ใบแจ้งหนี้ประจำ

ลูกค้าบางรายจ่ายเงินจำนวนเดิมตามกำหนดเวลา เช่น ค่าบำรุงรักษารายเดือน ค่าที่ปรึกษารายไตรมาส หรือค่าสมาชิกรายปี ใบแจ้งหนี้ประจำ จำไว้ว่าต้องเรียกเก็บอะไรและบ่อยเพียงใด คุณจึงไม่ต้องพิมพ์ใบแจ้งหนี้เดิมซ้ำทุกงวด easySales เตรียมใบแจ้งหนี้ฉบับร่างให้ทุกงวด แล้วให้คนตรวจและออกใบแจ้งหนี้ หากต้องการสร้าง ดูตั้งใบแจ้งหนี้ประจำ

ภาพรวมการทำงาน

ใบแจ้งหนี้ประจำเป็นของผู้ติดต่อและลูกค้าของลูกค้ารายหนึ่ง เช่นเดียวกับใบแจ้งหนี้ โดยเก็บสิ่งต่อไปนี้

• รายการที่ซ้ำทุกงวด — สินค้า รายละเอียด จำนวน ราคา และภาษี ในสกุลเงินเดียว รายละเอียดใส่ตัวแทนได้ ได้แก่ [Month], [Year], [PeriodStart], [PeriodEnd] และ [Period n/N] ซึ่งระบบจะเติมค่าให้ในแต่ละฉบับร่าง
• กำหนดการ — งวดมาถึงบ่อยเพียงใด (ทุกกี่สัปดาห์ เดือน ไตรมาส หรือปี) งวดแรกเริ่มเมื่อใด สิ้นสุดเมื่อใด (ไม่สิ้นสุด ในวันที่กำหนด หรือหลังจากครบจำนวนงวด) และออกใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับในวันแรกของงวด วันสุดท้าย หรือวันที่ใดวันหนึ่งของเดือน
• งวด — หนึ่งแถวต่อหนึ่งงวดการเรียกเก็บ แต่ละงวดมีสถานะของตัวเอง และมีใบแจ้งหนี้ของตัวเองเมื่อมีแล้ว

ใบแจ้งหนี้ของแต่ละงวดเป็นใบแจ้งหนี้ธรรมดา เชื่อมกลับไปยังใบแจ้งหนี้ประจำของมัน และใบแจ้งหนี้ประจำจะแสดงรายการใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้น หน้าของลูกค้ามีแท็บแสดงใบแจ้งหนี้ประจำของลูกค้ารายนั้น

ทำงานอย่างไร

เมื่อเปิด สร้างฉบับร่างของแต่ละงวดโดยอัตโนมัติ easySales จะตรวจทุกชั่วโมงว่ามีงวดใดถึงวันแล้ว และสร้างใบแจ้งหนี้ฉบับร่างให้แต่ละงวดจากรายการของใบแจ้งหนี้ประจำ ในนามของเจ้าของใบแจ้งหนี้ประจำ ไม่มีสิ่งใดถูกออกหรือส่งโดยอัตโนมัติ คนต้องเปิดฉบับร่าง ตรวจ และออกใบแจ้งหนี้เหมือนใบแจ้งหนี้อื่น เมื่อปิดสวิตช์ คนต้องสร้างฉบับร่างของแต่ละงวดเองด้วย สร้างเดี๋ยวนี้

สถานะของงวด	ความหมาย
ยังไม่ถึงกำหนด	ยังไม่ถึงวันของงวด
ครบกำหนด - สร้างโดยอัตโนมัติ	ถึงวันของงวดแล้ว และกำหนดการจะสร้างฉบับร่างให้
ครบกำหนด - รอคุณดำเนินการ	ถึงวันของงวดแล้ว และคนต้องสร้างฉบับร่างหรือข้ามงวดนี้
ยังไม่ได้สร้าง	กำหนดการลองแล้วแต่ถูกปฏิเสธ ระบบจะลองใหม่วันละครั้ง
ฉบับร่างรอออก	มีใบแจ้งหนี้ฉบับร่างรอการออก
ออกใบแจ้งหนี้บางส่วน	ใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วเรียกเก็บงวดนี้บางส่วน
ออกใบแจ้งหนี้แล้ว	ออกใบแจ้งหนี้ของงวดนี้แล้ว
ข้ามแล้ว	มีคนข้ามงวดนี้ จึงไม่มีใบแจ้งหนี้ ยกเลิกการข้าม นำงวดกลับมา

