เครดิต ลูกค้าที่ไม่มียอดคงเหลือจะไม่แสดง
• หากมีลูกค้าที่ต้องแสดงเกิน 2,000 ราย รายงานจะไม่โหลด ให้เลือก เจ้าของลูกค้า หรือ ลูกค้า หนึ่งรายก่อน

กฎที่ควรรู้

• เลขที่ใบลดหนี้ในรายการเอกสารที่ไม่ถูกนับต้องมี List (ดูรายการ) ของ Credit Note (ใบลดหนี้) หากไม่มี บรรทัดนั้นจะไม่แสดงเลขที่
• รายงานไม่เปลี่ยนเอกสารใดเลย หากต้องการแก้ตัวเลข ให้แก้ใบแจ้งหนี้ ใบเสนอราคา หรือใบลดหนี้นั้น

ทำไมจึงทำงานแบบนี้

ใบลดหนี้ลดยอดขายในช่วงของตัวเอง เดือนที่คุณรายงานให้นักบัญชีแล้ว หรือยื่นในแบบแสดงรายการภาษีแล้ว ยังคงเป็นไปตามที่คุณรายงาน ใบลดหนี้นับตามวันที่ของตัวเอง ซึ่งเริ่มต้นเป็นวันนี้ การแก้ไขจึงปรากฏในช่วงที่คุณทำ เหมือนในบัญชีของคุณ

ใบลดหนี้ตามใบแจ้งหนี้ของมัน ใบลดหนี้ลดตัวเลขของพนักงานขายและลูกค้าที่ยอดขายนั้นเป็นของ การคืนเงินในงานของ Mei จึงไม่ไปตกที่ Daniel ใบลดหนี้ยังแปลงตามอัตราของใบแจ้งหนี้เอง ใบลดหนี้เต็มจำนวนของใบแจ้งหนี้จึงทำให้ยอดเป็นศูนย์พอดี ไม่ว่าอัตราวันนี้จะเป็นเท่าใด

ใบแจ้งหนี้ที่ยกเลิกแล้วไม่เคยเป็นยอดขาย การยกเลิกบอกว่าการเรียกเก็บนั้นผิดพลาด ใบแจ้งหนี้จึงออกจากทุกช่วงเวลา รวมถึงเดือนที่ลงวันที่ไว้ หนี้ที่เก็บไม่ได้ต่างออกไป คุณขายไปแล้วจริง การตัดหนี้สูญ จึงไม่แตะยอดขาย และลดเพียงยอดคงเหลือของลูกค้า

ยอดคงเหลือแบ่งอายุตามวันครบกำหนดชำระ สิ่งที่สำคัญต่อการทวงเงินคือลูกค้าเลยวันที่ตกลงกันมานานเท่าใด ไม่ใช่ใบแจ้งหนี้เก่าเท่าใด เพราะอายุลูกหนี้ใช้ตัวเลขเดียวกับหน้าลูกค้าและใบแจ้งยอดบัญชีลูกค้า ทุกคนจึงแจ้งยอดคงเหลือเดียวกันกับลูกค้า

ทำงานให้เร็วขึ้น

• เทียบกับช่วงก่อนหน้าได้ในพริบตา ใน ผลงานการขาย การ์ด ยอดขายสุทธิ ยอดออกใบแจ้งหนี้ และ ใบแจ้งหนี้ที่ออก แสดง ช่วงก่อนหน้า ไว้ใต้ตัวเลข จึงไม่ต้องเปิดรายงานที่สอง
• ดูว่าอะไรขายดี ไม่ใช่แค่ใครซื้อ ใน ยอดขายตามลูกค้าหรือสินค้า เปลี่ยน จัดอันดับตาม เป็น สินค้า และ แสดง เป็น 50 อันดับแรก เพื่อดูสินค้าขายดีและสัดส่วนของแต่ละรายการ สินค้าตั้งค่าได้ในแคตตาล็อกสินค้า
• ย้อนดูสิ้นเดือน ตั้ง ณ วันที่ ใน อายุลูกหนี้ เป็นวันสุดท้ายของเดือน เพื่อดูว่าลูกค้าค้างชำระเท่าใดในวันนั้น สำหรับการทบทวนสิ้นเดือนกับนักบัญชี
• ตรวจสกุลเงินเดียวตามจำนวนเงินเดิม เลือกสกุลเงินนั้นใน สกุลเงิน เพื่อดูเอกสารโดยไม่แปลง รวมถึงเอกสารที่ไม่ถูกนับในยอดรวมที่แปลงแล้ว ดูสกุลเงินและอัตรา
• ทวงเงินจากคอลัมน์ที่เก่าที่สุด เริ่มจาก 90+ และ 61–90 ใน อายุลูกหนี้ หนี้ค้างชำระนานบอกว่าควรพูดอะไรในแต่ละขั้น

