スプレッドシートから顧客をインポートする

お客様の情報がスプレッドシートにあり、もう一度入力したくない場合は、データのインポート で取り込めます。保存前にすべての行が確認され、インポートを取り消すこともできます。

手順

1. ファイルを 2 つに分けます。 1 つは会社のシートで、1 社を 1 行にします。もう 1 つは人のシートで、各人の会社名を会社のシートと同じ表記で書いた列を設けます。見出しは先頭行に置き、それぞれのリストを別々のファイルの最初のシートに入れます。
2. わかりやすい見出しを使います。 「Company」「UEN」「Country」「Tel」「Handphone」「Email」「Salesperson」は自動で対応付けられます。営業担当者のセルには、有効なユーザーのログイン名、メールアドレス、または名前を入力します。空欄の場合、そのレコードはご自身のものになります。
3. 先に会社をインポートします。 システム設定 → データのインポート を開き、顧客 を選んで 顧客で続行 を選択し、ファイルをページにドロップします。インポート先 で各列を確認し、インポートをプレビュー を選択します。
4. プレビューを確認します。 重複 の行は、既存のレコードまたはファイル内の前の行と一致するため、スキップされます。要確認 の行にはエラーまたは警告があります。118 行をインポート などのインポートボタンを選択し、インポートが完了しました と表示されるまでページを開いたままにします。
5. 続いて人を 同じ方法で 連絡先 としてインポートします。会社の列によって、各人が先ほどインポートした顧客に紐づけられます。
6. 失敗した行を修正します。 エラーファイル (.csv) には、エラーのある行とそれぞれの理由だけが含まれます。修正して、そのファイルをインポートします。

問題があった場合は、インポート履歴 でそのインポートの横にある 取り消し を選択し、インポートを取り消す を選択します。その後に誰も変更・使用していないレコードが削除されます。

役立つ理由

最大 5,000 行のファイルを 1 回でインポートでき、プレビューを確認するまでは何も保存されません。各行はフォームと同じルールで確認されるため、入力ミスは後からレコードを直すのではなく、スプレッドシート上で数秒で直せます。

例

Lim & Co は 120 社の取引先を clients.xlsx に、260 人を people.csv に管理しています。Mei Tan はまず取引先をインポートします。Harbour Café ともう 1 社がそれぞれ 2 回出てくるため、プレビューには 作成予定 118、スキップした重複 2 と表示されます。続いて人をインポートします。3 行でカフェの名前が「Harbor Cafe」と書かれており、どの顧客とも一致しないため、それらは エラーファイル (.csv) に入ります。Mei は表記を直して、それらの行をインポートします。

よくある質問

• スプレッドシートで最初に確認することは何ですか？ 人のシートの会社名の表記です。会社名がご自身から見える顧客のどれとも一致しない人はインポートされません。記載した営業担当者が全員、現在も有効なユーザーであることも確認してください。
• インポートできるのは誰ですか？ Import data（データをインポート）の制御があり、顧客または連絡先の Add（追加）と Edit（編集）の権限を持つ人です。取り消すには Delete（削除）の権限も必要です。
• ファイルに記載した営業担当者がすでに退職している場合はどうなりますか？ 担当者は有効なユーザーである必要があるため、その行はエラーになります。現在の同僚の名前にするか、セルを空欄にしてご自身のレコードにしてください。

関連ページ

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