เมื่อไม่ได้สร้างฉบับร่าง เจ้าของใบแจ้งหนี้ประจำ (หรือผู้รับที่ตั้งผ่านแอป AI ที่เชื่อมต่อ) จะได้รับการแจ้งเตือนในศูนย์ข้อความ พร้อมเหตุผล เช่น ผู้ติดต่อที่ไม่มีอยู่แล้ว หรือสกุลเงินที่ไม่มีอัตราแลกเปลี่ยน แถวของงวดแสดงเหตุผลเดียวกัน ให้แก้ที่สาเหตุ แล้วเลือก สร้างเดี๋ยวนี้ หรือรอการลองรายวันครั้งถัดไป หรือข้ามงวดนั้น

มุมมอง ต้องดำเนินการ ของรายการใบแจ้งหนี้ประจำรวมสิ่งที่รอคนดำเนินการ ได้แก่ งวดที่ยังไม่ได้สร้าง งวดที่รอคุณดำเนินการ ฉบับร่างรอออก งวดที่ออกใบแจ้งหนี้บางส่วน และใบแจ้งหนี้ประจำที่เจ้าของไม่ได้เป็นผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่แล้ว

ควรรู้

• easySales ไม่ไล่ตามให้เอง กำหนดการสร้างงวดในวันของงวดนั้น งวดที่วันผ่านไปโดยไม่ได้สร้าง เช่น ขณะที่ใบแจ้งหนี้ประจำถูกพักไว้ หรือก่อนเปิดสวิตช์ จะเป็น ครบกำหนด - รอคุณดำเนินการ
• ฉบับร่างที่สร้างหลังวันของงวด ไม่ว่าโดยคนหรือโดยการลองใหม่รายวัน จะลงวันที่ตามวันที่สร้าง วันครบกำหนดนับจากวันนั้น ตามเงื่อนไขการชำระเงิน คือของใบแจ้งหนี้ประจำเอง หากไม่มีใช้ของลูกค้า และหากยังไม่มีใช้ค่าเริ่มต้นของบริษัท โดยอ่านค่าตอนสร้างฉบับร่าง และใช้ภาษีที่มีผลในวันนั้น งวดที่เรียกเก็บยังคงระบุอยู่ในรายละเอียดผ่านตัวแทน
• ฉบับร่างในสกุลเงินต่างประเทศใช้อัตราแลกเปลี่ยนอัตโนมัติที่มีผลตอนสร้าง คุณเปลี่ยนอัตราในฉบับร่างได้ ดูอัตราแลกเปลี่ยน
• การลบฉบับร่างของงวดทำให้งวดนั้นเป็น ครบกำหนด - รอคุณดำเนินการ กำหนดการจะไม่สร้างให้อีก
• การข้ามงวดที่มีฉบับร่างจะลบฉบับร่างนั้น
• พักไว้ หยุดกำหนดการ แต่ สร้างเดี๋ยวนี้ ยังใช้ได้ หลัง ดำเนินการต่อ งวดที่ถึงกำหนดขณะพักไว้จะเป็น ครบกำหนด - รอคุณดำเนินการ และกำหนดการจะไปต่อที่งวดถัดไป
• สิ้นสุด เป็นการสิ้นสุดถาวร จะไม่มีการสร้างงวดอีก ทั้งโดยกำหนดการและด้วยมือ และใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วยังคงอยู่ ระบบจะปฏิเสธขณะที่ฉบับร่างเรียกเก็บงวดอยู่ ให้ออกหรือลบฉบับร่างก่อน
• การเปลี่ยนรายการมีผลกับฉบับร่างที่สร้างหลังจากนั้นเท่านั้น สกุลเงิน วันเริ่มต้น ความถี่ และวันที่ออกใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับ เปลี่ยนไม่ได้หลังบันทึก ให้คัดลอกใบแจ้งหนี้ประจำเป็นฉบับใหม่แทน
• ระบบจะไม่สร้างฉบับร่างขณะที่เจ้าของไม่ได้เป็นผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่ ผู้ที่มีสิทธิ์ Invoice Edit ระดับ All records เลือก เจ้าของ คนใหม่ได้ใต้ แก้ไข
• ประวัติของใบแจ้งหนี้ประจำบันทึกทุกการเปลี่ยนแปลงและทุกฉบับร่างที่สร้าง เช่น “Draft invoice raised for Period 3 by the schedule” (สร้างใบแจ้งหนี้ฉบับร่างสำหรับงวดที่ 3 โดยกำหนดการ) และไม่แสดงเลขที่ใบแจ้งหนี้
• การโอนใบแจ้งหนี้ของผู้ใช้จำนวนมากด้วยโอนระเบียนจะโอนใบแจ้งหนี้ประจำไปด้วย

