นำเข้าลูกค้าจากสเปรดชีต
คัดลอกให้ AI
ลูกค้าของคุณอยู่ในสเปรดชีต และคุณไม่อยากพิมพ์ใหม่ทั้งหมด นำเข้าข้อมูล จะนำลูกค้าเข้ามา ตรวจทุกแถวก่อนบันทึก และให้คุณยกเลิกการนำเข้าได้
วิธีทำ
หัวข้อ: วิธีทำ- แยกไฟล์เป็นสองไฟล์ ไฟล์หนึ่งเป็นบริษัท แถวละหนึ่งบริษัท อีกไฟล์เป็นบุคคล โดยมีคอลัมน์ระบุบริษัทของแต่ละคน สะกดให้ตรงกับในไฟล์บริษัททุกตัวอักษร ใส่หัวตารางไว้ที่แถวบนสุด และวางแต่ละรายการไว้ในชีตแรกของไฟล์ของตัวเอง
- ใช้หัวตารางแบบเรียบง่าย “Company” “UEN” “Country” “Tel” “Handphone” “Email” และ “Salesperson” จะถูกจับคู่อัตโนมัติ ช่องพนักงานขายรับชื่อเข้าระบบ อีเมล หรือชื่อของผู้ใช้ที่ยังใช้งานอยู่ ช่องที่เว้นว่างจะทำให้ระเบียนนั้นเป็นของคุณ
- นำเข้าบริษัทก่อน เปิด ตั้งค่าระบบ → นำเข้าข้อมูล เลือก ลูกค้า เลือก ดำเนินการต่อด้วยลูกค้า แล้ววางไฟล์บนหน้า ตรวจแต่ละคอลัมน์ใต้ นำเข้าเป็น แล้วเลือก ดูตัวอย่างการนำเข้า
- อ่านตัวอย่าง แถวใต้ ซ้ำ ตรงกับระเบียนที่มีอยู่หรือแถวก่อนหน้าและจะถูกข้าม แถวใต้ ต้องตรวจสอบ มีข้อผิดพลาดหรือคำเตือน เลือกปุ่มนำเข้า เช่น นำเข้า 118 แถว และเปิดหน้าค้างไว้จนกว่า นำเข้าเสร็จสิ้น จะปรากฏ
- จากนั้นนำเข้าบุคคล เป็น ผู้ติดต่อ ด้วยวิธีเดียวกัน คอลัมน์บริษัทจะเชื่อมแต่ละคนกับลูกค้าที่คุณเพิ่งนำเข้า
- แก้แถวที่ไม่ผ่าน ไฟล์ข้อผิดพลาด (.csv) มีเฉพาะแถวที่มีข้อผิดพลาดพร้อมเหตุผลของแต่ละแถว แก้ไขแล้วนำเข้าไฟล์นั้น
หากมีอะไรผิดพลาด ให้เลือก ยกเลิก ข้างการนำเข้านั้นใน ประวัติการนำเข้า แล้วเลือก ยกเลิกการนำเข้า ระเบียนที่ยังไม่มีใครเปลี่ยนแปลงหรือนำไปใช้จะถูกลบ
ทำไมจึงช่วยได้
หัวข้อ: ทำไมจึงช่วยได้ไฟล์ที่มีไม่เกิน 5,000 แถวนำเข้าได้ในครั้งเดียว และจะไม่มีการบันทึกใดจนกว่าคุณจะเห็นตัวอย่าง แต่ละแถวถูกตรวจด้วยกฎเดียวกับแบบฟอร์ม คำที่พิมพ์ผิดจึงแก้ในสเปรดชีตได้ในไม่กี่วินาที แทนที่จะต้องตามแก้ในระเบียนภายหลัง
ตัวอย่าง
หัวข้อ: ตัวอย่างLim & Co เก็บลูกค้า 120 รายไว้ใน clients.xlsx และบุคคล 260 คนไว้ใน people.csv Mei Tan นำเข้าลูกค้าก่อน ตัวอย่างแสดง จะสร้าง 118 และ รายการซ้ำที่ข้าม 2 เพราะ Harbour Café และลูกค้าอีกรายหนึ่งปรากฏสองครั้ง จากนั้นเธอนำเข้าบุคคล สามแถวสะกดชื่อร้านว่า “Harbor Cafe” ซึ่งไม่ตรงกับลูกค้ารายใด แถวเหล่านั้นจึงไปอยู่ใน ไฟล์ข้อผิดพลาด (.csv) เธอแก้การสะกดแล้วนำเข้าอีกครั้ง
คำถามที่พบบ่อย
หัวข้อ: คำถามที่พบบ่อย- ควรตรวจอะไรในสเปรดชีตก่อน? ตรวจการสะกดชื่อบริษัทในไฟล์บุคคล บุคคลที่ชื่อบริษัทไม่ตรงกับลูกค้าที่คุณเห็นได้จะไม่ถูกนำเข้า และตรวจว่าพนักงานขายแต่ละคนที่ระบุไว้ยังเป็นผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่
- ใครนำเข้าได้บ้าง? ผู้ที่มีสิทธิ์ควบคุม นำเข้าข้อมูล และสิทธิ์ Add (เพิ่ม) และ Edit (แก้ไข) ของลูกค้าหรือผู้ติดต่อ การยกเลิกการนำเข้าต้องมีสิทธิ์ Delete (ลบ)
- ถ้าพนักงานขายในไฟล์ลาออกไปแล้วจะเป็นอย่างไร? แถวนั้นจะเป็นข้อผิดพลาด เพราะผู้รับผิดชอบต้องเป็นผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่ ให้ระบุเพื่อนร่วมงานคนปัจจุบัน หรือเว้นช่องว่างไว้เพื่อให้ระเบียนเป็นของคุณ