ตัวอย่าง

ผลงานการขายเดือนตุลาคม สกุลเงินหลักของ Lim & Co คือ SGD ในเดือนตุลาคม:

• Mei Tan ออก INV-10000320 ให้ Harbour Café วันที่ 6 ตุลาคม SGD 4,000.00 ก่อนภาษี GST 9% SGD 360.00
• Daniel Lim ออก INV-10000321 ให้ Seaview Dental วันที่ 9 ตุลาคม SGD 800.00 และยกเลิกในวันที่ 15 ตุลาคม
• Daniel ออก INV-10000322 ให้ Seaview Dental วันที่ 14 ตุลาคม SGD 2,500.00 ก่อนภาษี GST SGD 225.00
• Mei ออก INV-10000323 ให้ Batik House ในจาการ์ตา วันที่ 20 ตุลาคม USD 1,500.00 อัตราศูนย์ ที่อัตราแลกเปลี่ยนที่บันทึกไว้ 1.3450 คิดเป็น SGD 2,017.50
• วันที่ 3 ตุลาคม Mei ออกใบลดหนี้ SGD 500.00 ก่อนภาษี (GST SGD 45.00) ให้ INV-10000318 ซึ่งเป็นใบแจ้งหนี้ Harbour Café ของเธอลงวันที่ 26 กันยายน
• ฉบับร่าง SGD 1,200.00 ลงวันที่ 28 ตุลาคม ยังรออยู่

เมื่อ ช่วงเวลา เป็น เดือนนี้ และไม่รวมภาษี ตารางแสดงดังนี้:

พนักงานขาย	ใบแจ้งหนี้	ยอดออกใบแจ้งหนี้	ใบลดหนี้	ใบลดหนี้	สุทธิ
Mei Tan	2	6,017.50	1	500.00	5,517.50
Daniel Lim	1	2,500.00	0	0.00	2,500.00
รวม	3	8,517.50	1	500.00	8,017.50

ยอดออกใบแจ้งหนี้ของ Mei คือ 4,000.00 + 2,017.50 = 6,017.50 ใบลดหนี้นับในเดือนตุลาคมให้ Mei แม้ใบแจ้งหนี้ของใบลดหนี้นั้นจะลงวันที่ในเดือนกันยายน ใบแจ้งหนี้ที่ยกเลิกแล้วและฉบับร่างไม่ถูกนับ ยอดขายสุทธิ คือ 8,517.50 − 500.00 = SGD 8,017.50 เมื่อเลือก รวมภาษี ยอดสุทธิคือ 4,360.00 + 2,017.50 + 2,725.00 − 545.00 = SGD 8,557.50

เดือนเดียวกันตามลูกค้าและตามสินค้า เมื่อจัดอันดับตาม ลูกค้า Harbour Café แสดง 4,000.00 − 500.00 = SGD 3,500.00 Seaview Dental SGD 2,500.00 และ Batik House SGD 2,017.50 ยอดรวมคือ SGD 8,017.50 เท่ากับ ยอดขายสุทธิ เมื่อจัดอันดับตาม สินค้า ใบแจ้งหนี้ของ Batik House ถูกแบ่งให้สองรายการ คือ USD 1,000.00 ค่าที่ปรึกษาด้านการออกแบบ และ USD 500.00 ค่าตัวอย่างผ้า 2,017.50 × 1,000 ÷ 1,500 = SGD 1,345.00 และ 2,017.50 × 500 ÷ 1,500 = SGD 672.50

อัตราการเปลี่ยนใบเสนอราคาของ Mei ในเดือนตุลาคม Mei สร้างใบเสนอราคาหกใบและยืนยันห้าใบ สองใบได้รับการยอมรับหลัง 4 และ 10 วัน และหนึ่งใบถูกปฏิเสธหลัง 7 วัน อีกสองใบยังรอดำเนินการ และหนึ่งในนั้นหมดอายุเมื่อ 25 ตุลาคม ใบเสนอราคาที่ได้รับการยอมรับหนึ่งใบมีใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว วันที่ 3 พฤศจิกายน Daniel เปิด อัตราการเปลี่ยนใบเสนอราคา โดยตั้ง ช่วงเวลา เป็น เดือนที่แล้ว แถวของ Mei แสดง ออกแล้ว 5 ยอมรับ 2 ปฏิเสธ 1 รอดำเนินการ 2 (หมดอายุแล้ว 1) และ ออกใบแจ้งหนี้แล้ว 1 อัตราปิดการขาย ของเธอคือ 2 ÷ (2 + 1) = 66.7% และ วันที่ใช้ปิด คือ (4 + 10 + 7) ÷ 3 = 7 ฉบับร่างไม่ถูกนับ