คำศัพท์

• ใบแจ้งหนี้ประจำ — สิ่งที่เรียกเก็บจากลูกค้า และบ่อยเพียงใด
• งวด — หนึ่งช่วงการเรียกเก็บ นับเป็น Period 1, Period 2 และต่อไป (งวดที่ 1, งวดที่ 2)
• สร้างเดี๋ยวนี้ — สร้างใบแจ้งหนี้ฉบับร่างของงวดทันที เมื่อถึงวันของงวดแล้ว
• ข้าม — ทำเครื่องหมายว่างวดนี้ไม่ต้องเรียกเก็บ

ความเข้าใจผิดที่พบบ่อย

• “ลูกค้าได้รับใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ” ไม่ใช่ easySales สร้างฉบับร่าง คนเป็นผู้ออกและส่ง
• “เดือนที่พลาดจะถูกเรียกเก็บเมื่อกำหนดการทำงานครั้งถัดไป” ไม่ใช่ งวดนั้นรอเป็น ครบกำหนด - รอคุณดำเนินการ ให้คนสร้างหรือข้าม
• “การตั้งใบแจ้งหนี้เป็นแบบประจำจะเรียกเก็บใบแจ้งหนี้นั้นอีกครั้ง” ไม่ใช่ ใบแจ้งหนี้ประจำเริ่มหนึ่งงวดหลังวันที่ของใบแจ้งหนี้นั้น เพราะใบแจ้งหนี้นั้นเรียกเก็บงวดของตัวเองไปแล้ว
• “ใบแจ้งหนี้ประจำกับแผนการวางบิลของใบเสนอราคาเป็นสิ่งเดียวกัน” ไม่ใช่ แผนการวางบิล ของใบเสนอราคาแบ่งมูลค่าสัญญาที่ตกลงกันออกเป็นงวด ส่วนใบแจ้งหนี้ประจำเรียกเก็บรายการเดิมทุกงวด โดยไม่มียอดรวมที่ต้องให้ครบ

หาได้ที่ไหน

ใบแจ้งหนี้ประจำ ในแถบด้านข้าง ถัดจาก ใบแจ้งหนี้ แสดงใบแจ้งหนี้ประจำทั้งหมดที่คุณมองเห็น หน้าของลูกค้ามีแท็บ ใบแจ้งหนี้ประจำ ดูใบแจ้งหนี้ประจำ

ทำไมจึงทำงานแบบนี้

คนเป็นผู้ออกใบแจ้งหนี้ทุกใบ ใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วมีเลขที่และถูกล็อก และลูกค้าจะบันทึกบัญชีตามนั้น ฉบับร่างเปิดโอกาสให้คุณ ตรวจจำนวน รายการเพิ่มเติม และภาษีของงวดนี้ก่อน ข้อผิดพลาดที่พบในฉบับร่างแก้ได้ด้วยการแก้ไข แต่ที่พบหลังออกเอกสารต้องใช้ ใบลดหนี้

งวดที่พลาดรอคุณ แทนที่จะกองรวมกัน หากกำหนดการเรียกเก็บทุกงวดที่พลาดไปพร้อมกันหลังการพัก ลูกค้าอาจได้รับใบแจ้งหนี้กองหนึ่ง สำหรับเดือนที่คุณไม่ได้ให้บริการ งวดที่พลาดแต่ละงวดจึงรออยู่เป็น ครบกำหนด - รอคุณดำเนินการ ให้คุณตัดสินใจทีละงวด ว่าจะเรียกเก็บหรือข้าม

ฉบับร่างที่สร้างช้าไม่ลงวันที่ย้อนหลัง วันที่ใบแจ้งหนี้กำหนดงวดภาษีและเริ่มนับเงื่อนไขการชำระเงิน ฉบับร่างที่ลงวันที่ย้อนไปหลายสัปดาห์ อาจตกไปอยู่ในงวดภาษีที่คุณยื่นไปแล้ว และมีวันครบกำหนดที่ผ่านไปแล้ว การลงวันที่ตามวันที่สร้างจึงเลี่ยงได้ทั้งสองอย่าง และรายละเอียดยังบอกว่าเรียกเก็บงวดใด

โครงของกำหนดการคงที่หลังบันทึก งวดต่าง ๆ วางตามสกุลเงิน วันเริ่มต้น และความถี่ และใบแจ้งหนี้ได้เรียกเก็บบางงวดไปแล้ว การเปลี่ยนสิ่งเหล่านี้จะทำให้ใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วไม่ตรงกับงวดใด กำหนดการใหม่จึงต้องเป็นใบแจ้งหนี้ประจำใบใหม่

ทำงานให้เร็วขึ้น

• ทำงานจากสิ่งที่ต้องทำ สิ่งที่ต้องทำ ในศูนย์ข้อความแสดงงวดที่ครบกำหนด ฉบับร่างรอออก และงวดที่ออกใบแจ้งหนี้บางส่วน แก่ผู้รับของใบแจ้งหนี้ประจำ หรือแก่เจ้าของเมื่อไม่ได้ตั้งผู้รับ คุณจึงไม่ต้องเปิดรายการเพื่อหา ดูศูนย์ข้อความ
• เริ่มจากใบแจ้งหนี้ที่ส่งไปแล้ว ตั้งเป็นใบแจ้งหนี้ประจำ ในเมนู ··· ของใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว จะคัดลอกลูกค้า สกุลเงิน และรายการ ดูตั้งใบแจ้งหนี้ประจำ
• ดูมุมมองเดียว ไม่ต้องเปิดทุกใบแจ้งหนี้ประจำ ต้องดำเนินการ ในรายการ ใบแจ้งหนี้ประจำ รวมทุกงวดและเจ้าของ ที่รอคนดำเนินการ ดูใบแจ้งหนี้ประจำ
• ตอบลูกค้าจากหน้าลูกค้า แท็บ ใบแจ้งหนี้ประจำ ของลูกค้าแสดงสิ่งที่คุณเรียกเก็บตามกำหนดการ ข้างใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงิน ดูรายละเอียดลูกค้า
• คัดลอกแทนการสร้างใหม่ หากต้องการเปลี่ยนความถี่หรือวันที่ออกใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับ ให้เลือก คัดลอกเป็นใบแจ้งหนี้ประจำใหม่ ตั้งกำหนดการใหม่ แล้ว สิ้นสุด ใบเดิมเมื่อออกฉบับร่างสุดท้ายแล้ว ดูใบแจ้งหนี้ประจำ