อายุลูกหนี้ ณ 31 ตุลาคม Seaview Dental ค้างชำระ SGD 2,725.00 ใน INV-10000322 ลงวันที่ 14 ตุลาคม เครดิต 30 วัน จึงครบกำหนด 13 พฤศจิกายน และ SGD 1,090.00 ใน INV-10000290 ครบกำหนด 14 กันยายน Grace Koh เจ้าของบ้าน ชำระเงินมาแล้ว SGD 300.00 ที่ยังไม่ได้นำไปใช้กับใบแจ้งหนี้ใด เมื่อ ณ วันที่ เป็น 31 ตุลาคม:

• Seaview Dental: ยังไม่ถึงกำหนด 2,725.00 และ 31–60 1,090.00 เพราะ 14 กันยายนอยู่ก่อน 31 ตุลาคม 47 วัน ยอดคงเหลือ 3,815.00
• Grace Koh: ยังไม่ถึงกำหนด −300.00 ยอดคงเหลือ −300.00 พร้อมป้าย เครดิต
• หากมีเพียงยอดคงเหลือเหล่านี้ ยอดค้างชำระ คือ 3,815.00 − 300.00 = SGD 3,515.00 เกินกำหนดชำระ คือ SGD 1,090.00 และ ลูกค้าที่มียอดค้าง คือ 2

หากตั้ง ณ วันที่ เป็น 30 กันยายน INV-10000322 จะยังไม่มี ส่วน INV-10000290 เกินกำหนด 16 วัน และอยู่ใน 1–30

คำถามที่พบบ่อย

• ยอดขายสุทธิคำนวณอย่างไร? ใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วซึ่งลงวันที่ในช่วงเวลานั้น หักใบลดหนี้ที่ออกแล้วซึ่งลงวันที่ในช่วงเวลานั้น เป็นยอดก่อนภาษี เว้นแต่คุณเลือก รวมภาษี ฉบับร่างและใบแจ้งหนี้ที่ยกเลิกแล้วไม่ถูกนับ
• ทำไมยอดขายของเดือนที่แล้วเปลี่ยน? ใบแจ้งหนี้ที่ลงวันที่เดือนที่แล้วถูกยกเลิก ซึ่งทำให้ใบแจ้งหนี้นั้นออกจากทุกช่วงเวลา หรือมีการออกใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ที่ลงวันที่ในเดือนที่แล้ว ใบลดหนี้นับในช่วงของวันที่ของตัวเอง ไม่เคยนับในช่วงของใบแจ้งหนี้
• การตัดหนี้สูญลดยอดขายสุทธิไหม? ไม่ลด ใบแจ้งหนี้ยังนับเป็นยอดขาย การตัดหนี้สูญลดเพียงยอดคงเหลือของลูกค้าใน อายุลูกหนี้ ดูตัดหนี้สูญ
• ช่วงก่อนหน้าในผลงานการขายคืออะไร? ช่วงที่มีจำนวนวันเท่ากัน และสิ้นสุดในวันก่อนวันเริ่มต้นของช่วงที่คุณเลือก สำหรับไตรมาสที่มี 92 วัน ช่วงก่อนหน้าคือ 92 วันก่อนหน้านั้น
• อัตราปิดการขายใบเสนอราคาคำนวณอย่างไร? ใบเสนอราคาที่ได้รับการยอมรับหารด้วยผลรวมของใบที่ได้รับการยอมรับและถูกปฏิเสธ สำหรับใบเสนอราคาที่สร้างในช่วงเวลานั้น ใบเสนอราคาที่ยังรอดำเนินการไม่ทำให้อัตรานี้ลดลง
• อายุลูกหนี้ใช้วันที่ใด? วันครบกำหนดของใบแจ้งหนี้แต่ละใบ เทียบกับ ณ วันที่ การชำระเงิน ใบลดหนี้ และการตัดหนี้สูญที่ลงวันที่หลังวันนั้นจะไม่ถูกหัก
• ใบเสนอราคาที่แก้ไขแล้วถูกนับสองครั้งไหม? ไม่ ใบเสนอราคานับครั้งเดียวตามฉบับแก้ไขล่าสุด ดูออกใบเสนอราคาฉบับแก้ไข

ที่เกี่ยวข้อง

• รายงาน
• ยอดค้างชำระ
• อัตราแลกเปลี่ยน
• ออกใบลดหนี้
• เก็บเงินได้เร็วขึ้น