ตัวอย่าง

ค่าบำรุงรักษารายเดือน Lim & Co ดูแลเครื่องชงกาแฟของ Harbour Café ในราคา SGD 300.00 ต่อเดือน บวก GST 9% รวม SGD 327.00 Mei Tan สร้างใบแจ้งหนี้ประจำสำหรับ Harbour Café โดยมีหนึ่งรายการคือ “Machine maintenance [Month] [Year]” SGD 300.00 ซ้ำทุกเดือนตั้งแต่ 1 มกราคม 2027 และออกในวันแรกของแต่ละงวด เช้าตรู่ของวันที่ 1 มกราคม จะมีฉบับร่าง SGD 327.00 พร้อมรายละเอียด “Machine maintenance January 2027” Mei ตรวจและออกใบแจ้งหนี้ เหตุการณ์เดียวกันเกิดขึ้นในวันที่ 1 กุมภาพันธ์

เริ่มจากใบแจ้งหนี้ที่ส่งไปแล้ว เมื่อวันที่ 15 กันยายน Mei ออกใบแจ้งหนี้ให้ Pacific Resorts Ltd สำหรับใบอนุญาตบริการสนับสนุนรายปี เธอเปิดใบแจ้งหนี้นั้นและเลือก ตั้งเป็นใบแจ้งหนี้ประจำ โดยซ้ำทุกปี งวดแรกเริ่มวันที่ 15 กันยายนของปีถัดไป ใบแจ้งหนี้ที่ออกไปแล้วจึงไม่ถูกเรียกเก็บอีก

เดือนที่ลูกค้าขอให้ข้าม Harbour Café ปิดปรับปรุงในเดือนกรกฎาคม ในเดือนมิถุนายน Mei เปิดใบแจ้งหนี้ประจำและข้ามงวดเดือนกรกฎาคม โดยระบุเหตุผลว่า “Closed for renovation” (ปิดปรับปรุง) จะไม่มีการสร้างฉบับร่างสำหรับเดือนกรกฎาคม และเดือนสิงหาคมสร้างตามปกติ

ค่าที่ปรึกษารายไตรมาสหนึ่งปี Daniel Lim ตั้งค่าที่ปรึกษาด้านการตกแต่งให้ Pacific Resorts Ltd มีหนึ่งรายการคือ “Styling retainer [Period n/N]” SGD 1,500.00 ทุกไตรมาสตั้งแต่ 1 มกราคม 2027 และสิ้นสุดหลังครบ 4 งวด ฉบับร่างจะปรากฏในวันที่ 1 มกราคม 1 เมษายน 1 กรกฎาคม และ 1 ตุลาคม 2027 ฉบับแรกมีรายละเอียด “Styling retainer Period 1 of 4” แต่ละฉบับเป็น SGD 1,635.00 (1,500.00 + GST 9% จำนวน 135.00) และทั้งปีเป็น SGD 6,540.00 (4 × 1,635.00) หลังงวดที่สี่ จะไม่มีงวดใดถูกสร้างอีก

พักไว้สองเดือน Lim & Co ดูแลไฟตกแต่งของ Orchard Dental ในราคา SGD 450.00 ต่อเดือน บวก GST SGD 40.50 รวม SGD 490.50 ด้วยใบแจ้งหนี้ประจำที่มีรายการ “Lighting care [Month] [Year]” และเงื่อนไขการชำระเงิน 30 วัน Mei พักใบแจ้งหนี้ประจำไว้เมื่อวันที่ 20 มิถุนายน 2027 และดำเนินการต่อเมื่อวันที่ 10 สิงหาคม งวดเดือนกรกฎาคมและสิงหาคม จึงแสดง ครบกำหนด - รอคุณดำเนินการ เธอเลือก สร้างเดี๋ยวนี้ ทั้งสองงวด ฉบับร่างแต่ละฉบับลงวันที่ 10 สิงหาคม 2027 ครบกำหนดวันที่ 9 กันยายน มีรายละเอียด “Lighting care July 2027” หรือ “Lighting care August 2027” และเป็นเงิน SGD 490.50 รวมสองฉบับ SGD 981.00 งวดเดือนกันยายนจะสร้างโดยกำหนดการในวันที่ 1 กันยายน

คำถามที่พบบ่อย

• ใบแจ้งหนี้ประจำคืออะไร? คือชุดรายการและกำหนดการสำหรับลูกค้ารายหนึ่ง easySales สร้างใบแจ้งหนี้ฉบับร่างจากชุดนี้ทุกงวด และคนเป็นผู้ตรวจและออกแต่ละฉบับ
• ใบแจ้งหนี้ของเดือนหนึ่งต่างจากเดือนอื่นได้ไหม? ได้ ฉบับร่างของแต่ละงวดเป็นฉบับร่างธรรมดา แก้ไขได้ก่อนออกเอกสาร หากต้องการเปลี่ยนทุกงวดหลังจากนี้ ให้แก้ไขรายการของใบแจ้งหนี้ประจำ ฉบับร่างที่สร้างไปแล้วจะคงรายการเดิม
• ทำไมฉบับร่างของใบแจ้งหนี้ประจำลงวันที่หลังงวดของมัน? ฉบับร่างถูกสร้างหลังวันของงวด โดยคนหรือโดยการลองใหม่รายวัน ฉบับร่างที่สร้างช้าจะลงวันที่ตามวันที่สร้าง และรายละเอียดยังระบุงวดที่เรียกเก็บ
• เรียกเก็บลูกค้าเป็นสกุลเงินอื่นตามกำหนดการได้ไหม? ได้ ใบแจ้งหนี้ประจำมีสกุลเงินเดียว ซึ่งกำหนดเมื่อบันทึก ฉบับร่างแต่ละฉบับใช้อัตราแลกเปลี่ยนอัตโนมัติที่มีผลตอนสร้าง ดูสกุลเงินและอัตรา
• เมื่อเจ้าของลาออก ใบแจ้งหนี้ประจำจะเป็นอย่างไร? ระบบจะไม่สร้างฉบับร่างขณะที่เจ้าของไม่ได้เป็นผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่ และรายการจะแสดงใบแจ้งหนี้ประจำนั้นใต้ ต้องดำเนินการ ผู้ที่มีสิทธิ์ Invoice Edit ระดับ All records เลือกเจ้าของคนใหม่ได้ หรือโอนด้วยโอนระเบียน
• ใบแจ้งหนี้ประจำกับแผนงวดการวางบิลต่างกันอย่างไร? แผนงวดการวางบิลแบ่งยอดที่ตกลงในใบเสนอราคาหนึ่งใบออกเป็นงวด จนออกใบแจ้งหนี้ครบ ส่วนใบแจ้งหนี้ประจำเรียกเก็บรายการเดิมทุกงวด โดยไม่มียอดรวม ดูวางแผนงวดการวางบิล
• ใครสร้างและจัดการใบแจ้งหนี้ประจำได้บ้าง? ใช้สิทธิ์ของ Invoice ได้แก่ List (ดูรายการ) และ View (เปิดดู) เพื่อดู Add (เพิ่ม) เพื่อสร้าง และ Edit (แก้ไข) เพื่อเปลี่ยน พัก ดำเนินการต่อ หรือสิ้นสุด สร้างเดี๋ยวนี้ ต้องมีทั้ง Add และ Edit ในระดับ Own records only คุณจะเห็นใบที่คุณเป็นเจ้าของ รวมถึงใบที่การแชร์หรือทีมดูแลลูกค้าให้สิทธิ์ เช่นเดียวกับใบแจ้งหนี้

เกี่ยวข้อง

• ใบแจ้งหนี้ประจำ
• ตั้งใบแจ้งหนี้ประจำ
• วางแผนงวดการวางบิล
• การออกเอกสารและเลขที่